1.4. Công tác quản trị nguồn nhân lực trong kinh doanh khách sạn
1.4.4. Công tác quản trị nguồn nhân lực bộ phận lễ tân trong khách sạn
1.4.4.1. Hoạch định và tuyển dụng nhân lực
Hoạch định nhân lực bộ phận lễ tân
Dựa theo sự diễn giải của tác giả Chu Thuý Quỳnh (2020) thì hoạch định nhân lực bộ phận lễ tân là quá trình nhằm xác định một cách có hệ thống những yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc theo chức danh trong khách sạn, đảm bảo bộ phận lễ tân có đủ số lượng lao động cần thiết để thực hiện công việc có năng suất, hiệu quả cao.
Để hoạch định nhân lực bộ phận lễ tân thì cần phải thực hiện các nội dung như sau:
- Xác định nhu cầu nhân lực: Trong bước này phải xác định nhu cầu nguồn nhân lực về số lượng, chất lượng, đặc điểm từng loại lao động cần có cho từng chức danh trong bộ phận lễ tân, sau đó tổng hợp chung để biết được nhân lực của bộ phận lễ tân thừa hay thiếu, thừa thiếu bao nhiêu và thừa hay thiếu khi nào?
- Xây dựng kế hoạch nhân lực: Sau khi xác định rõ ràng nhân lực của bộ phận lễ tân thì sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch nhân lực của bộ phận lễ tân sao cho kế hoạch phù hợp
với ngân sách khách sạn. Sau đó trình bản kế hoạch và chính sách nhân lực cho giám đốc khách sạn phê duyệt.
- Triển khai kế hoạch nhân lực: Khi triển khai kế hoạch sẽ có hai trường hợp xảy ra, trường hợp thiếu lao động có thể xảy ra hai hình thức là thiếu về số lượng thì cần có kế hoạch tuyển dụng từ bên ngoài, thiếu về chất lượng thì cần có kế hoạch bố trí và sắp xếp lại, thuyên chuyển, đào tạo, bồi dưỡng. Trường hợp 2 là thừa lao động thì phải hạn chế tuyển dụng, giảm bớt giờ lao động, nghỉ tạm thời cho nghỉ chế độ sớm.
- Kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch nhân lực: Kiểm tra so sánh giữa kế hoạch và thực hiện kế hoạch dựa trên số lượng và chất lượng nhân viên, năng suất lao động, sự hài lòng của nhân viên đối với công việc… và đánh giá trong việc xác định và các nguyên nhân sai xót và đề xuất giải pháp.
Tuyển dụng và tuyển chọn nguồn nhân lực bộ phận lễ tân
Tuyển dụng nhân viên là quá trình tìm ra người phù hợp để giao phó nhiệm vụ, công việc chưa có người phụ trách, để hoạt động này thành công và đạt được hiệu quả như mong muốn thì cần phải có:
- Kế hoạch cụ thể, rõ ràng.
- Dự kiến các nguồn cung cấp lao động.
- Lựa chọn hình thức phương tiện, tần suất, nội dung quảng cáo.
- Thời gian, hình thức, thủ tục tiếp nhận hồ sơ.
Khi tuyển dụng nhân lực bộ phận lễ tân trong khách sạn thì sẽ qua các bước như sau:
Người quản lý không chỉ đơn giản là soạn thảo nhiệm vụ và giao việc cho nhân viên mà còn phải nghiên cứu và rút ra thao tác hợp lý để áp dụng một cách khoa học trong công việc của nhân viên nhằm cải tiến chuyên môn. Các nhà quản lý phác hoạ công việc theo chức danh của từng người, nêu rõ nhiệm vụ lẫn trách nhiệm, giờ giấc làm việc và phải chính xác các thao tác trong quá trình thực hiện công việc.
Tuyển dụng nhân viên
Tuyển dụng tại chỗ (bên trong khách sạn)
Tuyển dụng tại chỗ nghĩa là bên trong khách sạn bao gồm những lao động đang làm việc trong khách sạn và có nhu cầu thay đổi vị trí công việc, có các ưu điểm như giúp khách sạn sử dụng hiệu quả hơn đội ngũ nhân viên hiện có, tạo cơ hội thăng tiến cho người lao động. Đối với những người lao động này đã có thời gian dài làm việc tại khách sạn thì khách sạn cũng hiểu rõ được chuyên môn, kỹ năng cũng như nhân cách. Tuy nhiên cũng có những hạn chế của nguồn tuyển mộ tại chỗ như sẽ tạo ra một sự xáo trộn nếu như nhân viên ở vị trí đó trúng tuyển thì sẽ làm cho vị trí hiện tại của nhân viên sẽ bị trống và lại phải tiếp tục tuyển dụng mới.
Tuyển dụng từ bên ngoài khách sạn
Gồm những sinh viên vừa tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề, những người đang trong thời gian thất nghiệp, những người đang làm việc trong khách sạn khác có mong muốn thay đổi công việc. Ưu điểm việc tuyển dụng từ bên ngoài khách sạn là phong phú và đa dạng về số lượng và chất lượng, tuy nhiên còn có những hạn chế trong việc tuyển dụng bên ngoài như là người lao động có thể gặp khó khăn trong việc hoà nhập, thích nghi với môi trường làm việc mới, chi phí tuyển dụng cao.
Bước 1: Xác định nhu cầu nhân lực của bộ phận lễ tân như là số lượng, yêu cầu về trình độ, kỹ năng...cho các vị trí công việc cần tuyển dụng.
Bước 2: Xác định mức lao động trung bình bộ phận tức là xác định khối lượng công việc mà một nhân viên phải thực hiện trong một đơn vị thời gian (thường là 8 tiếng cho 1 ca làm việc).
Bước 3: Chuẩn bị và thông báo tuyển dụng
Chuẩn bị như địa điểm, các mẫu trắc nghiệm, phỏng vấn, ngoài ra còn cần phải thành lập hội đồng tuyển dụng, chuẩn bị các loại văn bản, quy định của Nhà nước cũng như là của khách sạn liên quan đến tuyển dụng lao động.
Thông báo tuyển dụng: nội dung tuyển dụng ngắn gọn, dễ hiểu nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ nội dung, các yêu cầu tuyển dụng. Thông báo trên các phương tiện truyền thông đại chúng như là tạp chí, internet, thông qua các trung tâm dịch vụ lao động, gửi thông báo về các cơ sở đào tạo, thông báo trên trang web của khách sạn, thông báo ở nơi công cộng (tờ rơi, áp phích)
Bước 4: Thu nhận và xử lý hồ sơ
Việc thu nhận hồ sơ là để thống kê có bao nhiêu ứng viên, nắm được các thông tin cơ bản của ứng viên, cần phân loại theo vị trí trí tuyển dụng để tiện cho việc đào tạo sau này.
Sau khi thu nhận hồ sơ sẽ tiến hành xử lý hồ sơ nhằm kiểm tra sự phù hợp của các ứng viên đối với vị trí ứng tuyển và loại bỏ những ứng viên không đủ điều kiện theo quy định, sau đó là lên danh sách ứng viên tham gia vòng thi tuyển.
Thông thường với bộ phận lễ tân các khách sạn thì sẽ sử dụng hình thức thi tuyển như là thi viết ( tự luận hoặc trắc nghiệm), phỏng vấn, kiểm tra trình độ. Tuỳ vào công việc và chức danh cần tuyển dụng thì bộ phận lễ tân sẽ lựa chọn hình thức hoặc kết hợp các hình thức để thi tuyển.
Bước 6: Kiểm tra sức khoẻ
Ngoài kiểm tra về trình độ chuyên môn, kỹ năng, bằng cấp thì bộ phận lễ tân cũng kiểm tra sức khoẻ ứng viên để chắc chắn rằng các ứng viên đủ sức khoẻ, làm việc lâu dài với khách sạn cũng như bộ phận lễ tân.
Bước 7: Đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng
Đánh giá ứng viên: Đánh giá về trình độ, kiến thức, năng lực, kinh nghiệm, đánh giá mức độ phù hợp với vị trí công việc, so sánh các ứng viên với nhau để lựa chọn ra ứng viên phù hợp nhất.
Ra quyết định tuyển dụng: Nhà tuyển dụng sẽ quyết định chọn những ứng viên phù hợp nhất, sau khi ra quyết định tuyển dụng thì khách sạn sẽ tiến hành ký kết hợp đồng lao động đúng quy định pháp luật.
Trên đây là 7 bước cơ bản trong quá trình tuyển dụng lao động của bộ phận lễ tân khách sạn. Trình tự và nội dung của các bước có thể được thay đổi hoặc bỏ qua tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc, đặc điểm của bộ phận lễ tân và trình độ của hội đồng tuyển dụng.
1.4.4.2. Bố trí và sử dụng nhân lực
Bố trí và sử dụng là quá trình sắp xếp đội ngũ lao động của bộ phận lễ tân khách sạn phù hợp với từng loại công việc và điều kiện làm việc nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng
lao động và tạo động lực kích thích người lao động say mê làm việc, cần phải phải xây dựng quy định thời gian làm việc và nghỉ ngơi trong ngày, trong tuần, trong năm, xây dựng nội quy khách sạn, quy chế làm việc và đảm bảo phù hợp với đặc điểm kinh doanh khách sạn cũng như luật pháp.
1.4.4.3. Đào tạo và phát triển nhân lực
Việc đào tạo và tái đào tạo lao động trong khách sạn là việc rất cần thiết và mang tính chất thường xuyên. Trong xu thế các khách sạn cạnh tranh với nhau để tồn tại thì vấn đề nhân lực cũng rất được quan tâm kể cả về số lượng cũng như chất lượng nhân lực.
Khi tiến hành đào tạo nhân lực thì khách sạn cần xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực cho bộ phận lễ tân gồm các chính sách, chương trình đào tạo, ngân quỹ cho việc đào tạo, kế hoạch chi tiết. Khách sạn có thể theo các hình thức đào tạo như sau: đào tạo mới, học việc, tham gia khoá bồi dưỡng, đào tạo tại chỗ bằng cách kèm cặp.
1.4.4.4. Đánh giá và đãi ngộ nhân lực a) Đánh giá nhân lực
Là quá trình phân tích và đưa ra những nhận định về mức độ hoàn thành công việc của nhân viên trong thời kì nhất định nhằm mục đích kiểm tra và nâng cao hiệu quả chất lượng lao động, đây là cơ sở cho các quyết định đãi ngộ nhân lực.
Là quá trình xây dựng và thực thi các chính sách, biện pháp nhằm mục đích khuyến khích người lao động chủ động tích cực, sáng tạo để hoàn thành các công việc được giao, làm cho tất cả thành viên trong khách sạn đều có mong muốn làm vui lòng khách hàng. Đãi ngộ nhân lực bao gồm khuyến khích về vật chất lẫn tinh thần.
Khuyến khích vật chất
Khuyến khích về vật chất chính là tạo thu nhập cho người lao động bao gồm các khoản như tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp và các loại phúc lợi. Mỗi khoản đều có ý nghĩa khác nhau đối với việc khuyến khích, động viên người lao động tích cực, hứng thú, phát huy hết khả năng sáng tạo trong công việc.
Tiền lương lao động là khoản tiền trả cho người lao động khi hoàn thành công việc.
Tiền thưởng là khoản tiền trả cho người lao động khi họ thực hiện tốt công việc của mình. Các hình thức thưởng có thể sử dụng trong khách sạn như: thưởng năng suất, chất lượng, tiết kiệm, sáng kiến, theo kết quả kinh doanh, ký kết các hợp đồng, đảm bảo hoặc vượt giờ làm việc, có thành tích đặc biệt, có lòng tận tâm với khách sạn.
Phúc lợi được hưởng: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, hưu trí, nghỉ phép, nghỉ tết, ăn giữa ca, trợ cấp,…
Khuyến khích về tinh thần
Khuyến khích về tinh thần là quá trình chăm lo cuộc sống tinh thần của người lao động thông qua công cụ không phải là tiền bạc như là động viên bằng các danh hiệu, quan tâm đến đời sống tinh thần, biểu dương, khen ngợi, ghi công. Có vai trò nhằm thoả mãn các nhu cầu tinh thần của người lao động.