Thời điểm khi mới thành lập cho đến khi trở thành đại lý F1 bán các sản phẩm bất động sản cho Vingroup, công ty chủ yếu bán các dòng biệt thự cao cấp nên cần phải có đội ngũ nhân lực kinh doanh có trình độ, mạnh mẽ, năng động. Số lượng nhân lực qua đào tạo tăng cao thì kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cũng xu hướng tăng và được cải thiện. Nhưng để xây dựng được ngay đội ngũ nhân lực như vậy là điều khó tưởng đối với công ty khi mới thành lập yếu cả về mọi mặt. Bởi vậy lãnh đạo công ty cũng căn cứ vào đó để bố trí sắp xếp và sử dụng nhân lực sao cho phù hợp với đặc điểm từng thời kỳ để nhằm đạt mục tiêu kế hoạch đặt ra, kết thúc giai đoạn từ 2016 – 2020 công ty đã đạt được kết quả về doanh thu như sau.
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Doanh thu 2016-2020 (Nguồn: Phòng hành chính)
Biểu đồ 3.1 Biểu đồ doanh thu của Công ty BĐS Phúc Lộc năm 2016-2020
Ở giai đoạn đầu từ 2016 – 2018 giải pháp tối ưu nhất khi ấy lãnh đạo công ty có thể làm được cụ thể là bố trí bộ máy công ty thành 3 phòng làm việc chính gồm phòng kế toán, phòng hành chính kiêm nhiệm về các thủ tục liên quan đến giấy tờ giao dịch và phòng kinh doanh. Riêng phòng kinh doanh thời điểm đó các nhân lực gần như là mới chưa có kinh nghiệm và trình độ còn thấp. Để khắc phục tình trạng trên và sử dụng hiệu quả nhân lực thì đối với phòng kinh doanh thì việc đầu tiên làm đó là lãnh đạo công ty sẽ thường xuyên đào tạo các kiến thức, liên quan đến
công việc tuần từ 1-2 buổi, còn chủ yếu là học với phương châm trên làm thế nào bên dưới sao chép làm giống như vậy khi chưa có trình độ nhiều, phòng kinh doanh chia thành 4 nhóm mỗi nhóm có từ 2-3 thành viên. Cụ thể về tìm kiếm khách hàng công ty sẽ thuê đơn vị bên ngoài thực hiện, chi phí sẽ được ứng trước sau này các nhóm sẽ trả sau khi có giao dịch thành công. Hoặc có thể các nhân viên kinh doanh khi chưa biết làm gì cứ chỉ cần tìm khách đến và gặp lãnh đạo công ty sẽ ra mặt trao đổi, xử lý các vấn đề, cuối cùng là chốt giao dịch, sau khi chốt xong thì lãnh đạo công ty hướng dẫn chi tiết đến các nhân viên về các thủ tục liên quan giấy tờ cần phải làm để phối hợp cùng với phòng hành chính hoàn thiện các thủ tục liên quan. Thời điểm đó phương thức để hoàn thành các giao dịch của công ty gần như phổ biến theo hình thức này, như vậy lãnh đạo sẽ nắm được hoạt động cụ thể của các nhân viên nhưng việc chốt thành công giao dịch lại phụ thuộc vào chủ quan của lãnh đạo công ty và nhân viên sẽ không chủ động được khi xảy ra các tình huống nhưng về doanh thu lại đảm bảo do đa phần là trực tiếp lãnh đạo chốt giao dịch.
Tuy nhiên đặc thù bán hàng độc quyền cho Vingroup thì hay có hiện tượng khi ra dự án mới bán rầm rộ trong một khoảng thời gian để hết bảng hàng, sau đó thì chờ đợi ra dự án mới vì vậy nên trong khoảng thời gian này gần như không sử dụng đến nhân lực cho hoạt động kinh doanh của công ty mà để các cá nhân tự do bán thêm các sản phẩm khác chưa công ty không quản lý. Tình trạng gây ra sự lãng phí về thời gian và cả sức lực khi để đó mà không tạo ra giá trị cho cả người lao động và công ty vì chỉ có số ít các nhân lực là bán các sản phẩm khác, còn lại là nghỉ ngơi vì tâm lý đã bán cũng thu được lợi ích khá lớn nên để thời gian chuẩn bị cho dự án mới.
Bước sang giai đoạn mới khi công ty đã trở thành đại lý F1 và đang chuẩn bị bán cho hai đại đô thị có rất nhiều sản phẩm từ chung cư, shophouse, biệt thự liền kề, song lập, đơn lập. Bởi vậy yêu cầu về cần đưa thương hiệu bất động sản Phúc Lộc chuyên phân phối về các sản phẩm bất động sản Vinhomes bao phủ đến các nhiều nơi càng tốt cũng như nhu cầu tìm ra càng nhiều khách hàng bởi vậy nhiệm vụ trọng tâm là giai đoạn này là tập trung lực lượng vào công tác bán hàng bởi vậy
phải sử dụng tối đa nhân lực và kể cả nhân lực đó có những trình độ về xây dựng, kiến trúc có thể giúp nâng cao việc tư vấn sản phẩm nhưng tất cả thay vì có thể thành lập một tổ trợ giúp về chuyên sâu về chuyên ngành xây dựng thì tất cả đều được phân bổ vào các phòng bán hàng. Thế nên việc đầu tiên lãnh đạo công ty làm đó là hoàn thiện tổ chức bộ máy công ty theo các cấp và phòng ban chức năng riêng gồm các lãnh đạo cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở cụ thể công ty sẽ có tổng giám đốc, phó tổng giám đốc thường trực, các phó tổng giám đốc, giám đốc dự án và trưởng các phòng chức năng mà ở đây số lượng trưởng phòng kinh doanh được bổ nhiệm nhiều nhất. Đồng thời việc bố trí sử dụng nhân lực cũng như các chính sách quản lý nhân lực phù hợp trong từng thời kỳ cho thấy khi công ty ngày càng mở rộng và hoàn thiện bộ máy cũng như đội ngũ nhân lực thì kết quả kinh doanh cũng được cải thiện liên tục khi mức doanh thu ngày càng cao hơn vượt mức mục tiêu.
3.2.2.1. Tuyển dụng nhân lực
Tuyển dụng nhân lực thì lao động công ty ủy nhiệm chủ yếu cho phòng kinh doanh thực hiện để chủ động về công việc còn như phòng nhân sự thì chủ yếu các công việc là phối hợp cùng phòng kinh doanh thực hiện các thủ tục tiếp nhận, xử lý hồ sơ nhân viên khi tuyển dụng hoặc hỗ trợ các công việc văn phòng cho các phòng ban khác, hay các chương trình văn nghệ. Còn chức năng chính về nhân lực như tuyển dụng, tìm kiếm, xác định nhu cầu về nhân lực… vẫn đều do phòng kinh doanh phụ trách hết từ khâu xác định nhu cầu, tìm kiếm, tuyển dụng…Còn như các cấp quản lý cao như các phó tổng giám đốc thì lại cũng trực tiếp xây dựng và quản lý trực tiếp phòng kinh doanh của riêng mình nên chức năng nhiệm vụ cũng không khác gì như một trưởng phòng kinh doanh.
Chính vì vậy nên trong những năm đầu để xây dựng một đội ngũ nhân lực làm nền tảng cho công ty thì nhân lực hướng đến để tuyển dụng chính là đội ngũ đồng nghiệp cũ của lãnh đạo công ty trước đây cùng làm ở đơn vị đại lý F1 phân phối bất động sản cho Vingroup, sau đó là đến mối quan hệ người thân của lãnh đạo công ty. Thực hiện những việc này là trực tiếp lãnh đạo công ty làm từ tuyển dụng, phỏng vấn, trao đổi và chia sẻ về các chính sách đãi ngộ đối với từng nhân lực trong
quá trình tuyển dụng. Trong thời kỳ kể từ khi thành lập đến khi trở thành đại F1 thì lãnh đạo công ty đưa ra chế độ đãi ngộ tốt nhất đối với nhân lực mục đích để xây dựng nên một đội ngũ nhân lực mạnh và bán hàng tốt để làm nền tảng cho những dự án và quá trình sau này.
Tiêu chuẩn tuyển dụng, tất cả các ứng viên đảm bảo tất đáp ứng các tiêu chuẩn tuyển dụng như sau.
Mọi công dân Việt Nam tuổi từ 20 – 35.
Tốt nghiệp từ trung cấp trở lên (không yêu cầu chuyên ngành đào tạo).
Ưu tiên nhất đã từng làm công việc về các hoạt động kinh doanh bất động sản hoặc các công việc về kinh doanh khác.
Thành thạo tin học văn học văn phòng, nếu chưa đáp ứng thì sẽ được hỗ trợ học để đủ phục vụ công việc và có máy tính cá nhân.
Kiên trì, chịu được áp lực lớn và cường độ công việc cao.
Quy trình tuyển dụng, quy trình tuyển dụng được xây dựng cụ thể và diễn giải theo sơ đồ dưới đây
Sơ đồ 3.2 Quy trình tuyển dụng Công ty cổ phần bất động sản Phúc Lộc
Bước một đó là thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sau tiếp nhận các thông tin tuyển dụng thì các ứng viên có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại phòng hành chính qua hòm thư điện tử hoặc gửi theo bưu điện. Sau đó sẽ tiếp tục sàng lọc hồ sơ của ứng viên để lựa chọn ra các ứng viên phù hợp. Rồi tiến hành sắp xếp thời gian hẹn qua gặp phỏng vấn trực tiếp tại công ty thông qua thư mời phỏng vấn được gửi qua thư điện tử.
Bước hai là phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn sẽ do bộ phận tuyển dụng của phòng nhân sự trực tiếp đảm nhận. Ứng viên sẽ mô tả sơ qua về bản thân, kỹ năng và quá trình làm việc và sau đó người phỏng vấn sẽ đưa ra một số câu hỏi đối với
ứng viên để có căn cứ đánh giá về ứng viên. Ứng viên có thể đặt ra câu hỏi về chế độ đãi ngộ, bảo hiểm xã hội, lộ trình phát triển…
Bước ba là kiểm tra và đánh giá ứng viên, kết thúc quá trình phỏng vấn sơ bộ lãnh đạo công ty sẽ tiến hành kiểm tra ứng viên bằng một bài kiểm tra bằng một tình huống đã gặp trong thực tế kinh doanh để đánh giá kỹ năng, trình độ thực tế của ứng viên và có căn cứ để điều chỉnh khắc phục những thiếu sót của ứng viên còn thiếu.
Bước bốn là ra quyết định tuyển dụng, sau khi trải các bước trên phòng nhân sự sẽ rà soát lại và thông báo với các ứng viên đủ điều kiện phù hợp với công việc kinh doanh của công ty. Phòng nhân sự sẽ có trách nhiệm thông báo với ứng viên về việc trúng tuyển và thông báo thời gian đến công ty ký kết hợp đồng lao động chính thức với công ty.
Hình thức tuyển dụng, phỏng vấn trực tiếp các ứng viên tham gia ứng tuyển là hình thức chủ yếu công ty đang áp dụng trong suốt thời gian qua.
Các kênh tuyển dụng, để tiếp cận nguồn ứng viên phục vụ cho hoạt động tuyển dụng thì các kênh tuyển dụng chính là đăng tải thông tin công khai trên website chính thức của công ty, kênh báo chí. Nhưng tuy nhiên các kênh tuyển dụng này vẫn chưa thật sự phong phú nên điều này cũng khiến cho việc tuyển dụng ứng viên trở lên khó khăn hơn. Còn đối với các trưởng phòng kinh doanh chủ yếu đăng trên các trang tuyển dụng trên internet, trang cá nhân mạng xã hội và từ các mối quan hệ. Các đợt tuyển dụng đối với công ty chủ yếu để tìm nhân lực để phục vụ cho nhu cầu kiện toàn bộ máy các phòng ban chức năng tương xứng với yêu cầu của thực tế đòi hỏi. Còn với các phòng kinh doanh thì việc này hoạt động liên tục do cần để bổ sung các nhân lực nghỉ việc do không đáp ứng được nhu cầu công việc và cũng để mở rộng đội ngũ.
Ngoài chính sách hỗ trợ về lương trong 3 tháng đầu tiên khi vào làm và các công cụ hỗ trợ trong công việc khác như tài liệu bán hàng, trang thiết bị, catalog về sản phẩm, bản đồ, đồng phục…
Cụ thể kết quả về tuyển dụng nhân lực khi công ty tiến hành mở rộng quy mô công ty từ năm 2016 như sau
Bảng 3.3 Kết quả ứng tuyển nhân lực công ty cổ phần bất động sản Phúc Lộc từ năm 2018 – 2020 ĐVT: Người Nội dung 2016 2017 2018 2019 2020 Mục tiêu 8 25 80 40 40 Số lượng hồ sơ ứng tuyển 15 40 105 40 45 Số lượng hồ sơ đạt yêu cầu 10 30 103 35 42 Kết quả trúng tuyển 8 25 100 30 40 (Nguồn: Phòng hành chính) 3.2.2.2. Đào tạo nhân lực
Từ nhận thức “Con người là yếu tố quyết định trong sự thành công của tổ chức”, từ đó Công ty luôn quan tâm làm sao để đào tạo được một đội ngũ nhân lực giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ và có uy tín trong công việc cũng như thực hiện mục tiêu của công ty. Tuy nhiên đạt được điều này thì cần phải thực hiện trong quá trình lâu dài và tốn kém nguồn lực rất lớn. Bởi vậy cần đào tạo từng bước dựa trên cơ sở thực tế là nguồn lực về cơ sở vật chất, quy mô và chiến lược công ty để đầu tư nguồn lực cũng như nội dung đào tạo phù hợp nhất đối với đội ngũ nhân lực của Công ty cổ phần bất động sản Phúc Lộc. Bước đi ban đầu và có thể dễ dàng thực hiện đầu tiên mà công ty áp dụng trong đào tạo nhân lực là cải thiện trình độ ngay từ bước đầu vào tiếp nhận nhân lực như các phòng chức năng, bộ phận tài chính, kế toán, kinh doanh của công ty phải có trình độ đại học chính quy hoặc cao hơn tùy từng vị trí.
Thời gian qua, nhằm mục tiêu đáp ứng yêu cầu của nhân lực trong giai đoạn phát triển và mở rộng quy mô thì Công ty ban hành văn bản 03/ĐTNL – PL năm 2018 về việc thực hiện công tác đào tạo nhân lực. Tuy nhiên về tổ chức thực hiện thì Công ty chỉ chú trọng vào vấn đề đào tạo về sản phẩm đang kinh doanh còn các cách thức khác cũng như các kỹ năng phục vụ công việc thì ủy quyền cho phòng
kinh doanh sẽ chủ động thực hiện đào tạo theo mong muốn và yêu cầu thực tế của từng phòng. Sau quá trình thực hiện thì cũng đã đạt được kết quả sau.
Bảng 3.4 Số lượng lao động được đào tạo
ĐVT: Người
Năm 2018 2019 2020
Số lượng nhân viên mới được đào tạo 30 40 30
Mục tiêu 35 40 35
Số lượng nhân viên cũ được đào tạo 10 15 14
Mục tiêu 8 15 14
Tổng cộng 38 45 44
(Nguồn: Phòng hành chính)
Công ty áp dụng quy trình đào tạo nhân lực như sau: Bước 1: Nhu cầu đào tạo
Công ty dựa trên các yêu cầu về số lượng nhân lực cần, mức độ về trình độ chuyên môn, tình trạng nhân lực hiện nay để từ đó đưa ra cầu về đào tạo nhân lực ra sao về số lượng, đối tượng tham gia, nội dung đào tạo.
Bước 2: Những mục tiêu đào tạo của Công ty - Trang bị những kĩ năng cần thiết cho công việc - Cải thiện trình độ, năng lực làm việc
- Ổn định nâng cao đời sống lao động của Công ty - Đào tạo cho cán bộ các chuyên ngành
- Nâng cao tay nghề bồi dưỡng cho các bậc thợ Bước 3: Lựa chọn đối tượng đào tạo
Nhằm xác định chính xác nhất về đối tượng cần đào tạo thì công ty sẽ dựa trên cơ sở đánh giá chung về năng lực của nhân lực thông qua hiệu quả làm việc và mong muốn của nhân lực để từ đó lựa chọn các đối tượng để đào tạo phù hợp với thực tế của công ty.
Bước 4: Xây dựng phương pháp đào tạo
Nhằm thỏa mãn mong muốn công tác đào tạo nhân lực đạt hiệu quả cao nhất thì công ty phải lựa chọn phương pháp phù hợp mà cụ thể ở đây là chi phí của từng phương pháp đào tạo và hiệu quả mang lại. Nên để phù hợp với tình hình ngân sách
thì công ty lựa chọn phương pháp đào tạo trực tiếp thông qua các cá nhân xuất sắc trong công ty đứng lên mở các lớp đào tạo cho nhân lực công ty và đào tạo nhân lực trực tiếp thông qua quá trình làm việc như cấp trưởng phòng đào tạo nhân viên với phương châm đưa tổng quát thực hiện và vướng ở đâu đào tạo tại đó.
Bước 5: Đánh giá kết quả đào tạo
Để đánh giá kết quả đào tạo thì cách đánh giá trực quan nhất là hiệu quả làm việc của nhân lực sau quá trình đào tạo. Căn cứ vào đó công ty sẽ đánh giá về mức độ hoàn thành mục tiêu để đánh giá và đưa ra các điều chỉnh về đào tạo.
Kế hoạch đào tạo thì từ 2018 khi mở rộng quy mô ở phương diện công ty chỉ