5. Bố cục của luận văn
3.2.4 Công tác thanh kiểm tra tài chính nội bộ, kiểm toán
Công tác thanh kiểm tra tài chính nội bộ, kiểm toán là hoạt động kiểm soát lại và phát hiện các sai sót trong quá trình thực hiện, từ đó tìm ra biện pháp khắc phục phù hợp đồng thời đưa ra các phương án thực hiện tốt hơn trong tương lai.
Tại 5 trường đang nghiên cứu thực hiện công tác thanh kiểm tra tài chính nội bộ, kiểm toán trên các chỉ tiêu cụ thể:
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra.
- Sắp xếp, phân bổ lực lượng tham gia. - Tiến hành xử lý kết quả.
Công tác thanh kiểm tra tài chính nội bộ, kiểm toán được thực hiện cụ thể tại các trường. Căn cứ mục tiêu, quy mô, chính sách, mức độ rủi ro của các hoạt động và nguồn lực hiện có, bộ phận kiểm toán nội bộ thuộc phòng kế toán có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm. Kế hoạch kiểm toán phải bao gồm phạm vi kiểm toán, đối tượng kiểm toán, các mục tiêu kiểm toán, thời gian kiểm toán và việc phân bổ các nguồn lực.
Khi thực hiện kiểm toán cần: - Định hướng được mức độ rủi ro
- Dự phòng về thời gian để đảm bảo thực hiện tốt công việc
Cuộc kiểm tra tài chính nội bộ tại các trường Mầm non thuộc thành phố Thái Nguyên được thực hiện thông thường theo định kỳ năm (1 lần/năm).
Bắt đầu thực hiện cuộc kiểm tra tài chính nội bộ năm 2019 Bước 1: Xây dựng kế hoạch kiểm tra
- Danh sách đối tượng được ưu tiên, được đánh giá bởi chỉ tiêu: + Thứ tự ưu tiên các rủi ro dựa vào kết quả
+ Kỳ vọng từ Hiệu Trưởng
84
- Danh sách nguồn lực kiểm soát, được đánh giá bởi chỉ tiêu: + Các yếu tố nhân lực
+ Các yếu tố khác
Bước 2: Sắp xếp, phân bổ lực lượng tham gia Nguồn lực tham gia gồm 03 cán bộ:
+ 01 Hiệu Trưởng + 01 Phó Hiệu Trưởng + 01 Hành chính quản trị
Thực hiện cuộc kiểm tra tài chính nội bộ thông qua việc kiểm tra giấy tờ, số liệu về tình hình thu, chi tài chính của đơn vị. Kết quả của cuộc kiểm tra được thể hiện qua báo cáo về kết quả tự kiểm tra hoạt động tài chính theo mẫu tại Phụ lục 03.
Bước 3: Tiến hành xử lý kết quả
Kết quả cuộc kiểm tra tài chính nội bộ năm 2019 như sau:
STT Chỉ tiêu Trƣờng MN 19/05 TP Trƣờng MN TânThịnh Trƣờng MN Quang Vinh Trƣờng MN Quang Trung Trƣờng MN Trƣng Vƣơng 1 Năm trước chuyển sang 83.202 -145.540 -92.188 39.319 301.855 2 Nhận trong kỳ 12.864.219 3.775.082 2.256.567 6.750.065 4.517.073 3 Tổng chi 13.991.685 3.796.228 2.567.446 7.258.993 4.712.554 4 Chênh lệch -1.044.264 -166.686 -403.067 -469.609 -106.374
Cuộc kiểm tra tài chính nội bộ năm 2019 tại 5 trường mầm non tại Thành phố Thái Nguyên cho thấy tình hình tài chính nhìn chung năm 2019 chưa tốt do nguồn thu thực tế nhỏ hơn tổng chi trong năm; thu chi không hợp lý dẫn tới tình trạng thâm hụt ngân sách.
3.3. Kết quả khảo sát thực trạng công tác quản lí tài chính tại các trƣờng mầm non công lập trên địa bàn thành phố Thái Nguyên
3.3.1. Kết quả khảo sát về công tác xây dựng các quy định, quy chế tài chính
Công tác xây dựng các quy định, quy chế tài chính là một cơ sở để đánh giá độ chính xác về các kế hoạch tài chính của nhà trường
Biểu đồ 3.5: Kết quả đánh giá công tác xây dựng các quy định, quy chế tài chính
Kết quả khảo sát ở biểu đồ trên cho thấy, công tác xây dựng các quy định, quy chế tài chính của các trường mầm non công lập được đánh giá thực hiện tốt nhất là Ban hành các quy định, quy chế tài chính và phổ biến công khai các quy định, quy chế về tài chính có điểm trung bình lần lượt là 3,36 và 3,17. Việc ban hành các quy chế chi tiêu, quản lý tài chính nội bộ đóng vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý tài chính, thu chi của nhà trường, nó đảm bảo các khoản thu chi tài chính của nhà trường được thực hiện theo quy định, đúng quy trình, công khai, minh bạch, dân chủ và tạo được sự đồng thuận, nhất trí cao; quản lý và sử dụng có hiệu quả, chống thất thoát, gây lãng phí các nguồn tài chính. Theo khảo nghiệm thực tế về quy chế quản lý tài chính, tài sản trong 5 trường mầm non công lập ở thành phố Thái Nguyên có thể nhận xét rằng: các trường mầm non công lập đã nhận thức được sự cần thiết và tầm quan trọng của việc xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về quản lý tài chính nội bộ và công khai dân chủ. Mục đích của việc ban hành và công khai những quy định, quy chế này nhằm: Xây dựng cơ sở, làm căn cứ
27,5 26,9 18,6 9,7 10,3 14,5 28,3 24,1 18,6 11,7 24,1 17,2 26,9 34,5 31,7 18,6 15,8 17,2 20 24,1 15,2 11,7 13,1 17,2 22,1 0 5 10 15 20 25 30 35 40
5. Việc thực thi các quy định, quy chế hợp lý 4. Tiếp thu điều chỉnh cho phù hợp với yêu
cầu thực tế
3. Xin ý kiến của BGH và các bộ phận trong trường về xây dựng quy chế
2. Phổ biến công khai các quy định, quy chế về tài chính
1. Ban hành quy chế, quy định: Quy chế chi tiêu, quản lý tài chính nội bộ, quản lý và sử dụng tài sản; Quy chế công khai tài chính; Quy
chế kiểm tra, kiểm toán nội bộ
86
để quản lý thu chi trong nhà trường; thực hiện theo sự kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ của Kho bạc Nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan tài chính và các cơ quan thanh tra, kiểm toán theo đúng quy định. Tạo quyền chủ động trong việc quản lý và chi tiêu tài chính cho Hiệu trưởng nhà trường và các cán bộ, viên chức hoàn thành nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, tạo được một môi trường tốt thu hút và giữ được những người có phẩm chất, có năng lực chuyên môn, vững tay nghề; khuyến khích tăng thu, tiết kiệm chi; tạo sự công bằng, sử dụng tài sản đúng mục đích, hiệu quả, tiết kiệm và chống lãng phí, thất thoát.
Các tiêu chí đánh giá về việc thực thi các quy định, quy chế hợp lý (có điểm trung bình là 2,79) và tiếp thu điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu thực tế (có điểm trung bình là 2,57) có điểm trung bình thấp nhất. Lý giải điều này là do nhiều trường mầm non công lập về công tác xây dựng, ban hành và sử dụng những quy chế, quy định quản lý tài chính trước đây chưa được quan tâm, chú trọng. Chủ yếu quản lý theo kiểu truyền thống, chưa thực sự thực hiện đúng nên khi ban hành các quy định, quy chế mới cán bộ quản lý, công nhân viên chức, giáo viên,… nhà trường chưa kịp thích ứng theo sự thay đổi về các quy định tài chính mới.
Các hiệu trưởng nhà trường vẫn chủ yếu tự quyết và chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc lấy ý kiến dân chủ trong khi sự tham gia này là một trong những điều kiện quan trọng và không thể thiếu giúp bảo đảm tính khả thi của quy định, quy chế khi áp dụng vào thực tiễn.
Hoạt động Xin ý kiến của các bộ phận trong nhà trường về xây dựng quy chế cũng chỉ nhận được điểm đánh giá ở mức trung bình khá là 2,82.
Tóm lại, việc xây dựng các văn bản quy định của các trường điểm đánh giá chỉ ở mức khá trở xuống. Công tác xây dựng các quy chế, quy định nội bộ là trách nhiệm của Ban Giám hiệu nhà trường cùng với đội ngũ cán bộ quản lý của các trường cần phải có trách nhiệm, tích cực tham gia, tham mưu cho lãnh đạo cấp trên và chỉ đạo, hướng dẫn tận tình cho cấp dưới về thực thi các nhiệm vụ, kế hoạch của nhà trường như công tác kế toán và lãnh đạo các tổ chức, các đoàn thể của nhà trường,…Để bộ máy nhà trường hoạt động thực sự có hiệu quả, việc sử dụng tối ưu các nguồn tài chính thì các trường mầm non công lập cần phải coi trọng xây dựng, hoàn thiện các quy định, quy chế tài chính chi tiêu nội bộ để làm cơ sở đảm bảo cho
hoạt động tài chính và quản lý tài chính được công khai, minh bạch, dân chủ, hợp lý và sử dụng có hiệu quả. Trong đó, việc thực hiện công tác thanh kiểm tra, kiểm toán, giám sát tài chính cần được tăng cường, sát sao hơn nữa để chuẩn bị và thực hiện tốt trách nhiệm giải trình về tài chính của nhà trường và kế hoạch kiểm tra tài chính nội bộ.
3.3.2. Kết quả khảo sát về công tác lập dự toán
Tài chính là điều kiện và dự toán ngân sách là kế hoạch điều kiện. Do đó, lập dự toán thu chi phải đi đôi với việc lập kế hoạch tài chính gắn với các hoạt động của nhà trường.
Khảo sát kế hoạch tài chính về dự toán các khoản thu chi gắn với kế hoạch hoạt động của nhà trường cụ thể ở bảng 3.16.
Bảng 3.16: Đánh giá xây dựng kế hoạch tài chính về dự toán các khoản thu chi gắn với kế hoạch hoạt động của nhà trƣờng
STT Nội dung
Mức độ đánh giá thực hiện Điểm
trung bình Rất yếu Yếu Bình thƣờng Tốt Rất tốt SL % SL % SL % SL % SL % 1 Trường có tổ chức thu thập thông tin lập kế hoạch tài chính, dự toán tài chính
05 3,5 11 7,6 43 29,7 41 28,3 45 31,0 2,71
2
Trường có huy động sự tham gia của giáo viên, nhân viên trong lập dự toán gắn với kế hoạch hoạt động và kế hoạch phát triển nhà trường
11 7,6 17 11,7 50 34,5 39 26,9 28 19,3 2,39
3
Phân bổ ngân sách cho các hoạt động trường theo kế hoạch
88
STT Nội dung
Mức độ đánh giá thực hiện Điểm
trung bình Rất yếu Yếu Bình thƣờng Tốt Rất tốt SL % SL % SL % SL % SL % 4
Trường thực hiện báo cáo, xin ý kiến của Hội đồng sư phạm trường, Hội đồng thi đua khen thưởng - kỷ luật
15 10,3 21 14,5 52 35,9 30 20,7 27 18,6 2,23
Qua nội dung khảo sát bảng trên cho thấy: khi đánh giá về việc triển khai, thực hiện xây dựng kế hoạch tài chính gắn với nhiệm vụ của các trường mầm non chưa tốt vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế nên chỉ đạt điểm ở mức trung bình trong thang điểm 5 quy định; cao nhất cũng chỉ đạt 2,71 trong thang điểm 5 quy định. Trong đó:
Công tác thu thập thông tin phục vụ lập kế hoạch, dự toán tài chính được đánh giá thực hiện tốt nhất trong quá trình xây dựng kế hoạch tài chính (có điểm trung bình là 2,71); Về phân bổ ngân sách cho các hoạt động của trường (có điểm trung bình là 2,62).
Lập kế hoạch tài chính thực chất là dự toán các khoản thu chi của ngân sách, trên cơ sở đó lựa chọn các phương án hoạt động tài chính cho tương lai tổ chức và ấn định sự kiểm soát đối với các bộ phận trong tổ chức.
Lập dự toán là cần thiết nhằm phác thảo tương lai, giúp nhà trường phát triển đúng hướng và đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp để đạt được mục tiêu của nhà trường trong quá trình quản lý.
Nhu cầu tìm kiếm nguồn thông tin để xây dựng kế hoạch, dự toán tài chính là rất cần thiết. Với nguồn thông tin đa dạng, tùy vào từng thời kỳ, giai đoạn, từng mục đích khác nhau thì sẽ lập kế hoạch, dự toán tài chính khác nhau nhưng chủ yếu vẫn là dựa trên kế hoạch hoạt động, kế hoạch phát triển của nhà trường trong ngắn hạn và trung hạn. Qua khảo nghiệm thực tế và thu được kết quả như bảng trên, có
thể kết luận rằng việc thu thập thông tin để lập kế hoạch, dự toán tài chính đã được thực hiện khá tốt, giúp cho việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và công tác tài chính, sử dụng tài sản của nhà trường đạt được những kết quả tích cực nhất. Kế hoạch tài chính phải phù hợp với nhiệm vụ năm học và điều kiện của nhà trường, đặc biệt là đảm bảo đúng thời gian để nguồn vốn đạt hiệu quả cao. Nhưng năm tài chính không giống với năm học, do đó hiệu trưởng không những phải nắm vững yêu cầu nhiệm vụ năm học, tình hình sửa chữa, xây dựng nhà trường trong năm học này mà còn phải dự đoán tình hình phát triển nhà trường về cơ sở vật chất cũng như về chuyên môn nửa năm sau để có kế hoạch tài chính chính xác, cụ thể. Kế hoạch tài chính, dự toán ngân sách là công cụ hữu ích trong việc giúp nhà trường có tầm nhìn tổng thể, bao quát hơn về nguồn tài chính cũng như việc phân phối các nguồn này tới mọi hoạt động của trường học sao cho tối ưu, hiệu quả nhất. Khi nghiên cứu dự toán thu - chi ngân sách của một số trường mầm non công lập trên địa bàn thành phố Thái Nguyên thì tác giả thấy đa phần dự toán đều được lập theo đúng mẫu biểu tiêu chuẩn nhưng thiếu sự diễn giải dẫn đến người đọc khó có thể hiểu hết nội dung. Về nội dung dự toán chủ yếu theo các đầu công việc từ năm trước nối tiếp năm sau, chưa bám sát với nội dung, mục tiêu của kế hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dự kiến năm tiếp theo.
Các tiêu chí đánh giá về sự tham gia của giáo viên, nhân viên trong lập dự toán gắn với kế hoạch hoạt động, kế hoạch phát triển nhà trường và sự tham gia của Hội đồng sư phạm trường, Hội đồng thi đua khen thưởng – kỷ luật đều có điểm trung bình ở mức trung bình, lần lượt là 3,75; 3,87 và 3,95 nguyên nhân chủ yếu là do sự công khai dân chủ trong công tác xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm không được đánh giá cao. Vai trò của Hội đồng sư phạm trường, Hội đồng thi đua khen thưởng – kỷ luật, chưa được coi trọng trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán tài chính của các trường mầm non công lập hiện nay.
3.3.3. Kết quả khảo sát về công tác quyết toán thu, chi
Công tác quản lý thu chi, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán là công tác rất quan trọng. Phản ánh chính xác việc thực hiện các kế hoạch tài chính của đơn vị.
90
Biểu đồ 3.6: Đánh giá về Công tác Quản lý thu chi, Báo cáo tài chính, Báo cáo quyết toán
Theo kết quả khảo sát ở biểu đồ trên cho thấy: Công tác thực hiện báo cáo quyết toán được đánh giá là tốt nhất có điểm trung bình là 3,41 trong thang điểm quy định (5 điểm). Đây là nội dung mang tính bắt buộc, nguyên tắc mà các trường phải chấp hành thực hiện tốt, nghiêm chỉnh. Trên thực tế thì còn nhiều vấn đề, khía cạnh cần được xem xét, nghiên cứu kỹ lưỡng để công tác quyết toán các khoản thu chi được hoàn thiện tốt nhất. Các tiêu chí đánh giá về việc chấp hành dự toán ngân sách về nguồn thu, các khoản chi và thực hiện báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm (đều có điểm trung bình lần lượt là: 3,16 và 3,15) nhưng thực tế thực hiện cũng chưa được tốt vì đây là các nội dung quy định công tác báo cáo, giải trình về việc quản lý và sử dụng kinh phí mang tính yêu cầu, bắt buộc cao nên cần phải xây dựng, ban hành một chính sách chi hợp lý và hiệu quả, xác định thứ tự ưu tiên với mỗi khoản chi phù hợp điều kiện cụ thể, xây dựng quy trình kiểm soát và thanh toán các khoản chi một cách chặt chẽ, khoa học để đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả.
Các yếu tố Quản lý tiền mặt (có điểm trung bình là: 2,71) và Quản lý Sổ sách, chứng từ kế toán (có điểm trung bình là: 2,97) được đánh giá là rất kém trong công tác quản lý tài chính của các trường mầm non công lập, trong đó trách nhiệm