- Sau khi cú quyết định trỳng thầu, Ban quản lý dự ỏn của chủ đầu tư gửi giấy mời cho đơn vị trỳng thầu đóđảm bảo tốt nhất về năng lực, kỹ thuật, giải phỏp, tiến độ và về tài chớnh đến để thương thảo hợp đồng. Chủ đầu tư
Phõn tớch cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư lập sẵn mẫu hợp đồng theo như mẫu của Thụng tư số 02/2005/TT-BXD ngày 25/2/2005 của Bộ Xõy dựng về hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xõy dựng.
- Thương thảo để ký kết hợpđồng là một việc làm rất quan trọng bởi vỡ trong hồ sơ mời thầu sẽ khụng chứađựng đầyđủ cỏc thụng tin và cũng khụng giải đỏp hết mọi thắc mắc từ hai phớa là chủ đầu tư và nhà thầu. Do đú, biờn bản thương thảo hợp đồng là tài liệu quan trọng để khẳng định, bổ sung một số điều kiện riờng ràng buộc giữa chủ đầu tư và nhà thầu làm căn cứ đưa vào trong cỏc điều, khoản của hợpđồng.
- Việc thương thảo và ký kết hợpđồng phải phự hợp với quyết định phờ duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và phải dựa trờn cơ sở sau:
+ Kết quả đấu thầuđược duyệt.
+ Mẫu hợpđồng phải điềnđầy đủ thụng tin cụ thể của gúi thầu ( tờn gúi thầu, địađiểm, thời gian, tiếnđộ thực hiện, chất lượng, giỏ trị hợpđồng…)
+ Cỏc yờu cầu trong hồ sơ mời thầu.
+ Cỏc nội dung nờu trong hồ sơ dự thầu và giải thớch làm rừ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trỳng thầu (nếu cú)
- Kết quả thương thảo hợp đồng, hoàn thiện hợp đồng là cơ sở để chủ đầu tư và nhà thầu tiến hành ký kết hợpđồng.
- Trong trường hợp việc thương thảo, hoàn thiện hợpđồng khụng thành thỡ chủ đầu tư phải bỏo cỏo người cú thẩm quyền xem xột việc lựa chọn nhà thầu xếp hạng tiếp theo. Trường hợp cỏc nhà thầu xếp hạng tiếp theo cũng khụng đỏpứng yờu cầu thỡ phải bỏo cỏo người cú thẩm quyền quyết định.
Như vậy, chất lượng và tiến độ của cụng việc thực hiện gúi thầu phụ thuộc rất lớn vào tớnh hợp lý của hợp đồng. Cỏc điều khoản đó ghi trong hợp đồng là sự ràng buộc chặt chẽ về mặt phỏp lý để cỏc bờn lấy làm căn cứ để thực hiện cụng việc cũng như trong thanh toỏn và quyết toỏn.