Cụng tỏc quản lý cỏc văn bản, hồ sơ trong hoạt động thực hiện dự ỏn của cỏc ban quản lý núi chung thường chưa được chặt chẽ, nhiều khi cần tỡm một cụng văn hoặc một quyết định nào đú phải mất rất nhiều thời gian mới tỡm được. Mỗi khi cú đoàn thanh tra, kiểm toỏn đến kiểm tra thỡ hay phỏt hiện nhiều sai sút, trong đú cú việc thất lạc hoặc thiếu cỏc văn bản phỏp lý trong cụng tỏc quản lý đầu tư xõy dựng.
Ban quản lý dự ỏn phải lưu giữ tất cả cỏc bản gốc liờn quan đến dự ỏn đầu tư xõy dựng từ cỏc văn bản phỏp lý như quyết định, tờ trỡnh, cụng văn… đến cỏc hồ sơ thiết kế, dự toỏn, hồ sơđấu thầu … Chớnh vỡ vậy cần lưu trữ cú khoa học theo từng dự ỏn, từng gúi thầu, hoặc từng giai đoạn. Cỏc văn bản theo từng loại phải để riờng vào hộp dỏn chữ ở gỏy hộp để khi phục vụ cụng tỏc thanh tra, kiểm tra được dễ dàng.
Hiện nay, nhiều ban quản lý dự ỏn ngoài ỏp dụng hỡnh thức lưu trữ thụng thường, họ cũn chụp lại cỏc văn bản phỏp lý lưu trong mỏy tớnh dưới dạng cỏc file để khi cần lấy ra sử dụng thỡ tỡm kiếm văn bản đú rất dễ dàng và bảo quảnđược lõu.
1.3. Những lĩnh vực đầu tư xõy dựng tại Trường Đại học Kinh tế quốc dõn.
- Nhà trường đóđược Thủ tướng Chớnh phủ phờ duyệt Dự ỏn xõy dựng nhà Trung tõm đào tạo với tổng mức đầu tư 782 tỷ đồng với thời gian thực hiện dự ỏn từ năm 2005 đến 2010. Đõy là dự ỏn cú quy mụ lớn với diện tớch sàn xõy dựng là 95.000m2, với 19 tầng cao và hai tầng hầm. Nguốn vốn để
Phõn tớch cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư
đầu tư xõy dựng dự ỏn này là từ vốn ngõn sỏch nhà nước và vốn tự bổ sung của nhà trường.
- Do nhu cầu thiếu giảng đường trầm trọng, mỗi năm nhà trường phải thuờ giảng đường của cỏc trường Đại học xõy dựng, Đại học quản trị kinh doanh, Đại học Thuỷ lợi và cỏc trường trung học, tiểu học khu vực Quận Hai Bà Trưng với kinh phớ gần 2 tỷ một năm. Vỡ vậy, nhà trường đang trỡnh Bộ giỏo dục và đào tạo phờ duyệt Dự ỏn xõy dựng giảng đường học 5 tầng với tổng mứcđầu tư gần 14 tỷ với thời gian thực hiện dự ỏn từ năm 2007 đến quý I năm 2008 với nguồn vốn của nhà trường. Việc đầu tư này sẽ giỳp cho giỏo viờn và sinh viờn đi học gần hơn, thuận lợi hơn, chất lượng đào tạo sẽ tốt hơn và thậm chớ khụng bị mấtđi nguồn thu lớn tư việc gửi xe đạp, xe mỏy.
- Cỏc hệ thống đường giao thụng, điện, nước của nhà trường đó được xõy dựng từ những năm 80 nay đó xuống cấp, khụng đảm bảo an toàn cho phương tiện đi lại. Vỡ vậy, nhà trường đó lập dự ỏn và đóđược Bộ giỏo dục và đào tạo phờ duyệt Dự ỏn xõy dựng nõng cấp, cải tạo hạ tầng kỹ thuật Trường đại học Kinh tế quốc dõn giai đoạn I với mức đầu tư gần 9 tỷ đồng với thời gian thực hiện dự ỏn từ năm 2005 đến 2007, với nguồn vốn từ ngõn sỏch nhà nước và vốnđốiứng của nhà trường.
- Hiện nay, cỏc lưu học sinh của cỏc nước Lào, Campuchia học tại trường ngày cỏc tăng cao. Hiện tại nhà trường vẫn chưa cú chỗ ở cho cỏc sinh viờn này. Mới đõy nhà trường đó được Bộ kế hoạch và đầu tư, Bộ giỏo dục và đào tạo phờ duyệt Dự ỏn xõy dựng ký tỳc xỏ Lào - Campuchia 5 tầng gồm 32 phũng và cú mức đầu tư gần 8 tỷ đổng với thời gian thực hiện dự ỏn từ năm 2005 đến 2007 từ nguồn vốn của tổ chức tài trợ nước ngoài.
- Ngoài ra nhà trường cũn đầu tư xõy dựng nhà ăn, sõn tennớt và một số dự ỏn nhỏ khỏc như: nhà để xe, nhà bảo vệ, cải tạo và sửa chữa giảng đường, ký tỳc xỏ, nhà văn hoỏ ….