Cụng tỏc thanh toỏn, quyết toỏn trong đầu tư xõy dựng cơ bản là
khõu rất quan trọng trong cụng tỏc quản lý dự ỏn, nú ảnh hưởng trực tiếp
đến hiệu quả đầu tư của một dự ỏn. Nếu thanh toỏn, quyết toỏn đỳng theo
cỏc văn bản hiện hành và đỳng khối lượng, chất lượng của cỏc nhà thầu thỡ dự ỏn mang lại giỏ trị kinh tế như dự kiến ban đầu cũn thanh toỏn, quyết toỏn quỏ giỏ trị thực của dự ỏn sẽ làm cho hiệu quả của dự ỏn thấp. Do vậy, cần phải
Phõn tớch cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư xỏc định được giỏ trị, chất lượng của cụng việc xõy dựng và đầy đủ hồ sơ thanh toỏn theo đỳng quy định hiện hành thỡ cụng tỏc thanh toỏn, quyết toỏn mới đảm bảođược sự chớnh xỏc. Vỡ thế, trong cụng tỏc thanh toỏn, quyết toỏn cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng ở trường Đại học Kinh tế quốc dõn luụn yờu cầu cỏc cỏn bộ kỹ thuật kiểm tra kỹ hồ sơ thanh toỏn, quyết toỏn của cỏc nhà thầu thi cụng vỡ đõy là bộ phận kiểm tra, giỏm sỏt ngoài hiện trường sẽ nắm được cỏc cụng việc của đơn vị thi cụng cú đỏp ứng được chất lượng theo thiết kế hay khụng và khối lượng đề nghị thanh toỏn cú đỳng với khối lượng làm hay khụng. Ngoài ra, bộ phận kỹ thuật phối hợp với phũng Kế hoạch – tài chớnh của nhà trường kiểm tra, hoàn thiện cỏc thủ tục phỏp lý mới chuyển hồ sơ ra kho bạcđể thanh toỏn tiền cho cỏc đơn vị thi cụng. Tuy nhiờn, trong cụng tỏc thanh toỏn, quyết toỏn cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng trong trường cũng khụng trỏnh khỏi cỏc vướng mắc và sai sút như khi thanh toỏn khối lượng cho đơn vị thi cụng dự ỏn Ký tỳc xỏ Lào – Campuchia đó thanh toỏn khụng đỳng một số hạng mục như phần đào múng đơn vị thi cụng tớnh theo đơn giỏ đào bằng thủ cụng trong khi đú khi thi cụng họ kết hợp đào bằng thủ cụng kết hợp với mỏy. Ngoài ra, do trỡnh độ tớnh toỏn dự toỏn của cỏc kỹ sư khụng được thành thạo, chưa cú nhiều kinh nghiệm trong khi đú mỗi một cụng việc cú rất nhiều mó hiệu đơn giỏ, định mức để ỏp dụng nờn cỏc cỏn bộ kỹ thuật ỏp dụng chưa được chớnh xỏc nờn đó thanh toỏn theo hồ sơ nhà thầu đề nghị
tăng gần 100 triệu đồng so với giỏ trị thực. Sau khi thanh toỏn xong mới
phỏt hiện ra nờn đang yờu cầu nhà thầu hoàn trả lại nhưng hiện tại hai bờn vẫn chưa thống nhất được. Hay như đối với dự ỏn Nhà trung tõm đào tạo của trường, khi đơn vị thiết kế bàn giao hồ sơ thiết kế và dự toỏn cho nhà trường vào thỏng 9 năm 2004 nhưng đến thỏng 10 năm 2005 nhà trường mới hoàn thành xong cỏc thủ tục phờ duyệt thẩmđịnh thiết kế và tổng dự toỏn. Sau hơn một năm cỏc đơn giỏ vật liệu, cỏc văn bản chớnh sỏch cũng thay đổi lớn nờn nhà trường cú cụng văn đề nghị đơn vị thiết kế ỏp lại đơn giỏ và cỏc hệ số
Phõn tớch cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư chớnh sỏch mới để tớnh lại giỏ trị dự toỏn phục vụ cụng tỏc đấu thầu. Đơn vị thiết kế sau khi làm xong bàn giao lại hồ sơ dự toỏn mới và yờu cầu nhà trường thanh toỏn cả phần tớnh lại dự toỏn theo đơn giỏ mới với giỏ trị là 32.800USD. Tuy nhiờn, trong tổng dự toỏn và cỏc văn bản của nhà nước chưa cú phần tớnh dự toỏn lại theo đơn giỏ mới nờn hiện nay Bộ giỏo dục khụng phờ duyệt thanh toỏn phần cụng việc đú nờn hợp đồng giữa nhà trường với đơn vị thiết kế khụng quyết toỏn được. Hiện nay mỗi khi phải xin ý kiến hay chỉnh sửa một số bản vẽ thỡ nhà trường gặp phải khú khăn vỡ đơn vị thiết kế làm chậm hoặc khụng làm và yờu cầu thanh toỏn nốt tiền mới cho ý kiến. Vỡ
vậy, khi gặp vướng mắc trong hồ sơ thiết kế khi thi cụng thỡ hiện nay phải
mất rất nhiều thời gian để cú được cụng văn trả lời làm chậm tiến độ thi cụng cụng trỡnh.
Tỡnh trạng khú khăn khi quyết toỏn cho cỏc nhà thầu thường diễn ra phổ biến do trong quỏ trỡnh tổ chức thi cụng thực hiện cỏc gúi thầu thường
phỏt hiện những sai sút về hồ sơ thiết kế, dự toỏn. Nhiều hạng mục thiết kế
thiếu, tớnh toỏn sai nờn khi thi cụng mới phỏt hiện được, nếu đỳng quy trỡnh xử lý khi phỏt hiện những thiếu sút này thỡ nhà trường gửi cụng văn yờu cầu thiết kế phải thay đổi hoặc bổ sung những hạng mục thiếu và gửi phần dự toỏn tớnh thiếuđể nhà trường đi thẩmđịnh lại rồi trỡnh cơ quan chủ quản là Bộ giỏo dục và đào tạo phờ duyệt để cú căn cứ phỏp lý thanh toỏn, quyết toỏn sau này. Nhưng thường khi đú nhà trường thường đề nghị thiết kế chỉnh sửa bổ sung phần thay đổi và cựng đơn vị tư vấn giỏm sỏt ghi vào nhật ký cụng trỡnh đề nghị đơn vị thi cụng làm theo như cỏc phần chỉnh sửa. Đến khi quyết toỏn cụng trỡnh nhà trường mới cựng cỏc đơn vị giỏm sỏt, thiết kế và đơn vị thi cụng hoàn chỉnh hồ sơ trỡnh Bộ phờ duyệt. Nhưng một số hạng mục khi trỡnh Bộ giỏo dục và đào tạo thỡ khụng được phờ duyệt như đối với dự ỏn nõng cấp, cải tạo hạ tầng kỹ thuật (giai đoạn 1) của trường như phần cụng việc tăng khối lượng nạo vột bựn ao và phần mở rộngđường từ 3m lờn 6m của đoạnđường
Phõn tớch cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư tuyến 7 do dự toỏn phải do đơn vị thiết kế lập lại phần khối lượng phỏt sinh tăng và phỏt sinh giảm để nhà trường đi thẩm định và trỡnh Bộ phờ duyệt. Nguyờn nhõn do đơn vị thiết kế chỉ tớnh dự toỏn phỏt sinh tăng và phỏt sinh giảm này theo đơn giỏ, định mức của nhà nước mà khụng tớnh theo đơn giỏ của nhà thầu chào thầu khi trỳng thầu với lý do đấy là giỏ của nhà thầu chào thầu thỡ đơn vị thiết kế khụng thể biết được. Chớnh vỡ vậy mà dự ỏn đó thi cụng xong đó gần 1 năm mà vẫn khụng thể quyết toỏn được.
Tỡnh trạng cỏn bộ kiểm tra gõy khú khăn cho cỏc đơn vị thi cụng khi làm thủ tục thanh toỏn, quyết toỏn cũn xảy ra trong một số dự ỏn như kiểm tra hồ sơ kộo dài do bận cụng việc khỏc hoặc do trựng trỡnh để đợi đơn vị thi cụng quà cỏp mới triển khai kiểm tra hồ sơ. Hoặc khụng hài lũng với nhà thầu thỡ khi phỏt hiện hồ sơ cú nhiều chỗ sai, khụng hợp lý thỡ họ khụng hướng dẫn đơn vị thi cụng tất cả những chỗ sai mà chỉ bảo sai một chỗ rồi khi hồ sơ sau khi được chỉnh sửa xong gửi đến họ lại chỉ ra chỗ sai khỏc làm cho cụng tỏc giải ngõn chậm chễ.
Trong nhiều cụng trỡnh đầu tư xõy dựng trờn cả nước núi chung và cỏc cụng trỡnh tại trường Đại học Kinh tế quốc dõn núi chung đều hay xảy ra việc
cho đơn vị thi cụng nợ cỏc hồ sơ thủ tục phỏp lý mà vẫn thanh toỏn, chỉ
đến khi quyết toỏn mới hoàn thiện đầy đủ hồ sơ. Theo quy định thỡ khi thanh
toỏn khối lượng hoàn thành phải cú đầy đủ cỏc biờn bản nghiệm thu khối lượng giữa cỏc bờn, bản vẽ hoàn cụng, kết quả thớ nghiệm vật liệu...Nhưng khi thanh toỏn khối lượng cho nhà thầu thường nhà trường chỉ kiểm tra chủ yếu biờn bản nghiệm thu khối lượng và đơn giỏ xem cú khớp với khối lượng dự thầu hay khụng mà vẫn thanh toỏn cho nhà thầu, sau đú nhà thầu mới hoàn thiện hồ sơ sau. Ngoài ra, nhiều dự ỏn khi đến cuối năm nếu khụng giải ngõn hết thỡ Nhà nước sẽ thu hồi lại để làm kế hoạch phõn bổ vốn cho cỏc cụng trỡnh tiếp theo nờn cú dự ỏn mới đang tiến hành thi cụng được chưa nhiều nhưng số tiền trong tài khoản cũn lớn nờn đó giục đơn vị thi cụng
Phõn tớch cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư
gấp rỳt tiến độ thi cụng làm nhanh để cú khối lượng làm cho chất lượng cụng trỡnh khụng được cao. Thậm chớ cú dự ỏn để kịp thời giải ngõn, cỏc bờn đó phải đồng ý cho đơn vị thi cụng nợ một phần khối lượng chưa thi cụng nhưng vẫn ký cỏc biờn bản nghiệm thu để làm thủ tục thanh toỏn. Bởi vỡ cả chủ đầu tư và đơn vị thi cụng sợ rằng nếu khụng kịp thời thanh toỏn khối lượng để giải ngõn thỡ sợ năm sau kinh phớ được phõn bổ khụng đủ để thanh toỏn. Do vậy, cỏc phần cụng việc chưa làm đó được nghiệm thu thỡ đơn vị
thi cụng làm thường khụng đảm bảo yờu cầu chất lượng vỡ cỏc phần cụng
việc này đóđược cỏc bờn ký nghiệm thu rồi.
Hiện nay, cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng trong cả nước đều gặp phải khú khăn trong cụng tỏc thanh toỏn, quyết toỏn do nguồn vốn khụng đủ để thanh toỏn khối lượng hoàn thành của cỏc nhà thầu. Do cụng tỏc đầu tư ở nước ta hiện nay cũn dàn trải nờn tỡnh trạng phõn bổ vốn hàng năm của Nhà nước ta là khụng đủ, đơn cử như năm 2006 Bộ giao thụng vận tải nợ kinh phớ thanh toỏn cho cỏc nhà thầu gần 1000 tỷ đồng. Cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng lớn của trường Đại học kinh tế quốc dõn cũng luụn phải nợ cỏc nhà thầu, khụng đủ thanh toỏn hết khối lượng. Vớ dụ như dự ỏn nhà Trung tõm đào tạo của trường cú tổng mứcđầu tư gần 800 tỷđồng với thời gian thi cụng là 5 năm, như vậy mỗi năm Nhà nước phải phõn bổ kinh phớ khoảng 160 tỷ đồng một năm thỡ mới đỏp ứng được tiếnđộ đề ra. Trong khi đú cả kinh phớ để đầu tư xõy dựng của Bộ giỏo dục và đào tạo được phõn bổ trong năm 2007 chỉ cú 200 tỷ đồng và đó rấtưu ỏi mới dành cho trường được 60 tỷ, năm 2006 thỡ được phõn bổ cho trường về thực hiện dự ỏn nhà Trung tõm đào tạo được 50 tỷ. Do đú, nhà trường chỉ thanh toỏn được một phần kinh phớ mà nhà thầu đó thực hiện cũn lại phải chờ khi nào cú vốn tiếp mới thanh toỏn được làm cho tinh thần thi cụng, chất lượng và hiệu quả cụng việc của cỏc nhà thầu khụng cao.
Tõm lý chung của cỏc nhà thầu luụn thi cụng dựa vào nguồn vốn của nhà trường được phõn bổ do họ sợ thi cụng xong một khối lượng cụng việc, đó bỏ
Phõn tớch cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư ra một lượng tiền lớn mà khụng được thanh toỏn, trong khi đú họ phải vay lói ngõn hàng. Vỡ vậy, cỏc dự ỏn khụng đảm bảo thanh toỏn, quyết toỏn đỳng hạn cho cỏc nhà thầu thỡ đều dễ dẫnđến tiếnđộ thực hiện dự ỏn bị kộo dài và càng tốn kộm hơn tiền của Nhà nước.
Những nguyờn nhõn cơ bản dẫn đến tồn tại trong cụng tỏc quyết toỏn vốn đầu tư cú thể kểđến như sau:
- Thứ nhất, do cơ chế quản lý đầu tư và xõy dựng của Nhà nước trong
những năm gần đõy thay đổi nhiều khiến cho nhiều đơn vị chủ đầu tư khụng kịp cập nhật, hiểu rừ để thực hiện. Mặt khỏc lại chưa cú quy định chế tài cụ thể về mức xử phạt đối với cỏc cỏ nhõn, tổ chức vi phạm Quy chế quản lý đầu tư và xõy dựng trong quỏ trỡnh quản lý đầu tư và xõy dựng. Một số văn bản quy phạm phỏp luật về quản lý đầu tư và xõy dựng tớnh khả thi chưa cao,vớ dụ Thụng tư hướng dẫn quy đổi vốn đầu tư về mặt bằng giỏ tại thời điểm bàn giao cụng trỡnh số 11/2000/TT-BXD ngày 25/10/2000 của Bộ Xõy dựng rất nhiều bộ, ngành, địa phương phản ảnh là Thụng tư này quỏ phức tạp, khụng sỏt với thực tế, đại đa số chủ đầu tư (Ban quản lý dự ỏn) khụng tự thực hiện được. Trường hợp bắt buộc phải thuờ tư vấn thỡ lại vướng mắc bởi Nhà nước chưa cú quy định định mức chi phớ đối với cụng tỏc này.
- Thứ hai, trong chỉ đạo điều hành, nhiều đơn vị thẩm tra, phờ duyệt quyết toỏn chưa quan tõm đỳng mức đến việc bố trớ cỏn bộ làm cụng tỏc thẩm tra, số lượng cỏn bộ làm cụng tỏc thẩm tra của cả nước nhỡn chung cũn rất thiếu. Nhiều chủ đầu tư chưa nhận thức đỳng, đầy đủ về cụng tỏc quyết toỏn vốn đầu tư, cũn trỡ trệ trong cụng tỏc lập bỏo cỏo quyết toỏn; lỳng tỳng trong quỏ trỡnh lập bỏo cỏo quyết toỏn; quản lý hồ sơ, chứng từ chưa tốt làm ảnh hưởng đến cụng tỏc lập bỏo cỏo quyết toỏn và cung cấp hồ sơ phục vụ cụng tỏc thẩm tra phờ duyệt quyết toỏn
2.9. Phõn tớch cụng tỏc lưu trữ hồ sơ trong đầu tư xõy dựng tại trường Đại học kinh tế quốc dõn.
Phõn tớch cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư Trong mỗi một dự ỏn đầu tư xõy dựng thỡ khối lượng giấy tờ, cụng văn, cỏc bản vẽ thiết kế, dự toỏn, bỏo cỏo... là rất nhiều và tất cả cỏc hồ sơ này phải lưu trữ trong thời gian rất dài vỡ cũn phải phục vụ cụng tỏc thanh tra, kiểm toỏn hay sửa chữa sau này. Vỡ vậy, cụng tỏc quản lý, lưu trữ hồ sơ trong lĩnh vực đầu tư xõy dựng là rất quan trọng, yờu cầu phải cất giữ khoa học, thời gian bảo quản phải được lõu. Nhận thức được tầm quan trọng đú nờn khi bắt đầu triển khai một dự ỏn thỡ Ban giỏm hiệu giao cho cụ thể những ai làm cụng tỏc quản lý, lưu trữ hồ sơ và phải chịu trỏch nhiệm bảo quản hồ sơ đú. Chỉ đơn cử số lượng hồ sơ của dự ỏn nhà Trung tõm đào tạo của trường thụi thỡ đó phải bố trớ cả một căn phũng gần 30 m2 để lưu trữ cỏc cụng văn, giấy tờ và cỏc hồ sơ bản vẽ liờn quan. Đõy là một dự ỏn lớn nờn chỉ tớnh nguyờn trong khõu thiết kế đó bao gồm 3 bước: thiết kế sơ bộ, thiết kế kỹ thuật sau đú mới đến thiết kế bản vẽ thi cụng và mỗi một lần đơn vị thiết kế bàn giao là 9 bộ bản vẽ trong đú mỗi một bộ lại bao gồm nhiều tập bản vẽ như kiến trỳc, kết cấu, điện, cấp thoỏt nước, điều hoà khụng khớ, phũng chỏy chữa chỏy... Ngoài ra số lượng văn bản cũng rất nhiều như cỏc quyết định phờ duyệt của Chớnh phủ và cỏc Bộ, ngành...vỡ vậy cỏn bộ được giao quản lý đó phải bố trớ ra làm nhiều cỏc đầu mục con và để riờng trong từng tủ như cỏc quyếtđịnh, cụng văn đến, cụng văn đi, cỏc phần hồ sơ thiết kế, dự toỏn... Mặc dự nhà trường đó bố trớ cỏc một căn phũng riờng để lưu trữ cỏc hồ sơ của dự ỏn nhà Trung tõm đào
tạo nhưng nhiều khi cần lấy một giấy tờ nào đú cũng mất nhiều thời gian
tỡm kiếm do hay phải lấy ra lấy vào nhiều mà khi cất lại để nhầm sang chỗ khỏc. Vớ dụ như khi cú đoàn kiểm tra của Bộ Xõy dựng xuống kiểm tra về chất lượng cụng trỡnh đó yờu cầu xuất trỡnh cụng văn đồng ý thay đổi vật liệu làm đài múng từ bờ tụng gạch vỡ sang đỏ 4x6 thỡ cỏn bộ phụ trỏch cụng tỏc lưu trữ tỡm mói khụng thấy, phải mất mấy ngày sau mới tỡm được để gửi lờn Bộ do một lónh đạo của Ban quản lý dự ỏn lấy ra xem rồi mang về phũng quờn khụng trả lại.
Phõn tớch cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư