Với cỏc dự ỏn cú số vốn đầu tư lớn, kỹ thuật phức tạp nhà trường chọn quản lý dự ỏn theo mụ hỡnh chủ nhiệm điều hành dự ỏn. Khi đú nhà trường huy động thờm cỏc cỏn bộ kỹ thuật cú kinh nghiệm về xõy dựng, điện, nước, điều hoà của phũng quản trị - thiết bị và cỏn bộ cú kinh nghiệm trong cụng tỏc thanh toỏn, quyết toỏn của phũng kế hoạch - tài chớnh vào ban quản lý để thực hiện. (xem sơđồ 2.3)
Sơ đồ 2.3: Mụ hỡnh quản lý đối với cỏc dự ỏn lớn của trường.
Ban quản lý dự ỏn thực chất là một nhúm tư vấn được điều hành bởi một Chủ nhiệm điều hành dự ỏn hay cũn gọi là giỏm đốc dự ỏn. Cỏc nhiệm vụ chớnh của một Ban quản lý dự ỏn là làm sao để dự ỏn hoàn thành đảm bảo được cỏc yờu cầu về cỏc mục tiờu đó xỏc định như: Tiến độ yờu cầu, tiờu chuẩn chất lượng, an toàn, hiệu quả, trong phạm vi nguồn kinh phớ được phõn bổ v.v... Những nội dung chớnh mà Ban quản lý dự ỏn cần thực hiện gồm:
Chủ đầu t-
Chủ nhiệm điều hành DA
hoặc thuê TVQLDA
Cá c nhà thầu t- vấn Cá c nhà thầu xây lắp
và cung ứng thiết bị Nhà thầu khảo sá t xây dựng Nhà thầu xây dựng thiết kế giá m sá t t- vấn Nhà thầu lắp Cá c nhà thầu xây ứng t/bị thầu cung Cá c nhà
Phõn tớch cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư - Xõy dựng kế hoạch quản lý tổng thể dự ỏn: Xõy dựng kế hoạch; Xỏc định phương thức để triển khai thực hiện kế hoạch; Đề cập những vấn đề cú thể phỏt sinh ảnh hưởng đến việc thực hiện dự ỏn.
- Quản lý nguồn nhõn lực: Lập kế hoạch huy động và sử dụng, bố trớ nhõn lực cho dự ỏn; xõy dựng mối quan hệ làm việc, xỏc định cỏc nhúm cụng việc trong dự ỏn.
- Quản lý tiến độ tổng thể và chi tiết: Dự kiến cỏc yờu cầu về tổng tiến độ thực hiện, xỏc định cỏc mốc thời gian chớnh cho từng loại hỡnh cụng việc, quản lý tiến độ thực hiện cho cỏc hạng mục của dự ỏn.
- Quản lý cỏc loại chi phớ: Xỏc định tổng cỏc chi phớ của dự ỏn, tớnh toỏn cỏc chi phớ cho từng hạng mục cụng việc phự hợp với cỏc bước thực hiện dự ỏn, quảnlý cụng tỏc giải ngõn, xử lý cỏc vấn đề về trượt giỏ trong quỏ trỡnh thực hiện.
- Quản lý chất lượng: Lập kế hoạch chất lượng, quản lý giỏm sỏt việc đảm bảo chất lượng cho mỗi hạng mục cụng việc của dự ỏn.
- Kiểm soỏt, quản lý cỏc cụng việc phỏt sinh: Phỏt hiện cỏc phỏt sinh, bổ sung trong quỏ trỡnh thực hiện, phõn tớch đỏnh giỏ mức độ ảnh hưởng đến dự ỏn để cú kế hoạch và đề xuất biện phỏp khắc phục cỏc vấn đề nảy sinh trong quỏ trỡnh thực hiện.
- Quản lý trang thiết bị: Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị cần thiết cho dự ỏn; Lựa chọn cỏc nhà thầu cung cấp và quản lý quỏ trỡnh cung ứng, tiến độ cung cấp để đỏp ứng yờu cầu của dự ỏn.
- Quản lý, tiếp nhận và xử lý thụng tin: Lập kế hoạch quản lý, tiếp nhận và xử lý thụng tin, nội dung cỏc bỏo cỏo trong suốtquỏ trỡnh thực hiện dự ỏn.
Phõn tớch cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư - Quản lý hợp đồng: Bao gồm cỏc loại hợp đồng tư vấn thiết kế; Hợp đồng xõy dựng; Hợp đồng cung cấp trang thiết bị và cỏc loại hợp đồng khỏc của dự ỏn.
- Quản lý cỏc phạm vi thực hiện dự ỏn: Xỏc định phạm vi của dự ỏn; Lập kế hoạch và cỏc cụng việc liờn quan đến phạm vi thực hiện dự ỏn; Quản lý cỏc thay đổi trong quỏ trỡnh thực hiện.
Như vậy, vai trũ và nhiệm vụ của những người làm cụng tỏc quản lý dự ỏn theo mụ hỡnh này phải là những người chịu trỏch nhiệm thực hiện cỏc mục tiờu của dự ỏn theo yờu cầu của chủ đầu tư như: Hoàn thành đỳng tiến độ, đảm bảo chất lượng, giỏ thành, an toàn và hiệu quả; Phải là người tổ chức, lập kế hoạch, điều phối, chỉ đạo và kiểm soỏt, quản lý cỏc mối quan hệ giữa những nhúm, con người trong cỏc tổ chức của dự ỏn; Là người duy trỡ sự cõn bằng giữa chức năng Quản lý dự ỏn và Kỹ thuật dự ỏn; Là những người dỏm đương đầu với rủi ro và tỡm ra phương cỏch giải quyết trong quỏ trỡnh quản lý dự ỏn để thực hiện thành cụng dự ỏn. Tuy nhiờn, trưởng ban quản lý dự ỏn trong trường thường được hiệu trưởng bổ nhiệm là một hiệu phú phụ trỏch cụng tỏc xõy dựng của trường, cũn cỏc phú ban thỡ thường là trưởng cỏc phũng cú liờn quan đến lĩnh vực xõy dựng. Cỏc lónh đạo trong ban quản lý dự ỏn trong trường lại khụng am hiểu nhiều trong lĩnh vực đầu tư xõy dựng cơ bản vỡ khụng cú cỏn bộ nào cú chuyờn mụn về ngành xõy dựng. Vỡ vậy, cỏc lónh đạo của ban quản lý thường quản lý về mặt vĩ mụ cũn cỏc cụng việc về hoạt động xõy dựng thỡ thường do cỏc chuyờn viờn về xõy dựng trong ban thực hiện rồi trỡnh lờn để lónh đạo ban phờ duyệt. Cỏc cỏn bộ kỹ thuật của ban thường khụng nắm bắt kịp thời cỏc quy định mới trong lĩnh vực xõy dựng, khụng cú đầy đủ cỏc phương tiện phục vụ cụng tỏc quản lý chất lượng như cỏc cụng ty chuyờn về tư vấn nờn khi gặp phải tỡnh huống ớt gặp thỡ lỳng tỳng trong xử lý. Do đú, nhiều lỳc cụng việc triển khai chậm, hiệu quả trong cụng quản lý khụng cao.
Phõn tớch cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư