Kênh phân phối thực hiện quá trình phân loại, sắp xếp hàng hóa, lưu chuyển hàng hoá từ người sản xuất đến người tiêu dùng. Kênh phân phối giải quyết về khoảng cách thời gian, không gian và quyền sở hữu giữa người tiêu dùng với các sản phẩm, dịch vụ.
a. Phân loại sắp xếp hàng hoá
Phân loại hàng hoá là quá trình giải quyết sự khác biệt giữa sản xuất và tiêu dùng về loại hàng hoá và giảm sự tìm kiếm, nghiên cứu không cần thiết của khách hàng. Phân loại hàng hoá bao gồm 4 hoạt động cơ bản: Tiêu chuẩn hoá, tập trung, phân bổ và sắp xếp.
Tiêu chuẩn hoá: Là công việc tìm kiếm các sản phẩm đồng nhất từ những người cung cấp có tính thay thế.
Tập trung sản phẩm: Bao gồm tập hợp các sản phẩm tiêu chuẩn thành khối lượng lớn nhằm giảm chi phí vận tải nhờ vận chuyển khối lượng lớn.
Phân bổ sản phẩm: Là sự phát triển của các nhà cung cấp để thoả mãn nhu cầu của đông đảo khách hàng. Phân bổ dựa trên lựa chọn một tập hợp các loại hàng hoá độc lập có người sử dụng cuối cùng giống nhau hoặc liên quan.
Sắp xếp hàng hoá: là tập hợp các hàng hoá cụ thể vào các đơn đặt hàng của khách hàng.
b. Làm gần về không gian
Chức năng làm gần về không gian của kênh phân phối tạo nên sự ăn khớp về không gian dựa trên nguyên tắc tối thiểu hóa tổng số các trao đổi, tạo điều kiện vận chuyển sản phẩm với khối lượng lớn ở cự ly dài nhờ đó giảm chi phí vận chuyển.
c. Làm gần về thời gian
Do sự khác biệt giữa thời gian các sản phẩm sản xuất không xảy ra cùng thời gian với nhu cầu tiêu dùng cho nên cần thiết phải dự trữ sản phẩm. Để đảm bảo sự ăn khớp về thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng thì doanh nghiệp còn phải quan tâm đến dòng chảy sản phẩm qua hệ thống phân phối đúng thời gian - một sự chắc chắn đảm bảo thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
Như vậy, mạng lưới kênh phân phối đã giải quyết được những khác biệt về thời gian, địa điểm và quyền sở hữu giữa những người sản xuất và những người tiêu dùng các hàng hóa và dịch vụ. Hệ thống kênh phân phối cũng như tất cả các thành viên kênh phải thực hiện các chức năng chủ yếu sau:
Bán hàng: Chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm cho khách hàng.
Nghiên cứu thị trường: thu thập thông tin cần thiết để thiết lập chiến lược phân phối.
Truyền thông cổ động: Phát triển và mở rộng các truyền thông, thuyết phục về các cung ứng.
Giao tiếp: Tìm kiếm và giao tiếp với khách hàng tiềm năng.
Đáp ứng nhu cầu: Xác định và cung cấp các cung ứng phù hợp với nhu cầu của khách hàng, bao gồm các hoạt động như sản xuất, phân loại, lắp ráp và đóng
gói.
Thương lượng: Đi đến thống nhất về giá và các điều khoản khác về giao dịch theo đó quyền sở hữu được chuyển giao.
Lưu chuyển vật chất: Vận chuyển và lưu kho hàng hoá. Tài trợ: Có đủ nguồn tài chính để chi phí cho kênh vận hành.
Chia sẻ rủi ro: Chia sẻ rủi ro với nhà sản xuất trong việc vận chuyển, lưu kho và tiêu thụ sản phẩm (Trương Đình Chiến, 2012).