2.1. Khái quát về kiểm soát nội bộ
2.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Trong doanh nghiệp, kiểm soát là phương thức để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Căn cứ vào phạm vi kiểm soát, kiểm soát được phân chia thành kiểm soát từ bên trong (hay là kiểm soát nội bộ) được thực hiện bởi những người bên trong đơn vị và kiểm sốt từ bên ngồi (ngoại kiểm) được thực hiện bởi những cá nhân/tổ chức bên ngồi đơn vị. Khái niệm Kiểm sốt nội bộ được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 1929 trong công bố của Cục Dự trữ liên bang Mỹ. Cụ thể, Kiểm sốt nội bộ là một cơng cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, đây cũng là cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên.
Đến năm 1936, khái niệm kiểm soát nội bộ được Hiệp hội kiểm tốn viên cơng chứng Mỹ (AICPA) làm rõ, “kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức
được chấp thuận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong việc ghi chép của sổ sách” [9, tr5], như
vậy, mục tiêu của kiểm soát nội bộ đã được bổ sung là đảm bảo số liệu kế tốn một cách chính xác.
Khái niệm kiểm soát nội bộ tiếp tục được nghiên cứu và làm rõ. Đến năm 1992, khi Ủy ban COSO phát hành báo cáo kiểm sốt nội bộ - Khn khổ hợp nhất (Internal Control – Intergrated framework), khái niệm kiểm sốt nội bộ được trình bày một cách đầy đủ. Bên cạnh đó, vào năm 2003, chuẩn mực kiểm tốn quốc tế (ISA 315) do Ủy ban Chuẩn mực kiểm toán và các dịch vụ đảm bảo quốc tế thuộc Liên đồn kế tốn quốc tế ban hành cơ bản cũng đồng nhất với định nghĩa về Kiểm soát nội bộ trong Báo cáo COSO 1992.
Theo quan điểm của COSO:
Ủy ban COSO (Theo Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission) ra đời năm 1992 tại Mỹ nhằm tìm ra giải pháp ngăn ngừa các vụ gian lận và hỗ trợ kinh tế phát triển. Ủy ban COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (The National Commission on Fraudulent Financial Reporting – cịn được gọi là Treadway Commission). Báo cáo COSO có 4 phần nghiên cứu hệ thống về kiểm soát nội bộ, tạo nền tảng lý luận về kiểm soát nội bộ sau này. Theo COSO 1992, “Kiểm sốt nội bộ là q trình do
người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính; Đảm bảo sự tuân thủ của các quy định và luật lệ; đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả” [6, tr 2]. Như vậy, kiểm soát
nội bộ được định nghĩa với 4 yếu tố quan trọng gồm: Quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình, tức là khẳng định kiểm sốt nội bộ khơng
phải là một sự kiện, tình huống nào đó mà là một chuỗi các hoạt động xảy ra trong một doanh nghiệp. Việc thiết lập kiểm soát nội bộ mang tới hiệu quả cho các nhà quản trị khi xây dựng nó như một phần trong hoạt động của doanh nghiệp, biến kiểm soát nội bộ là một công cụ để quản lý, giảm thiểu áp lực về thủ tục hành chính trong doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ là một phần hữu hiệu giúp ích nhà quản trị đạt được mục tiêu của mình.
Kiểm sốt nội bộ do con người thực hiện và chi phối. Con người ở đây
được hiểu là những nhà quản trị doanh nghiệp, ban điều hành, các cấp quản lý và cán bộ nhân viên. Con người đặt ra mục tiêu, tiến hành hành động để đạt được mục tiêu trên cơ sở song hành cùng cơ chế kiểm soát. Kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người, nó tạo ra ý thức kiểm sốt ở mỗi cá nhân và định hướng hành động của họ theo các mục tiêu chung của tổ chức.
Đảm bảo tính hợp lý, do những hạn chế tiềm tàng trong kiểm sốt nội bộ như
sai sót của những cá nhân tham gia q trình kiểm sốt, sự lạm dụng quyền hạn của ban quản trị, hạn chế về năng lực của CBNV…vv, kiểm soát nội bộ chỉ mang lại một sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản trị về việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Báo cáo COSO 2004 đã mở rộng tìm hiểu kiểm soát nội bộ theo hướng thiên về quản trị rủi ro doanh nghiệp, cụ thể “Quản trị rủi ro doanh nghiệp là một quá
trình do Hội đồng quản trị, các cấp quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được áp dụng cho việc thiết lập các chiến lược liên quan đến toàn đơn vị và áp dụng cho tất cả các cấp độ trong đơn vị, được thiết kế để nhận được các sự kiện tiềm tang có thể ảnh hưởng đến đơn vị và quản trị rủi ro trong phạm vi chấp nhận được rủi ro nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý về đạt được các mục tiêu của đơn vị” [11].
Khái niệm kiểm soát nội bộ được cập nhật và bổ sung một cách đầy đủ tại báo cáo COSO 2013, theo đó, “Kiểm sốt nội bộ là một quá trình do người quản lý,
HĐQT và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ” . Như vậy, mục tiêu báo cáo đã được mở rộng ở COSO 2013 liên quan
đến độ tin cậy của báo cáo tài chính và các báo cáo nội bộ khác.
Khái niệm Kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO có thể khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Khái quát khái niệm kiểm soát nội bộ theo quan điểm COSO
(Nguồn: http://truongnganhang.edu.vn)
Quan điểm theo Liên đồn Kế tốn quốc tế IFAC:
Chuẩn mực kiểm toán ISA 315 được IFAC cơng bố năm 2003, theo đó, Kiểm sốt nội bộ được hiểu “là một q trình do bộ máy quản lý, Ban Giám đốc và các
nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu BCTC đáng tin cậy, pháp luật và các quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” [2]. Như vậy, kiểm soát nội bộ là quá
trình nhằm hướng tới 3 mục tiêu:
Một là bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin là cơ sở đưa ra quyết
định của một nhà quản trị. Việc đảm bảo thông tin tin cậy sẽ giúp nhà quản trị đưa ra được những quyết định đúng đắn và kịp thời. Nguồn thông tin của doanh nghiệp được thu thập từ nhiều bộ phận như thơng tin tài chính từ Phịng tài chính kế tốn, thơng tin tài sản từ Văn Phịng Cơng ty, thơng tin nhân sự từ Phòng tổ chức nhân sự…vv. Thơng tin cần đảm bảo kịp thời, chính xác và tin cậy nhằm phản ánh đúng thực trạng hoạt động. Kiểm sốt nội bộ là q trình thiết lập các thủ tục, chính sách nhằm đảm bảo thơng tin cung cấp tới nhà quản lý là tin cậy và kịp thời.
Hai là bảo đảm việc tuân thủ quy định pháp luật: Tuân thủ quy định của pháp
luật là điều cần thiết để doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong mọi thể chế chính trị. Kiểm sốt nội bộ giúp các cá nhân trong doanh nghiệp có ý thức chấp hành quy định, nội quy, đảm bảo q trình hoạt động ln tn theo quy định mà đơn vị, nhà nước đã đặt ra.
Ba là bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Hiệu quả hoạt
động giúp doanh nghiệp duy trì tình trạng và phát triển trong tương lai. Đối với doanh nghiệp trong thời đại thị trường hiện nay, hiệu quả kinh tế luôn là mối quan tâm của mọi nhà quản trị. Những câu hỏi được đặt ra là làm thế nào để tránh thất thốt lãng phí, tận dụng tối đa nguồn lực trong hoạt động và tăng năng suất làm việc được đề cấp khi nhắc đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ là quá trình được thiết lập nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý tại Đơn vị.
Như vậy, quan điểm của COSO và IFAC đã cho thấy sự quan trọng của kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp. Kiểm sốt nội bộ khơng chỉ dừng lại là hoạt động yêu cầu, bắt buộc mà nó là hoạt động thiết thực, phục vụ cho chính q trình làm việc của CBNV, đặc biệt là các nhà quản trị trong doanh nghiệp.