4.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm sốt nội bộ đối với tài sản tại Cơng ty
4.2.2. Áp dụng phần mềm nhằm nâng cao kiểm soát nội bộ đối với tài sản
Việc áp dụng phần mềm ngày càng phổ biến tại những doanh nghiệp Việt Nam trong thời đại bùng nổ công nghệ 4.0, đặc biệt là những doanh nghiệp thuộc hệ thống Ngân hàng TMCP. Trong giai đoạn 2020 – 2025, tiêu chí hành động của Cơng ty MBAMC là “Đổi mới”, đó là việc thay đổi cách thức làm việc, phương pháp, công cụ làm việc nhằm rút ngắn thời gian nhưng vẫn đảm bảo được hiệu quả của quá trình. Giải pháp “Đổi mới” phù hợp nhất đối với MBAMC giai đoạn này chính là áp dụng cơng nghệ thơng tin mà cụ thể ở đây là những phần mềm CNTT vào từng nghiệp vụ, bước công việc trong hoạt động của Công ty. Đối với hệ thống kiểm soát đối với tài sản, áp dụng phần mềm khơng những giúp ích cho nhà quản trị quản lý tài sản của mình mà cịn giúp phần rút ngắn thời gian đáp ứng tài sản, tăng cường chất lượng dịch vụ nội bộ của các bộ phận, cải thiện văn hóa doanh nghiệp tại Cơng ty.
Căn cứ thực trạng về hoạt động quản lý tài sản tại MBAMC, cao học viên xin đề xuất lộ trình chi tiết để áp dụng phần mềm của Công ty như sau:
Bảng 4.1: Lộ trình đề xuất triển khai phần mềm quản lý tài sản tại MBAMC Bước Nội dung thực hiện Thời gian Nhân sự tham gia
I Giai đoạn tiền đề để áp dụng phần mềm
1
Ban hành tiêu chuẩn, định mức trang bị các thiết bị, tài sản tại MBAMC 1 tháng Bộ phận MS&QLTS – Văn Phịng Cơng ty; Phịng TCKT. 2 Rà sốt tồn bộ thơng tin tài sản
tại Công ty (trên sổ và thực tế) 2 tháng
3
Thực hiện theo dõi CCDC thông qua mã QR Code và ban hành quy định hướng dẫn kèm theo
15 ngày
II
Giai đoạn triển khai dự án phần mềm mua sắm và quản lý tài sản
6 tháng
1 Giai đoạn chuẩn bị dự án (Prepare)
Ban lãnh đạo Công ty, Văn Phòng Cơng ty, Phịng TCKT, Phòng CNTT, CBNV Công ty (khâu vận hành)
2 Giai đoạn tư vấn giải pháp (Explore)
3 Giai đoạn hiện thực giải pháp (Realize)
4 Giai đoạn chuyển đổi đưa vào vận hành (Deploy)
5 Giai đoạn vận hành và hỗ trợ(Run)
a) Giai đoạn tiền đề để áp dụng phần mềm:
-Ban hành tiêu chuẩn, định mức trang bị các thiết bị, tài sản tại MBAMC: Việc ban hành tiêu chuẩn, định mức trang bị các thiết bị, tài sản tại MBAMC là bước đầu tiên và không thể thiếu khi áp dụng phần mềm vào việc quản lý tài sản. Mỗi Đơn vị hoặc cá nhân đều được trang bị một số tài sản, trang thiết bị nhất định. Từ quy định về việc trang bị này, CBNV thực hiện công tác quản lý tài sản sẽ biết Đơn vị/cá nhân nào phải tiến hành bổ sung hoặc điều chuyển tài sản
thừa, thiếu. Tiêu chuẩn, định mức trang bị thiết bị, tài sản cũng cung cấp cho CBNV quản lý tài sản thông tin về việc một tài sản đã hết khấu hao hay chưa? Từ đó, Cơng ty sẽ lên kế hoạch thanh lý tài sản tương ứng trong năm hoặc những năm tiếp theo. Quy định về tiêu chuẩn, định mức trang bị thiết bị, tài sản tại MBAMC cần có các nội dung sau:
+Nguyên tắc trang bị, sử dụng trang thiết bị: Quy định nguyên tắc chung trong việc trang bị thiết bị, tài sản tại MBAMC, nguyên tắc về việc thay thế tài sản khi hết hạn hoặc khi có luân chuyển cán bộ.
+Các chức danh được trang bị phương tiện vận tải, hạ tầng nội thất và trang thiết bị theo yêu cầu công tác, không quy định số lượng cụ thể: Quy định các chức danh mà MBAMC sẽ không quy định cụ thể về tiêu chuẩn trang bị, thiết bị do đặc thù nghề nghiệp (Có thể là các chức danh thuộc cấp Hội đồng thành viên Cơng ty, kiểm sốt viên)
+Tiêu chuẩn định mức phương tiện vận tải, hạ tầng nội thất, trang thiết bị cho đơn vị (Phòng/Ban/Trung tâm/Hội Sở/Chi nhánh)
+Tiêu chuẩn định mức hạ tầng nội thất, trang thiết bị cho cá nhân theo vị trí chức danh (Tổng Giám đốc, Ban điều hành, kế toán trưởng, Giám đốc trung tâm, Cấp CEO – 1…vv)
+Tiêu chuẩn thời hạn sử dụng phương tiện vận tải,hạ tầng nội thất, trang thiết bị Công ty
+Trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị trong tổ chức thực hiện Quy định. Ngồi ra, hằng năm, Cơng ty sẽ tiến hành thực hiện xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật của trang thiết bị từng thời kỳ để có kế hoạch chi tiết về việc sử dụng/thay thế tài sản.
-Rà soát tồn bộ thơng tin tài sản tại Cơng ty (trên sổ và thực tế): Giai
đoạn rà sốt thơng tin tài sản là giai đoạn mất nhiều thời gian và công sức nhất tại MBAMC, bởi lẽ, tuổi thọ tài sản tại MBAMC cao (nhiều tài sản đang sử dụng được mua từ những năm 2010, 2011..vv), ngồi ra, Cơng ty đã tiến hành chuyển trụ sở nhiều lần trong thời gian hoạt động, dẫn đến việc thất lạc, mất mát tài sản. Mục đích của việc rà sốt thơng tin tài sản chính là xác định được cụ thể, chính xác một tài sản được ghi trên sổ sách của Công ty hiện tại đang ở đâu, do cá nhân nào sử dụng, thông số kỹ thuật chi tiết của tài sản.
-Thực hiện theo dõi CCDC thông qua mã QR Code và ban hành quy định hướng dẫn kèm theo: Sau khi hoàn thành việc rà sốt thơng tin của tài sản,
Công ty bước vào giai đoạn theo dõi tài sản, CCDC thông qua mã QR Code. Cụ thể, mỗi tài sản, CCDC sẽ được theo dõi qua một mã QR Code duy nhất. Tem QR Code sẽ được dán trên mỗi tài sản, Tem QR Code bao gồm mã QR Code cùng những thông tin cơ bản về tài sản như tên tài sản, cá nhân đang sử dụng tài sản, mã nhân viên, địa điểm của tài sản. MBAMC cũng cần ban hành quy định liên quan đến việc theo dõi tài sản thông qua mã QR Code, làm tiền để để triển khai giai đoạn áp dụng phần mềm sau này.
b) Giai đoạn triển khai dự án phần mềm quản lý tài sản
Giai đoạn triển khai dự án phần mềm quản lý tài sản được chia thành 5 giai đoạn nhỏ như sau:
-Giai đoạn chuẩn bị dự án (Prepare): Chuẩn bị dự án chính là khâu đầu tiên
đối với mỗi dự án phần mềm, tại đây, các cá nhân tham dự dự án phần mềm quản lý tài sản sẽ tiến hành tổ chức dự án, vai trò trách nhiệm, xây dựng điều lệ dự án, khởi động dự án, hướng dẫn khảo sát và thực hiện khảo sát.
-Giai đoạn tư vấn giải pháp (Explore): Giai đoạn tư vấn giải pháp chính là
bước đội triển khai phần mềm tiến hành phân tích, xây dựng quy trình; Hội thảo và thống nhất quy trình; Phê duyệt quy trình cùng với việc xây dựng Master Data.
-Giai đoạn hiện thực giải pháp (Realize): Giai đoạn thực hiện giải pháp là
giai đoạn xây dựng hệ thống theo giải pháp; thiết kế và xây dựng báo cáo, chứng từ; Xây dựng test case; Đào tạo key user và hoàn thành Data Master.
-Giai đoạn chuyển đổi đưa vào vận hành (Deploy): Giai đoạn chuyển đổi
thống vận hành, chuyển đổi hệ thống; Đào tạo End user.
-Giai đoạn vận hành và hỗ trợ(Run): Giai đoạn vận hành và hỗ trợ là giai
đoạn cuối cùng trong quá trình thiết lập phần mềm quản lý tài sản tại MBAMC. Tại đây, Ban dự án sẽ thực hiện:
+Hỗ trợ người dùng vận hành hệ thống +Giám sát hệ thống vậnhành
+Hỗ trợ quyết toán kỳ (tháng ) đầutiên +Chuyển giao toàn bộ hệ thống
+Bảo hành và hỗ trợ vận hành từ xa