4.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm sốt nội bộ đối với tài sản tại Cơng ty
4.2.1. Giải pháp chung về các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ đối với tài sản
các phần mềm, xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh, làm cơ sở để các nhà quản trị đưa ra phán quyết đúng đắn, kịp thời.
Như vậy, việc không áp dụng phần mềm là tồn tại cơ bản, gây lãng phí thời gian, cơng sức và cũng là ngun nhân chính ngăn chặn sự hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC.
Một số nguyên nhân: Nguyên nhân gây ra tồn tại/hạn chế trong hệ thống
kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC như sau:
- Nhân sự quản lý tài sản ít, riêng Hội sở của Cơng ty, duy nhất 1 nhân sự thực hiện nhiệm vụ mua sắm và quản lý tài sản cho hơn 250 CBNV tại Hội sở. Chính lý do nhân sự mỏng, dẫn đến q trình kiểm sốt nội bộ, quản lý tài sản tại MBAMC không đảm bảo tính đầy đủ, tạo nhiều rủi ro liên quan đến việc mất mát tài sản.
- Tồn tại từ lịch sử để lại: Công ty được thành lập từ năm 2002 (18 năm trước), đã trải qua ít nhất 3 lần thay đổi trụ sở và hệ thống theo dõi, quản lý tài sản được thực hiện thủ cơng từ những ngày đầu thành lập. Chính vì lý do lịch sử để lại, việc thực hiện chuẩn hóa dữ liệu ban đầu cũng đã vô cùng thách thức đối với CBNV quản lý tài sản trước khi muốn áp dụng quản lý phần mềm đối với hoạt động trên.
4.2. Một số giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội
4.2.1. Giải pháp chung về các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ đối vớitài sản tài sản
a) Đối với Mơi trường kiểm sốt
Để hồn thiện mơi trường kiểm soát trong kiểm sốt nội bộ đối với tài sản tại MBAMC, Cơng ty cần thực hiện cập nhật lại Quy định mua sắm và quản lý tài sản (được ban hành từ năm 2016). Trong quá trình cập nhật Quy định mua sắm và quản lý tài sản, các nhà quản trị cần lưu ý gắn chặt quy định của Công ty với việc ứng dụng các giải pháp về Công nghệ thông tin trong q trình quản lý tài sản. Ngồi ra,
các nhà quản trị cũng cần thực hiện cập nhật các tên gọi Phịng Ban, chức danh nhân viên theo mơ hình tổ chức mới của MBAMC.
Đối với chính sách chi trả lương thưởng cho CBNV, MBAMC cần cân nhắc về tỷ trọng phần thưởng hiệu suất khối hỗ trợ trong tổng lương chi trả cho CBNV khối hỗ trợ hàng tháng. Các nhà quản trị cần thực hiện đánh giá mức độ ảnh hưởng của tỷ trọng thưởng hiệu suất khối hỗ trợ trong tổn lương, giữa việc hồn thành cơng việc và khơng hồn thành cơng việc, từ đó đưa ra mức tỷ trọng phù hợp đối với từng vị trí chức danh, nhờ vậy, các nhà quản trị MBAMC có thể định hướng được hành vi của người lao động thông qua cơ chế chi trả lương, thu nhập.
b) Đối với hoạt động đánh giá rủi ro
Hoạt động đánh giá rủi ro tại MBAMC cần phải tuân thủ quy trình đánh giá rủi ro, cụ thể:
- Bước 1: Thiết lập mục tiêu: Nhà quản trị MBAMC cần thống kê được tất cả những công việc, cá nhân tham gia thực hiện công việc trong hoạt động mua sắm và quản lý tài sản tại MBAMC. Từ đó, nhà quản trị sẽ hình dung được bước tranh chi tiết nhất về cách thức vận hành, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các phòng ban, thứ tự thực hiện của các quy trình.
- Bước 2: Xác định nguy cơ và rủi ro có thể xảy ra: Nhà quản trị căn cứ trên quy trình thực hiện cơng việc vừa mơ tả, xác định nguy cơ có thể xảy ra rủi ro đối với kiểm soát nội bộ tài sản tại MBAMC. Nguy cơ có thể từ những yếu tố bên trong như CBNV biển thủ tài sản, sử dụng tài sản sai mục đích, do quy trình mua sắm và quản lý tài sản tại MBAMC chưa phù hợp, hoặc có thể từ những yếu tố bên ngồi doanh nghiệp như thay đổi thể chế, chính sách, ảnh hưởng của bão lụt, thiên nhiên ..vvv.
- Bước 3: Đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra rủi ro: Căn cứ vào lịch sử hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản trị xác định mức độ nghiêm trọng của rủi ro có thể xảy ra đối với kiểm sốt nội bộ tài sản tại MBAMC. Mức độ nghiêm trọng hay khả năng gây thiệt hại thường được phân chia theo 5 cấp độ (từ 1 đến 5). Giá trị thiệt hại của từng cấp độ có thể khác nhau và phụ thuộc vào đặc tính
của doanh nghiệp.
Nhà quản trị tại MBAMC căn cứ trên lịch sự hoạt động tại MBAMC xác định khả năng xảy ra của một rủi ro trong kiểm soát nội bộ đối với tài sản. Thơng thường, các nguồn thơng tin có thể lấy từ các báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm soát nội bộ, biên bản kiểm tra, thanh tra trong và ngoài đơn vị. Khả năng xảy ra cũng được chia theo 5 cấp độ (từ 1: rất hiếm xảy ra tới 5: Thường xuyên xảy ra).
- Bước 4: Xác đinh cấp độ rủi ro: Sau khi nhà quản trị tại MBAMC xác định được mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra, nhà quản trị xác định được cấp độ rủi ro bằng việc kết hợp hai yếu tố trên, tạo thành bảng ma trận 5*5.
- Bước 5: Thiết lập các biện pháp kiểm soát: Sau khi xác định được các cấp độ rủi ro trong kiểm soát nội bộ đối với tài sản, nhà quản trị MBAMC cần thực hiện các biện pháp kiểm soát với mức độ ưu tiên dựa trên các cấp độ rủi ro khác nhau, biện pháp kiểm sốt có thể là thiết lập quy trình đánh giá rủi ro, hướng dẫn, biểu mẫu, quy định... Nhà quản trị ưu tiên kiểm soát rủi ro kiểm soát nội bộ đối với tài sản ở mức độ rủi ro cao và rất cao, cịn đối với các hoạt động có mức độ rủi ro trung bình thì có thể xem xét đưa ra biện pháp phù hợp
- Bước 6: Chỉ định người thực hiện và theo dõi đánh giá
c) Đối với hoạt động kiểm soát
Do Tổng Giám đốc MBAMC chưa tiến hành ủy quyền tới các Cán bộ quản lý tại Hội Sở Công ty về thẩm quyền phê duyệt mua sắm tài sản tại Hội Sở nên toàn bộ giao dịch mua sắm tài sản tại Hội Sở MBAMC đẩy lên Tổng Giám đốc phê duyệt. Chính vì nguyên nhân này mà thời gian đáp ứng, giải quyết nhu cầu về mua sắm tài sản tại MBAMC bị kéo dài do hồ sơ tập trung tại Tổng Giám đốc Công ty chưa phê duyệt kịp. Do vậy, các nhà quản trị MBAMC cần thống kê các danh mục giao dịch mua sắm tài sản trong năm của Cơng ty, đưa ra những giao dịch có giá trị thấp, ít rủi ro và đề xuất vào danh sách Tổng Giám đốc ủy quyền cho Cán bộ quản lý cấp dưới để phê duyệt. Công ty cũng xây dựng quy định về kiểm tra, giám sát sau quá trình phê duyệt nhằm hạn chế rủi ro phê duyệt sai thẩm quyền, hoặc nội dung phê duyệt không phù hợp.
Cải tiến hệ thống thông tin và truyền thơng được đánh giá là chìa khóa nhằm nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC, bởi lẽ: Quy mô tài sản của Công ty lớn với hơn 3000 đầu tài sản, vòng đời tài sản lại rất rộng, hiện vẫn tồn tại những tài sản từ ngày đầu thành lập công ty (năm 2002).
Nâng cấp hệ thống thông tin truyền thông bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp Đơn vị/Cá nhân phát sinh nhu cầu rút ngắn thời gian đề xuất; Đơn vị mua sắm và quản lý tài sản rút ngắn thời gian kiểm tra; Phòng TCKT và cấp thẩm quyền sẽ rút ngắn thời gian kiểm soát và phê duyệt do giữ liệu được xác định và lưu trữ trên phần mềm.