2.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát trong kiểm soát nội bộ là các hành động được thiết lập bởi các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo những chỉ dẫn của nhà quản lý trong việc giảm thiểu rủi ro để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Các hoạt động kiểm sốt nên là một phần khơng thể tách rời trong các tác nghiệp hàng ngày của một doanh nghiệp. Một kiểm sốt nội bộ có hiệu quả cần có cơ cấu kiểm soát đúng đắn, đồng thời các hoạt động kiểm soát được xác định ở tất cả các cấp của tổ chức và tại rất nhiều giai đoạn của quá trình hoạt động, bao gồm cả môi trường công nghệ.
Hoạt động kiểm soát phải đạt được những nội dung sau:
-Phân chia trách nhiệm thích hợp: Một quy trình nghiệp vụ tại doanh
nghiệp cần phân chia rõ trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị tham dự quy trình nghiệp vụ đó, nhằm mục tiêu cá nhân, đơn vị biết được những công việc phải thực hiện và không bị chồng lấn với người khác.
-Phê chuẩn đúng đắn: Các nghiệp vụ hoạt động đều phải được phê chuẩn
bởi các cấp quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép.
-Kiểm soát chứng từ: Hoạt động kiểm soát chứng từ phải đảm bảo hệ thống
biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng; Các chứng từ được đánh số trước liên tục; Việc lập chứng từ đáp ứng kịp thời; chứng từ được lưu chuyển và bảo quản khoa học.
-Kiểm soát sổ sách: Hoạt động kiểm soát đối với sổ sách cần đảm bảo quá
trình thiết kế sổ sách phải hợp lý; Sổ sách được ghi chép kịp thời, chính xác và được bảo quản, lưu chữ khoa học.
việc phân quyền quản lý, tiếp cận tài sản, thông tin trong doanh nghiệp. Hoạt động kiểm kê được thực hiện định kỳ nhằm xác định đúng giá trị của tài sản, đồng thời xác định được quyền đối với tài sản đó.
-Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Khi tiến hành kiểm tra lại việc thực hiện
các loại thủ tục kiểm sốt nhằm có thể phát hiện các biến động bất thường, tìm ra nguyên nhân và xử lý kịp thời. Các thủ tục kiểm sốt là những chính sách, quy định thủ tục về kỹ thuật nghiệp vụ giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý. Nhờ những thủ tục kiểm soát, doanh nghiệp được đảm bảo quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong q trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
Các thủ tục kiểm soát cần được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ, đơn vị được kiểm soát, đồng thời được xây dựng theo 3 nguyên tắc chỉ đạo chung sau đây:
-Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Các công việc trong một tổ chức cần
phải được phân công cho mọi người, khơng để trình trạng một số người làm q nhiều việc trong khi một số khác lại khơng có người làm. Theo ngun tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chun mơn hóa trong cơng việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát. Ví dụ: Một cơng ty được thành lập bao gồm nhiều phòng ban cấu thành, ở mỗi phòng ban chịu trách nhiệm về một mảng cơng việc cụ thể như Phịng Tổ chức nhân sự, Phịng Tài chính kế tốn, Phịng Quản trị rủi ro và pháp chế …vv; những cá nhân trong 1 phòng ban cũng được phân chia công việc theo từng mảng, nghiệp vụ để đảm bảo phát huy tối đa nguồn lực, cũng như dễ dàng trong hoạt động quản trị. Khi phát sinh công việc liên quan đến tuyển dụng, các Đơn vị sẽ liên hệ tới chuyên viên tuyển dụng tại Phòng Tổ chức nhân sự để được hỗ trợ; hoặc khi phát sinh hợp đồng cần rà soát, Đơn vị sẽ liên hệ tới chuyên viên pháp chế thuộc Phòng QTRR&PC. Như vậy, việc phân công, phân nhiệm không những làm tối ưu trong hoạt động quản trị mà còn giúp các Đơn vị trong cơng ty biết được nơi nào có thể giải quyết những vấn đề phát sinh mà mình đang gặp phải.
-Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp
(nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn. Ví dụ: trong nghiệp vụ mua hàng, kế tốn hàng hóa sẽ khơng đồng thời là nhân sự phụ trách kho vì nếu khơng, Cơng ty có thể đối mặt với rủi ro điều chỉnh số liệu trên sổ sách sai lệch nhằm biển thủ hàng hóa trong kho.
-Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm sốt
thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn một cách đúng đắn. Một tổ chức cần phân công công việc cũng như ủy quyền đối với các mảng hoạt động nhằm tránh tình trạng một người làm tất cả một việc.
Uỷ quyền được hiểu là cá nhân/tổ chức cho phép cá nhân/tổ chức khác có
quyền đại diện mình quyết định, thực hiện một hành động pháp lý nào đó và vẫn phải chịu trách nhiệm đối với việc cho phép/uỷ quyền đó. Ví dụ: Cơng ty trong năm phát sinh rất nhiều hoạt động mua sắm máy tính, Tổng Giám đốc Cơng ty ủy quyền cho Chánh Văn Phịng Cơng ty thay mặt thực hiện việc ký hợp đồng, biên bản thanh lý, nghiệm thu sản phẩm đối với đối tác nhằm tiết kiệm thời gian và dành cho xử lý các vấn đề khác quan trọng hơn trong Công ty.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc
trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn gồm 2 loại:
+ Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách
chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.
+ Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt.
Cụ thể như hoạt động phê chuẩn đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra.
Các hoạt động kiểm soát liên quan đến mua sắm tài sản: Đơn vị xác định
nhu cầu mua sắm tài sản hằng năm, lập kế hoạch và tiến hành trình cấp thẩm quyền phê duyệt. Kế hoạch mua sắm tài sản căn cứ vào kế hoạch tăng trưởng, kinh doanh của đơn vị, kế hoạch về nhân sự cũng như thanh lý tài sản…vv. Sau khi kế hoạch mua sắm tài sản được phê duyệt, Công ty tổ chức mua sắm và ký kết hợp đồng. Việc tổ chức mua sắm cần tuân thủ quy định của pháp luật và Công ty liên quan đến đấu thầu mua sắm tài sản. Tài sản khi mua về cần được nghiệm thu trước khi ký bàn giao với nhà cung cấp. Thành phần nghiệm thu của bên mua thường gồm bộ phận quản
lý tài sản, bộ phận kỹ thuật, đơn vị sử dụng, kế tốn hàng hóa. Tài sản bàn giao phải đảm bảo số lượng và đầy đủ tính năng theo hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp. Sau khi đáp ứng đầy đủ các nội dung trên, đơn vị mới tiến hành ký biên bản bàn giao và nghiệm thu tài sản làm cơ sở để thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp.
Các hoạt động kiểm soát liên quan đến quản lý và sử dụng tài sản: Tài sản
mua về sẽ được bàn giao tới đơn vị sử dụng, lập biên bản bàn giao và sổ theo dõi tài sản. Trong suốt quá trình sử dụng tài sản, tài sản phải được quản lý, theo dõi cả về mặt hiện vật lẫn giá trị. Các công việc thường xuyên được thực hiện trong quá trình quản lý tài sản gồm: trích khấu hao, kiểm kê đột xuất, định kỳ, sử chữa tài sản, theo dõi bảo dưỡng, bảo hành, điều chuyển tài sản; thanh lý tài sản.
Các hoạt động kiểm soát liên quan đến thanh lý tài sản: Sau mỗi kỳ kiểm
kê tài sản, bộ phận quản lý, sử dụng tài sản sẽ tiến hành tổng hợp nhu cầu thanh lý tài sản. Những tài sản đủ điều kiện thanh lý như hư hỏng khơng cịn sử dụng được, hết thời hạn sử dụng, khơng cịn nhu cầu sử dụng cũng như không thể điều chuyển cho đơn vị khác, sử dụng tài sản khơng cịn hiệu quả, gây lãng phí …vv sẽ được đề xuất đưa ra thanh lý. Việc thanh lý cần lập hội đồng thanh lý tài sản nhằm đánh giá tài sản về mặt giá trị, tình trạng kỹ thuật làm cơ sở thanh lý. Hồ sơ thanh lý tài sản thường gồm: Đề nghị thanh lý tài sản, bảng tổng hợp tài sản thanh lý, Quyết định thành lập hội đồng thanh lý tài sản, Biên bản họp hội đồng thanh lý tài sản, quyết định thanh lý của cấp thẩm quyền.
Cuối cùng sau khi được cấp thẩm quyền phê duyệt thanh lý, đơn vị tổ chức thanh lý và ghi giảm tài sản , đồng thời cập nhật kết quả doanh thu, chi phí lên báo cáo tài chính.