2.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thơng tin và truyền thơng trong kiểm sốt nội bộ liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyền thơng hữu hiệu trong tồn doanh nghiệp, phục vụ việc thực hiện các mục tiêu kiểm sốt. Thơng tin và truyền thơng trong doanh nghiệp cần được thực hiện xuyên suốt theo chiều từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi cán bộ nhân viên nhận được những thông tin cần thiết, hiểu rõ thông điệp
từ nhà quản lý cấp cao.
Trong một doanh nghiệp, thông tin thường tạo nên từ: thông tin nhân sự, thơng tin kế tốn, thơng tin tài chính, thơng tin sản xuất…vv. Trong đó, có thể nói, thơng tin kế tốn là chủ yếu và đóng vai trị trung tâm trong việc kết nối các thông tin khác tạo nên thơng tin doanh nghiệp. Phịng kế tốn là phịng xử lý, cung cấp thơng tin nhiều nhất trong một đơn vị trên cơ sở tiếp nhận dữ liệu nghiệp vụ từ các đơn vị kinh doanh, phòng ban liên quan. Thơng tin kế tốn trong một doanh nghiệp bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống bảng tổng hợp cân đối…vv. Chứng từ kế toán là tài liệu cũng như phương tiện ghi dấu các nghiệp vụ kinh tế, cung cấp thông tin về nghiệp vụ và kết quả của nó. Tài khoản kế tốn là cách thực phân loại, hệ thống hóa các loại tài sanrm nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Sổ kế tốn có vai trị lưu trữ những ghi chép của kế toán viên, phản ánh một cách có hệ thống thơng tin kế tốn theo đối tượng và thời gian ghi sổ. Bảng cân đối kế tốn cung cấp thơng tin tổng hợp về tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý, nhà đầu tư, cơ quan nhà nước dễ dàng sử dụng và đưa ra quyết định kinh tế tương ứng. Thơng tin chính xác giúp cho nhà quản trị, những người sử dụng thông tin đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời.
Chất lượng thơng tin và truyền thông chỉ được đảm bảo khi:
- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng tới ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thơng tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thơng tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại.
- Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người khơng có thẩm quyền.
- Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phịng chống thiên tai, hiểm họa hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
Kiểm sốt nội bộ hữu hiệu địi hỏi phải có các kênh thơng tin hiệu quả, đảm bảo truyền tải đúng đối tượng, nội dung.