2.3. Đặc điểm của tài sản có ảnh hưởng đến kiểm sốt nội bộ đối với tài sản trong
2.3.4. Yêu cầu đặt ra đối với kiểm soát nội bộ
Để kiểm soát nội bộ là hiệu lực, hiệu quả đối với tài sản, các doanh nghiệp cần thiết kế kiểm soát nội bộ đảm bảo những yêu cầu sau:
f) Về mơi trường kiểm sốt
Cũng giống như yêu cầu về môi trường kiểm soát trong kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, kiểm sốt nội bộ đối với tài sản địi hỏi doanh nghiệp phải đảm bảo
các yếu tố:
Tính chính trực và giá trị đạo đức:
Đối với hoạt động đầu tư mua sắm và sử dụng tài sản trong doanh nghiệp, ngay từ những nhà quản trị là những người trực tiếp kiểm sốt hoạt động trên cần phải tn thủ tính chính trực và giá trị đạo đức để làm gương cho CBNV cấp dưới noi theo. Ví dụ: Đối với những hoạt động mua sắm tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện cơng khai q trình mua sắm, sử dụng những hình thức như đấu thầu, chào thầu công khai, tránh trường hợp thông thầu giữa lãnh đạo phê duyệt và nhà thầu nhằm đạt mục đích vụ lợi cá nhân. Việc đầu tư sai mục đích những tài sản có giá trị lớn sẽ ảnh hưởng lâu dài tới hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy, tính chính trực và giá trị đạo đức giữ vai trò quan trọng đối với nhà quản trị trong doanh nghiệp, là kim chỉ nam dẫn đường cho hành vi, quyết định của nhà quản trị. Giá trị đạo đức đối với nhà quản trị, cán bộ tham gia vào công tác mua sắm, quản lý sử dụng tài sản là nhân tố quan trọng, là tiền đề xây dựng một mơi trường kiểm sốt hữu hiệu.
Sự tham gia của Ban quản trị và Ủy ban kiểm toán:
Ban quản trị và ủy ban kiểm toán tham gia vào q trình quản lý và sử dụng tài sản thơng qua việc giám sát các hoạt động của cấp dưới bằng các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm kê…vv. Một mơi trường kiểm sốt lành mạnh cần có sự cơng tâm từ Ban quản trị và ủy ban kiểm tốn nhằm đưa ra những phán xét, quyết định chính xác, kịp thời.
Cam kết về năng lực:
Hoạt động mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản đòi hỏi nguồn nhân lực có đạo đức, am hiểu về tính năng, cơng năng kỹ thuật của tài sản cũng như chuyên môn nghiệp vụ. Có như vậy, tài sản mới được sử dụng một cách hiệu quả, tránh lãng phí, tổn thất trong quá trình sử dụng.
Triết lý và phong cách điều hành của ban Giám đốc:
Nhà quản trị, Ban Giám đốc có quan điểm coi trọng tài sản sẽ hướng tới việc xây dựng kiểm soát nội bộ đối với tài sản một cách chặt chẽ, hiệu quả. Trái lại đó,
nếu ban giám đốc coi nhẹ tầm quan trọng của tài sản đối với doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ đối với tài sản trở nên lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ, từ đó, tạo ra những kẽ hở dẫn đến gây thất thốt, lãng phí nguồn lực trong doanh nghiệp. Như vậy, triết lý và phong cách điều hành của những người đứng đầu doanh nghiệp có ảnh hưởng vô cùng quan trọng đến mơi trường kiểm sốt, cũng như tác động trực tiếp đến việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức:
Trong quản lý tài sản đòi hỏi doanh nghiệp phải thiết lập hệ thống các cấp quản lý, phòng ban, bộ phận một cách chặt chẽ, đảm bảo mỗi bộ phận thực hiện các chức năng khác nhau, khơng bị chồng chéo hoặc bỏ sốt nhiệm vụ. Như vậy, cơ cấu tổ chức giúp cho nhà quản trị phân chia các lớp kiểm soát, giám sát, đảm bảo thực hiện các mục tiêu quản lý trong doanh nghiệp.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm:
Cùng với việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý về tài sản, nhà quản trị thực hiện xây dựng phân chia quyền hạn và trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận liên quan trong quá trình quản lý, sử dụng tài sản. Đối với phân công quyền hạn cần đảm bảo công việc đựa phân chia cho nhiều người trong một doanh nghiệp hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phân tách quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cùng một nghiệp vụ. Ví dụ giữa trách nhiệm ghi sổ kế toán với trách nhiệm bảo quản tài sản; trách nhiệm thực hiện với trách nhiệm kiểm sốt…vv. Việc thực hiện phân cơng quyền hạn và trách nhiệm hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu được rủi ro xảy ra gian lận và sai sót trong q trình quản lý tài sản.
Chính sách và thơng lệ nhân sự:
Tuyển dụng nhân sự bài bản, đào tạo nghiệp vụ cũng như xây dựng một chế độ tiền lương hợp lý sẽ giúp cho nhân sự gắn bó với doanh nghiệp, đồng thời, hạn chế rủi ro không đảm bảo chất lượng nhân sự ảnh hưởng tới quá trình quản lý, sử dụng tài sản sau này. Các chính sách đề bạt, khen thưởng, kỷ luật rõ ràng cũng tạo cơ hội cho nhân sự chứng minh năng lực của bản thân, gia tăng cơ hội phát triển, cơ
hội cống hiến cho tổ chức.
g) Về đánh giá rủi ro
Kiểm soát nội bộ đối với tài sản nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, tránh lãng phí, thất thốt cho doanh nghiệp. Để đạt được điều này, q trình đánh giá rủi ro trở nên vơ cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần mơ tả được quy trình, nghiệp vụ trong q trình mua sắm, quản lý sử dụng tài sản. Từ đó, xác định những rủi ro, kẽ hỏng trong quy định đã ban hành; xác định khả năng xảy ra của những rủi ro trên và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp.
h) Về hoạt động kiểm sốt
Chính sách kiểm sốt tài sản: Mỗi doanh nghiệp trước khi thực hiện các thủ
tục kiểm sốt tài sản đều phải xây dựng chính sách, quy trình cho việc mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản. Chính sách kiểm sốt tài sản sẽ giúp phần định hướng các thủ tục kiểm sốt của doanh nghiệp. Ví dụ về chính sách mua sắm tài sản: Trước khi mua sắm những tài sản có giá trị lớn trong năm như ô tô, nhà xưởng, những tài sản trên phải nằm trong dự toán mua sắm đầu năm đã được phê duyệt, đơn vị phải có kế hoạch sử dụng tài sản và các tài sản được sử dụng đảm bảo nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.
Về thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát đối với tài sản cần được các nhà
quản trị xây dựng dựa trên ba nguyên tắc chính gồm: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Kiểm sốt nội bộ đối với tài sản địi hỏi nhà quản
trị không thực hiện bố trí các nhiệm vụ vừa thực thi vừa phê chuẩn, vừa kiểm soát và thực thi hoặc vùa ghi sổ vừa bảo quản tài sản.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Công việc phải được phân công cụ thể và
rõ ràng tới từng bộ phận, cá nhân theo từng bước công việc, từ giai đoạn lập kế hoạch mua sắm đầu năm, phê duyệt kế hoạch, đề xuất mua sắm trong năm, phê duyệt và triển khai mua sắm tài sản, quản lý và sử dụng tài sản, kiểm kê và thanh lý tài sản.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Tổ chức càng lớn thì việc ủy quyền và
phân quyền phê chuẩn càng thể hiện tác dụng. Những nhà lãnh đạo càng cao sẽ tập trung quyền hành vào những yếu tố trọng yếu trong doanh nghiệp, những mảng công việc nhỏ sẽ được cấp dưới thay mặt ủy quyền giải quyết. Ủy quyền và phê chuẩn trong kiểm soát nội bộ đối với tài sản giúp nhà quản lý quản trị được thời gian sử dụng một cách hiệu quả, tránh quá tải trong cơng việc.
Kiểm sốt trong q trình mua sắm tài sản: Trước khi tiến hành mua sắm, đơn
vị phải thực hiện xác định nhu cầu mua sắm, lập kế hoạch mua sắm trình cấp thẩm quyền xem xét phê duyệt. Trong năm, khi phát sinh nhu cầu, căn cứ kế hoạch mua sắm đầu năm, đơn vị thực hiện lập đề nghị mua sắm trình cấp thẩm quyền xem xét phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, các phịng ban sẽ tiến hành mua sắm. Cơng việc này phải tuân thủ quy định của doanh nghiệp về hình thức mua (chào thầu cạnh tranh, đấu thầu, chỉ định thầu..vv). Những tài sản sau khi mua về phải được nghiệm thu, đối chiếu với thông tin đề nghị mua đã được duyệt, thông tin trên hợp đồng với nhà cung cấp trước khi ký biên bản bàn giao với nhà cung cấp. Tài sản sau đó sẽ được bàn giao tới cá nhân/đơn vị trong doanh nghiệp để đưa vào sử dụng, ở giai đoạn này, các bộ phận tiếp tục lập biên bản bàn giao tài sản tới người sử dụng. Các biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu là những tài liệu làm cơ sở thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp.
Kiểm sốt trong q trình quản lý tài sản: Một tài sản ngay sau khi bàn giao
cho người sử dụng phải được doanh nghiệp lập sổ theo dõi thơng tin, tình trạng tài sản. Trong quá trình sử dụng tài sản, tài sản phải được theo dõi và quản lý cả về mặt hiện vật lẫn giá trị. Tài sản phải được kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, được theo dõi đảm bảo tuân thủ quy định về bảo hành, bảo dưỡng và vận hành theo hướng dẫn của doanh nghiệp/hãng sản xuất. Mọi hoạt động làm ảnh hưởng công năng sử dụng tài sản đểu phải được đơn vị/cá nhân sử dụng báo cáo về ban lãnh đạo doanh nghiệp để đưa ra hướng xử lý kịp thời.
Kiểm sốt trong q trình kiểm kê, thanh lý tài sản: Doanh nghiệp thực hiện
các kỳ kiểm kê thường xuyên hoặc đột xuất theo nhu cầu. Sau mỗi đợt kiểm kê, doanh nghiệp cần thực hiện thống kê những tài sản hư hỏng, hết thời gian sử dụng, tài sản khơng cịn nhu cầu sử dụng mà khơng thể điều chuyển sang đơn vị khác. Những tài sản trên được tập hợp và đề xuất vào danh mục tài sản tiến hành thanh lý của doanh nghiệp. Tại mỗi kỳ thanh lý, doanh nghiệp cần lập hội đồng thanh lý nhằm xem xét danh mục tài sản thanh lý có phù hợp, xác định lại tình trạng của những tài sản cần thanh lý và xác định giá trị tài sản thanh lý. Hội đồng thanh lý sau khi thống nhất các nội dung trên sẽ trình cấp thẩm quyền xem xét phê duyệt. Cuối giai đoạn thanh lý, doanh nghiệp tổ chức bán tài sản khi có quyết định thanh lý và ghi giảm tài sản thanh lý, ghi tăng lợi nhuận (nếu có) và báo cáo kết quả thực hiện tới các cấp có thẩm quyền.
i) Về thơng tin và truyền thơng
Thơng tin và truyền thơng ln giữ vai trị quan trọng đối với bất kỳ thiết kế kiểm soát nội bộ nào trong một doanh nghiệp. Thông tin phải được truyền đạt một cách đầy đủ và chính xác tới từng cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp, từ đó mới phát huy hết vai trị của thơng tin trong doanh nghiệp. Đối với thơng tin kế tốn, những biến động về tài sản trong doanh nghiệp cần được tổng hợp, báo cáo định kỳ gửi tới những cá nhân, đơn vị liên quan trong doanh nghiệp. Ngồi ra, những thơng tin bên ngoài cũng phải được tiếp nhận, phản ánh đầy đủ, kịp thời với yêu cầu của pháp luật. Nhằm cung cấp thơng tin chính xác, phù hợp, doanh nghiệp phải thực
hiện ghi sổ, lập báo cáo kế toán, chứng từ kế toán và phải thiết kế hệ thống luân chuyển những chứng từ kế toán phù hợp.
Hồ sơ tăng – giảm tài sản thường gồm những tài liệu sau: tờ trình đề nghị mua hàng/thanh lý tài sản, kế hoạch mua sắm đầu năm đã được duyệt, hợp đồng mưa sắm, đơn đặt hàng, các biên bản nghiệm thu bàn giao với nhà cung cấp, biên bản bàn giao tài sản tới người sử dụng, hóa đơn bán hàng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, bảng tính và phân bổ chi phí/khấu hao của tài sản, biên bản kiểm kê tài sản…vv. Khi hạch toán tài sản, kế toán căn cứ vào hệ thống tài khoản tương ứng và tình bình biến động của tài sản (biến động tăng hay giảm). Toàn bộ chứng từ do các đơn vị bên trong/ngoài đơn vị phải được tập trung bản gốc về bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Bộ phận kế tốn có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, chính xác, phù hợp của chứng từ kế tốn và dùng chính những chứng từ trên làm cơ sở thực hiện ghi sổ kế toán.
Đối với tăng tài sản: Các tài sản mua về phải có đầy đủ các hồ sơ như: Hợp
đồng, biên bản bàn giao, biên bản thanh lý hợp đồng, hóa đơn mua bán, các hồ sơ liên quan. Khi tài sản đưa vào sử dụng phải thực hiện ký biên bản bàn giao tới cá nhân/tổ chức sử dụng tài sản. Căn cứ vào những tài liệu trên, kế toán hạch toán tăng tài sản đồng thời ghi thẻ tài sản, theo dõi và tính hao mịn/khấu hao tài sản theo quy định.
Đối với giảm tài sản: Hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản phải có đầy đủ
các hồ sơ như: Quyết định thành lập hội đồng thanh lý, biên bản họp hội đồng thanh lý, quyết định thanh lý tài sản của cấp có thẩm quyền phê duyệt, hơp đồng bán tài sản, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản bàn giao, hóa đơn bán hàng…vv và các hồ sơ liên quan. Căn cứ những hồ sơ trên, kế toán tiến hành hạch toán giảm tài sản, ghi nhận doanh thu, chi phí thanh lý.
Đối với hệ thống sổ sách, báo cáo: Sổ sách doanh nghiệp phải được ghi chép
đầy đủ và kịp thời những thông tin về tài sản như tên tài sản, nguyên giá, giá trị hao mịn, tình trạng tài sản, đơn vị/cá nhân sử dụng. Hệ thống báo cáo gồm các báo cáo tăng, giảm tài sản, báo cáo kiểm kê, khấu hao của doanh nghiệp. Báo cáo phải được định kỳ tổng hợp theo tháng, quý hoặc theo yêu cầu.
j) Về hoạt động giám sát
Doanh nghiệp cần có bộ phận giám sát nhằm xác định thực trạng kiểm soát nội bộ đối với tài sản đã được thiết kế, vận hành phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp hay chưa. Hoạt động giám sát cần phải thực hiện thường xuyên hoặc định kỳ để gia tăng kết quả mang lại. Giám sát thường xuyên là việc doanh nghiệp thiết lập hệ thống xem xét cá báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo tài sản, sửa chữa… hàng tháng, quý nhằm phát hiện những biến động bất thường. Giám sát định kỳ được thực hiện thơng qua những cuộc kiểm tốn do Ủy ban kiểm toán thực hiện một cách độc lập. Ủy ban kiểm toán xem xét, đánh giá tính tn thủ của CBNV tham gia trong kiểm sốt nội bộ đối với tài sản và sự phù hợp của các thiết kế kiểm soát trong doanh nghiệp. Kết quả của hoạt động giám sát là những kiến nghị nhằm gia tăng hiệu quả của kiểm soát nội bộ đối với tài sản trong một doanh nghiệp.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Kiểm soát nội bộ đối với tài sản là một hoạt động tất yếu trong quản lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải hiểu được đặc điểm của tài sản, cơ chế vận hành tài sản và yêu cầu trong quản lý, sử dụng tài sản mới có thể thiết lập một hệ thống kiểm sốt hiệu quả, đảm bảo phát hiện và ngăn ngừa những rủi ro tiềm tang, hạn chế thất thốt, lãng phí trong doanh nghiệp. Trên cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ, chương II của luận văn này đã trình bày các mục tiêu và yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ theo Báo cáo COSO, từ đó, cụ thể hóa lý luận về kiểm sốt nội bộ đối với tài sản trong Chương 2 của đề tài thơng qua việc phân tích, đánh giá thực trạng kiểm sốt nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội (MBAMC).
CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TÀI SẢN TẠI CÔNG TY TNHH QUẢN LÝ NỢ VÀ KHAI THÁC