Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội
4.1.1. Ưu điểm
Kiểm soát nội bộ đối với tài sản của MBAMC đã đảm bảo cơ bản các yếu tố cấu phần của một hệ thống kiểm soát hữu hiệu theo COSO 2013 gồm: Môi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thông, và giám sát.
Thứ nhất, về mơi trường kiểm sốt: Ban lãnh đạo MBAMC đã thể hiện tính
chính trực và các giá trị đạo đức trong kiểm soát nội bộ đối với tài sản, làm gương cho CBNV noi theo. MBAMC đã ban hành những quy định, quy trình nghiệp vụ yêu cầu những cá nhân liên quan đến hoạt động mua sắm, quản lý tài sản phải tuân thủ, chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật với những hành động của mình. Trong mơi trường kiểm sốt đối với tài sản tại MBAMC, sự tham gia của Ban quản trị và Ủy Ban kiểm toán cũng đã thể hiện rõ nét, khi Cơng ty có những quy định rõ ràng tại Điều lệ, hệ thống phân cấp thẩm quyền về quyền hạn, trách nhiệm của Ban quản trị và Ủy ban kiểm toán đối với kiểm soát nội bộ tài sản trong doanh nghiệp. MBAMC với cơ cấu nhân sự trẻ, được tuyển chọn qua 2 vòng tuyển dụng, đáp ứng cơ bản nhu cầu về cơng việc. Ngồi ra, Cơng ty cũng xây dựng , văn bản hóa quy định liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự theo năng suất lao động, cơ chế chi thu nhập, giúp phần minh bạch mơi trường kiểm sốt đối với tài sản, khích lệ CBNV cống hiến vào sự phát triển của Công ty. MBAMC thiết lập mơ hình cơ cấu tổ chức trục dọc, với các Phòng ban hệ thống tại Hội sở sẽ là đơn vị giao kế hoạch, giám sát và thực hiện kế hoạch tại Chi nhánh thông qua hệ thống quy định, chính sách. Các đơn vị tại MBAMC cũng được phân chia quyền hạn và trách
nhiệm, cơ bản không bị chồng chéo nhiệm vụ, bỏ sót nghiệp vụ trong q trình quản lý, sử dụng tài sản.
Thứ hai, về hoạt động kiểm soát: Có thể nói, hoạt động kiểm sốt tại MBAMC
đã được thực hiện, bao phủ tồn bộ quy trình mua sắm và quản lý tài sản tại Công ty, từ giai đoạn phát sinh nhu cầu mua sắm, đến khi thực hiện mua sắm, ban giao đưa vào sử dụng, quản lý trong q trình sử dụng, thanh lý và kiểm kê. Cơng ty đã xây dựng chi tiết các cấp kiểm soát, chức năng nhiệm vụ của từng cấp kiểm sốt trong một quy trình cụ thể thơng qua Quy định mua sắm và quản lý tài sản ban hành năm 2016. Các cấp kiểm sốt trong q trình kiểm sốt đối với tài sản tại Công ty khơng bị chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, chính vì vậy, q trình kiểm sốt được đảm bảo, đáp ứng các nguyên tắc về phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm.
Thứ ba, về thông tin và truyền thông: MBAMC thực hiện lập báo cáo tài chính
theo Thơng tư 200/2014-TT-BTC của Bộ Tài chính. Cơng ty đã xây dựng hệ thống báo cáo tài chính và quản trị liên quan đến tài sản. Ngoài ra, MBAMC cũng đã quy định về bộ hồ sơ, chứng từ trong một nghiệp vụ cụ thể đối với hoạt động mua sắm, quản lý tài sản. Năm 2019, MBAMC đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ M – Office vào hoạt động trình ký và quản lý văn bản. Nhờ ứng dụng CNTT trên, toàn bộ chứng từ của MBAMC được đẩy lên phần mềm quản lý, các thao tác trình ký thủ cơng bị loại bỏ thay bằng việc trình ký điện tử, rút ngắn thời gian trình ký, tìm kiếm và lưu trữ văn bản. Công ty cũng đã xây dựng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014-TT-BTC để nhằm phục vụ hoạt động hạch toán kế toán. Đặc biệt, hệ thống tài khoản được xây dựng chi tiết tới từng Phòng Ban, trung tâm kinh doanh đã giúp MBAMC xác định chi phí, theo dõi chi phí của từng Phịng Ban, Trung tâm kinh doanh, hỗ trợ đắc lực vào công tác quản trị.
Thứ tư, về hoạt động giám sát: Hoạt động giám sát kiểm soát nội bộ đối với tài
sản được xây dựng thơng qua q trình giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Giám sát thường xuyên tại MBAMC cơ bản đã đáp ứng được tính kịp thời về thu thập thơng tin, rủi ro trong quá trình hoạt động nhờ cơ chế tiếp nhận phản ánh thông qua tổng đài hotline, email, fax… tại Bộ phận kiểm soát chất lượng – Phòng
QTRR&PC. Giám sát định kỳ tại MBAMC được thực hiện thơng qua Phịng KTNB, Công ty cũng đã ghi nhận những kiến nghị của Phịng KTNB về kiểm sốt nội bộ đối với tài sản thơng qua hoạt động thẩm định báo cáo tài chính hằng năm, giúp phần định hình quản trị tại MBAMC, hồn thiện kiểm sốt nội bộ bên trong doanh nghiệp.
4.1.2. Tồn tại và nguyên nhân
a) Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt đối trong kiểm sốt nội bộ đối với tài sản tại MBAMC vẫn phát sinh một số tồn tại sau:
Chưa cập nhật quy định mua sắm và quản lý tài sản: Kể từ năm 2016 đến
nay, Công ty chưa từng cập nhật quy định liên quan đến hoạt động mua sắm và quản lý tài sản mặc dù đã có sự thay đổi về mơ hình tổ chức (chuyển từ mơ hình Chủ tịch Cơng ty sang mơ hình Hội đồng thành viên), điều này dẫn đến một số nội dung tại quy định trên khơng cịn phù hợp đối với hoạt động thực tế tại Cơng ty gây khó khăn trong việc áp dụng.
Chính sách chi trả lương thưởng cịn nhiều hạn chế: Mặc dù MBAMC đã
xây dựng cơ chế lương thưởng theo năng suất người lao động, tuy nhiên, tỷ trọng phần thưởng năng suất khối hỗ trợ chỉ chiếm 20% tổng lương hàng tháng của CBNV khối hỗ trợ, chưa tác động nhiều lên hành vi của CBNV, đặc biệt những người tham gia vào quá trình quản lý tài sản.
b) Đánh giá rủi ro
Có thể thấy, đánh giá rủi ro hiện là yếu tố chưa được chú trọng nhất trong 5 yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC. Công ty không thực hiện đánh giá rủi ro trong quá trình lập kế hoạch hoạt động liên quan đến tài sản, không xây dựng hệ thống chỉ tiêu tài chính nhằm nhận diện rủi ro trong q trình mua sắm, quản lý tài sản. MBAMC chỉ mới tập trung vào các rủi ro liên quan đến tính hiện hữu của tài sản, xây dựng cơ chế kiểm soát đối với những giao dịch mua bán tài sản có giá trị trên 50 triệu động mà chưa đi sâu vào quy trình hoạt động của các đơn vị để tìm kiếm những rủi ro trong quá trình làm việc và đưa ra cách
thức xử lý hữu hiệu. Hoạt động đánh giá rủi ro tại MBAMC chưa phát huy được tính hiệu quả trong việc nhận diện rủi ro, đo lường và xử lý rủi ro, tiềm ẩn rủi ro trong quá trình quản lý, sử dụng tài sản.
c) Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát trong kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC cơ bản đã đáp ứng được những yêu cầu của nhà quản trị tại MBAMC, đảm bảo các nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm. Dẫu vậy, hoạt động kiểm soát hiện vẫn tồn tại hạn chế về phân quyền tập trung tại Hội sở MBAMC. Cụ thể, toàn bộ giao dịch mua bán tài sản tại Hội Sở Công ty hiện do Tổng Giám đốc MBAMC phê duyệt, Công ty không có cơ chế ủy quyền lại cho các cá nhân khác. Việc phân quyền tập trung tại Hội sở dẫn đến quá trình xử lý mua sắm bị chậm do Tổng Giám đốc Công ty phải xử lý quá nhiều giao dịch trong ngày. Nhân sự tại Hội sở MBAMC khoảng 250 người, các vấn đề phát sinh như mua mới con chuột, bàn phím, thay USB, ổ cứng xuất hiện hàng ngày. Quá trình xử lý bị thụ động, mất thời gian đã ảnh hưởng trực tiếp tới công việc của CBNV phát sinh nhu cầu mua sắm.
d) Thông tin và truyền thông:
Mặc dù MBAMC đã áp dụng hệ thống phần mềm M- Office hỗ trợ công tác quản lý văn bản nội bộ, tuy nhiên M – Office chỉ khắc phục được 1 phần nhỏ trong cả quá trình mua sắm và quản lý tài sản (đặc biệt là hoạt động quản lý tài sản của Cơng ty). Tồn bộ q trình thực hiện (ngoại trừ việc áp dụng trình kỳ trên M – Office) đều được thực hiện thủ công. Cụ thể:
Giai đoạn phát sinh nhu cầu: Đơn vị tiến hành lập yêu cầu mua sắm, trình
trên M – Office. Quá trình trên mất thời gian do M – Office chỉ nhận bản PDF, cá nhân thực hiện ghi nhận các thông tin tài sản yêu cầu mua sắm và chuyển phiếu yêu cầu cho CBQL phê duyệt trước khi lên Văn Phịng Cơng ty xét duyệt. Vấn đề phát sinh khi một cá nhân bị hư hỏng các thiết bị làm việc như máy tính, CBNV sẽ phải tiến hành yêu cầu 1 nhân sự hỗ trợ để thực hiện gửi yêu cầu mua máy tính do máy tính của mình khơng sử dụng được, điều này vừa gây tốn thời gian lẫn nguồn lực của Công ty.
số liệu thủ công số liệu tài sản trong kho (hay thực tế) và số lượng nhân sự tại đơn vị. Nếu tài sản thực tế nhiều hơn số lượng nhân sự, chuyên viên mua hàng sẽ tiến hành điều chuyển tài sản cho cá nhân cần mà không tiến hành duyệt đề nghị mua hàng. Do quá trình trên được tiến hành thủ cơng và chưa tích hợp với các phần mềm, giai đoạn lấy số liệu số lượng nhân sự mất nhiều thời gian do chuyên viên mua hàng phải gửi mail yêu cầu tới Phòng Tổ chức nhân sự để yêu cầu cung cấp số liệu nhân sự (Mặc dù Phịng TCNS tại Cơng ty đã sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Hris).
Giai đoạn quản lý, luân chuyển tài sản: Cũng tương tự quá trình xét
duyệt tài sản, do khơng có phần mềm để quản lý nên tồn bộ thơng tin về tài sản mua được chuyên viên mua hàng ghi nhận thủ công trên file excel. Điều này dẫn đến rủi ro ghi sót dữ liệu hoặc ghi sai thơng tin do toàn bộ phụ thuộc vào con người. Khi phát sinh yêu cầu về luân chuyển tài sản, chuyên viên mua hàng tiếp tục ghi nhận thủ công trên file excel nội dung luân chuyển, cá nhân/Đơn vị nhận tài sản. Có thể nói, hoạt động trên tiềm ẩn rất nhiều rủi ro trong việc quản lý tài sản của MBAMC.
Giai đoạn kiểm kê, thanh lý tài sản: Đây có thể nói là giai đoạn gian nan
nhất trong quá trình quản lý tài sản của nhân sự mua hàng tại MBAMC. Mặc dù đã có phần mềm kế tốn, nơi lưu giữ thơng tin tài sản khi tiến hành mua sắm, tuy nhiên, việc hạch toán, ghi nhận số liệu trên phần mềm đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kiểm kê tại Công ty. Cụ thể: Khi tiến hành mua 1 lơ 8 máy tính xách tay, nhân viên kế toán sẽ ghi nhận cả 8 máy tính trên vào sổ theo dõi tài sản và đối tượng mua sắm được ghi theo đơn vị (không phải cá nhân sử dụng). Nhân viên mua hàng sẽ phải tiến hành chia tách số lượng 8 máy tính đang được ghi nhận trên 1 dịng của phần mềm kế tốn, xác định lại cụ thể cá nhân nào sử dụng để tiến hành đối chiếu, kiểm kê. Không những thế, do chưa có phần mềm, Cơng ty cũng chưa áp dụng quản lý tài sản theo QR Code (gắn mã tài sản và thông tin theo Code), điều này dẫn đến việc khơng xác định được chính xác đâu là tài sản trên sổ, cá nhân nào đang sử dụng nếu sổ theo dõi tài sản (file excel) của nhân viên mua hàng bị chậm
cập nhật hoặc cập nhật sai.
Ngoài hạn chế liên quan đến việc chưa sử dụng phần mềm trong hoạt động quản lý tài sản, MBAMC hiện cũng gặp phải khó khăn trong cơng tác kết nối (ERP) các phần mềm, xây dựng hệ thống báo cáo quản trị thông minh, làm cơ sở để các nhà quản trị đưa ra phán quyết đúng đắn, kịp thời.
Như vậy, việc không áp dụng phần mềm là tồn tại cơ bản, gây lãng phí thời gian, cơng sức và cũng là nguyên nhân chính ngăn chặn sự hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC.
Một số nguyên nhân: Nguyên nhân gây ra tồn tại/hạn chế trong hệ thống
kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC như sau:
- Nhân sự quản lý tài sản ít, riêng Hội sở của Công ty, duy nhất 1 nhân sự thực hiện nhiệm vụ mua sắm và quản lý tài sản cho hơn 250 CBNV tại Hội sở. Chính lý do nhân sự mỏng, dẫn đến q trình kiểm sốt nội bộ, quản lý tài sản tại MBAMC khơng đảm bảo tính đầy đủ, tạo nhiều rủi ro liên quan đến việc mất mát tài sản.
- Tồn tại từ lịch sử để lại: Công ty được thành lập từ năm 2002 (18 năm trước), đã trải qua ít nhất 3 lần thay đổi trụ sở và hệ thống theo dõi, quản lý tài sản được thực hiện thủ cơng từ những ngày đầu thành lập. Chính vì lý do lịch sử để lại, việc thực hiện chuẩn hóa dữ liệu ban đầu cũng đã vơ cùng thách thức đối với CBNV quản lý tài sản trước khi muốn áp dụng quản lý phần mềm đối với hoạt động trên.
4.2. Một số giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội
4.2.1. Giải pháp chung về các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ đối vớitài sản tài sản
a) Đối với Mơi trường kiểm sốt
Để hồn thiện mơi trường kiểm soát trong kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC, Công ty cần thực hiện cập nhật lại Quy định mua sắm và quản lý tài sản (được ban hành từ năm 2016). Trong quá trình cập nhật Quy định mua sắm và quản lý tài sản, các nhà quản trị cần lưu ý gắn chặt quy định của Công ty với việc ứng dụng các giải pháp về Công nghệ thơng tin trong q trình quản lý tài sản. Ngồi ra,
các nhà quản trị cũng cần thực hiện cập nhật các tên gọi Phòng Ban, chức danh nhân viên theo mơ hình tổ chức mới của MBAMC.
Đối với chính sách chi trả lương thưởng cho CBNV, MBAMC cần cân nhắc về tỷ trọng phần thưởng hiệu suất khối hỗ trợ trong tổng lương chi trả cho CBNV khối hỗ trợ hàng tháng. Các nhà quản trị cần thực hiện đánh giá mức độ ảnh hưởng của tỷ trọng thưởng hiệu suất khối hỗ trợ trong tổn lương, giữa việc hồn thành cơng việc và khơng hồn thành cơng việc, từ đó đưa ra mức tỷ trọng phù hợp đối với từng vị trí chức danh, nhờ vậy, các nhà quản trị MBAMC có thể định hướng được hành vi của người lao động thông qua cơ chế chi trả lương, thu nhập.
b) Đối với hoạt động đánh giá rủi ro
Hoạt động đánh giá rủi ro tại MBAMC cần phải tuân thủ quy trình đánh giá rủi ro, cụ thể:
- Bước 1: Thiết lập mục tiêu: Nhà quản trị MBAMC cần thống kê được tất cả những công việc, cá nhân tham gia thực hiện công việc trong hoạt động mua sắm và quản lý tài sản tại MBAMC. Từ đó, nhà quản trị sẽ hình dung được bước tranh chi tiết nhất về cách thức vận hành, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các phòng ban, thứ tự thực hiện của các quy trình.
- Bước 2: Xác định nguy cơ và rủi ro có thể xảy ra: Nhà quản trị căn cứ trên quy trình thực hiện cơng việc vừa mơ tả, xác định nguy cơ có thể xảy ra rủi ro đối với kiểm soát nội bộ tài sản tại MBAMC. Nguy cơ có thể từ những yếu tố bên trong như CBNV biển thủ tài sản, sử dụng tài sản sai mục đích, do quy trình mua sắm và quản lý tài sản tại MBAMC chưa phù hợp, hoặc có thể từ những yếu