3.1. Tổng quan về Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản ngân hàng
3.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
MBAMC hoạt động trên 3 lĩnh vực chính là Xử lý nợ, tư vấn thẩm định tài sản và Quản lý, khai thác tài sản. Đây là 3 hoạt động chính mà đối tượng khách hàng chủ yếu của Công ty là MB, với mục tiêu giảm thiểu rủi ro trong quy trình cấp tín dụng của ngân hàng bao gồm hoạt động trước, trong và sau khi cấp tín dụng.
-Về hoạt động Xử lý nợ: MBAMC tiếp nhận, xử lý thu hồi nợ từ MB chuyển
giao; mua bán nợ trong và ngoài MB.... Những khoản vay vốn quá hạn chuyển thành nợ xấu (nợ quá 90 ngày không trả) sẽ được MB chuyển sang MBAMC xử lý thông qua hợp đồng dịch vụ ủy quyền sử lý khoản nợ. MBAMC sau khi nhận được khoản nợ từ MB chuyển về sẽ phân bổ cho CBNV phụ trách, việc xử lý thu hồi nợ thường qua 3 cách: Đôn đốc khách hàng trả nợ, thu giữ và xử lý tài sản hoặc khởi kiện thu hồi nợ thông qua thi hành án. Trong quá trình làm việc, CBNV Cơng ty được trang bị trang thiết bị cần thiết (bàn ghế, máy tính, laptop, máy in) và được cơng ty cung cấp xe ơ tơ đưa đón khi tiến hành thu giữ tài sản hoặc làm việc với chính quyền, cơ quan tố tụng trong công việc.
-Về hoạt động Tư vấn Thẩm định tài sản: MBAMC tiến hành tư vấn thẩm
định các tài sản đảm bảo cho vay của MB; Hoạt động này được hiểu khi một cá nhân/tổ chức có nhu cầu vay vốn ngân hàng, sẽ tiến hành thế chấp 1 tài sản của họ
hoặc của bên thứ ba làm bảo lãnh. Khách hàng vay sẽ ký hợp đồng tư vấn thẩm định tài sản với MBAMC. MBAMC cử cán bộ thẩm định tài sản nhằm xác định giá trị của tài sản, chuyển lại thông tin trên cho ngân hàng và khách hàng. Ngân hàng từ thông tin về giá trị tài sản do MBAMC tư vấn sẽ đưa ra quyết định giải ngân và mức tiền giải ngân cho khách hàng. CBNV thực hiện tư vấn thẩm định tài sản sẽ sử dụng máy ảnh, ipad để chụp lại hình ảnh của tài sản, ngồi ra, sử dụng thước laser hoặc các thiết bị do nhằm mục tiêu xác định kích thước tài sản, cùng với việc kiểm tra thực địa, phân tích dữ liệu về giá tài sản so sánh làm cơ sở xác định giá trị của tài sản được tư vấn.
-Về hoạt động Quản lý và khai thác tài sản: MBAMC tiến hành các hoạt động:
+Quản lý vận hành, cho thuê tòa nhà trong và ngoài MB
+Quản lý tài sản bảo đảm (Tài sản của khách hàng vay vốn và thế chấp vào ngân hàng như hàng tồn kho)
+Thiết kế, quản lý dự án xây dựng cơ bản: thiết kế, cải tạo các điểm giao dịch của MB, quản lý các dự án khác ..vv.
Tình hình kết quả hoạt đơnhg kinh doanh của MBAMC qua các năm từ năm 2017 – 2019 cụ thể như sau:
Bảng 3.1 Báo cáo kết quả kinh doanh của MBAMC năm 2017 - 2019
Đơn vị tính: đồng
(Nguồn: Báo cáo tài chính đã được kiểm tốn của MBAMC năm 2017, 2018, 2019)
Như vậy, Năm 2017, 2018, kết quả hoạt động kinh doanh của MBAMC tăng trưởng rõ rệt. Năm 2018, doanh thu của MBAMC đạt 738.619.465.009 đồng, tăng 270.596.580.632 đồng so với năm 2017, tương ứng 58%; Lợi nhuận sau thuế tăng từ 109.001.043.595 đồng năm 2017 lên 253.987.397.822 đồng năm 2018, tương ứng 133%. Tuy nhiên, đến năm 2019, doanh thu của công ty bất ngờ giảm. Doanh thu hoạt động của cơng ty năm 2019 chỉ cịn 557.698.922.563 đồng, giảm tương ứng 24% so với năm 2018. Lợi nhuận gộp tăng từ 177.982.074.453 đồng năm 2018 lên 217.233.379.345 đồng năm 2019, tương ứng tăng 22% Lợi nhuận sau thuế giảm
40%, từ 253.987.397.822 đồng năm 2018 xuống còn 153.407.938.283 đồng năm 2019. Nguyên nhân lợi nhuận năm 2019 giảm so với năm 2018 là do thời điểm năm 2018 cơng ty ghi nhận doanh thu tài chính tăng đột biến từ hoạt động thoái vốn đầu từ khỏi MB Land khi thực hiện bán toàn bộ 42,7 triệu cổ phần MB Land (tương ứng 65,29% vốn điều lệ MB Land).
3.1.4. Đặc điểm về tài sản có ảnh hưởng đến kiểm sốt nội bộ
Tài sản của MBAMC chủ yếu gồm 4 nhóm: (i) Tài sản là nhà cửa, vật kiến trúc (ii) Tài sản là Phương tiện vận tải (ô tô), (iii) Phần mềm; (iv) tài sản là các máy móc thiết bị phục vụ trong quá trình làm việc của nhân viên như bàn ghế, máy tính, laptop, thước laser (nhân sự thẩm định tài sản)…vv. Danh mục các loại tài sản tại MBAMC (Chi tiết theo phụ lục 01 – Danh mục tài sản tại MBAMC)
Từ đặc điểm về tài sản đã tạo ra một số khó khăn trong kiểm sốt nội bộ như sau:
Thứ nhất, khó khăn trong việc quản lý tài sản được cấu thành bởi nhiều bộ phận:
Nhiều tài sản của Công ty được cấu thành từ các bộ phận riêng lẻ, ví dụ như máy tính để bàn được tạo từ màn hình, thân máy tính, bàn phím, con chuột …vv. Bên trong máy tính lại có những thiết bị nhỏ hơn như ổ cứng , chip điện tử….vv. Chính vì đặc điểm này đã gây nên khó khăn đối với kiểm sốt nội bộ khi vừa quản lý được tài sản, vừa kiểm soát được linh kiện bên trong hoặc bộ phận cấu thành tài sản đó.
Thứ hai, khó khăn phân loại theo dõi tài sản:
Tài sản của MBAMC quản lý tương đối đa dạng về loại hình, chủng loại, kích cỡ, thời gian sử dụng của những tài sản cùng loại có biên độ lớn (từ 1 năm đến hơn 10 năm), do vậy, việc phân loại tài sản theo loại hình, chủng loại, tuổi thọ nhằm mục đích theo dõi cũng trở nên khó khăn.
Thứ ba, khó khăn trong việc quản lý người sử dụng tài sản:
Nhân sự của MBAMC trung bình hằng năm biến động ra vào khoảng 10% dẫn đến việc theo dõi tài sản đang được ai sử dụng cũng trở thành vấn đề quan trọng
trong công tác quản lý tài sản tại Cơng ty.Ngồi ra, MBAMC hiện có hơn 500 nhân sự, làm việc tại Hội sở (Hà Nội), 4 Chi nhánh (Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Đơng Nam Bộvà Tây Nam Bộ) cùng hơn 50 điểm kinh doanh (ngồi cùng chi nhánh của Ngân hàng quân đội). Chính về việc nhân sự rải rác, ngồi xa trụ sở, chi nhánh Công ty nên việc quản lý tài sản, người sử dụng cũng vơ cùng khó khăn.
Như vậy, kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC cần kiểm sốt được chính xác tài sản, người sử dụng, theo dõi được quá trình luân chuyển tài sản, thay thế, nâng cấp tài sản.
3.2. Thực trạng các yếu tố cấu thành củakiểm soát nội bộ đối với tài sảntại Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TMCP tại Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội
Để đảm bảo cho kết quả nghiên cứu được khách quan, tác giả đã tiến hành thu thập dữ liệu về kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC bằng một cuộc khảo sát. Một điểm thuận lợi trong quá trình khảo sát là cao học viên trực tiếp tham gia cơng tác tại Văn Phịng Cơng ty MBAMC nên có cơ hội gặp gỡ, trao đổi với các cấp quản lý của MBAMC, có cơ hội trực tiếp tiếp xúc với hệ thống quy trình, quy định, các thủ tục kiểm sốt đối với tài sản tại Cơng ty. Cao học viên đã gửi 30 phiếu điều tra tới Văn Phịng Cơng ty, Phịng Tài chính kế tốn, Phịng Tổ chức nhân sự, Phịng Quản trị rủi ro và pháp chế, Phịng Kiểm tốn nội bộ, Trung tâm Xử lý nợ, Trung tâm Tư vấn Thẩm định tài sản, Trung tâm Quản lý và Khai thác tài sản, 4 Chi nhánh của MBAMC gồm Chi nhánh Hồ Chí Minh, Chi nhánh Đơng Nam Bộ, Chi Nhánh Tây Nam Bộ và Chi nhánh Đà Nẵng. Kết quả nhận được trả lời của 25/30 phiếu điều tra (tương ứng 83%). Kết quả điều tra được trình bày tại phụ lục của luận văn, từ đó làm cơ sở đánh giá thực trang kiểm sốt nội bộ đối với tài sản tại MBAMC.
3.2.1. Môi trường kiểm soát
Căn cứ vào bản chất và các yếu tố cấu thành của Mơi trường kiểm sốt, có thể mơ tả Mơi trường kiểm sốt đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và khai tác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội như sau:
a) Tính chính trực và các giá trị đạo đức:
Kết quả điều tra về mơi trường kiểm sốt của 25 CBNV MBAMC như sau:
Bảng 3.2: Kết quả điều tra về tính chính trực và các giá trị đạo đức tại MBAMC
CÂU HỎI CĨ KHƠNG Ý KIẾN KHÁC
1. Theo Anh/Chị, kiểm soát nội bộ đối với tài sản là rất cần thiết và quan trọng đối với MBAMC không?
25/25 0
2. Theo Anh/Chị, Các nhà quản trị tại MBAMC có tính chính trực và giá trị đạo đức trong công việc không?
25/25 0
3. Theo Anh chị, các nhà quản trị tại MBAMC có làm gương và nhắc nhở CBNV trong q trình quản trị khơng?
25/25 0
(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do cao học viên thực hiện)
Theo kết quả điều tra khảo sát, ban lãnh đạo của MBAMC đã cố gắng thực hiện kiểm soát, làm tiền đề cho hoạt động Kiểm soát nội bộ đối với tài sản. 25/25 phiếu khảo sát (tỷ lệ 100%) đánh giá lãnh đạo MBAMC đã gương mẫu trong việc tuân thủ các quy định, quy chế để CBNV noi theo.
Bên cạnh đó, MBAMC cũng đã ban hành quy trình mua sắm và quản lý tài sản vào năm 2016 – quy định rõ các bước nghiệp vụ thực hiện quá trình mua sắm và quản lý tài sản, trách nhiệm của các đơn vị liên quan khi tiến hành mua sắm cũng như sử dụng tài sản.
Từ thời điểm đó, CBNV của MBAMC thực hiện nghiêm túc các nội dung chính sách tại Quy trình mua sắm, cụ thể : “Sử dụng tài sản của Công ty đúng mục
trường hợp tài sản bị mất cấp, CBNV thực hiện báo cáo Đơn vị đầu mối MS&QLTS và ban lãnh đạo Công ty để giải quyết, xử lý” [12]
MBAMC cũng ban hành Quy định đạo đức nghề nghiệp CBNV MBAMC, nghiêm cấm hành vi trục lợi của CBNV dưới bất kỳ các hình thức, CBNV chịu trách nhiệm với Công ty, trách nhiệm dân sự và trách nhiệm hình sự liên quan tới mọi hành vi sai trái của mình gây ra.
Chính các nội dung tại Quy trình mua sắm và quản lý tài sản năm 2016, Quy định đạo đức nghề nghiệp CBNV MBAMC đã tạo tiền đề sau này cho MBAMC trong việc kiểm soát hoạt động sử dụng tài sản.
b) Sự tham gia của Ban quản trị và Ủy ban kiểm soát (Kiểm soát viên):
MBAMC có hệ thống phân cấp thẩm quyền cơ bản hồn thiện liên quan đến hoạt động quản lý tài sản.
Theo đó, Điều lệ Cơng ty 2018 quy định toàn bộ các giao dịch mua sắm và quản lý tài sản có giá trị lớn hơn hoặc bằng 50% vốn điều lệ của Công ty sẽ thuộc thẩm quyền của HĐQT MB.
Các giao dịch đến dưới 50% vốn điều lệ Công ty sẽ thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên MBAMC
Quy định về phân cấp thẩm quyền của HĐTV MBAMC năm 2018 cũng quy định rõ thẩm quyền của HĐTV và các thành viên trong HĐTV MBAMC trong các hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hoạt động mua sắm, quản lý TS tại Công ty).
Ở hội sở MBAMC, toàn bộ các hoạt động mua sắm tài sản nhỏ hơn hoặc bằng (<=) 1% vốn điều lệ và có trong kế hoạch mua sắm hằng năm được duyệt sẽ do Tổng Giám đốc MBAMC phê duyệt.
Ở các chi nhánh MBAMC, các hoạt động mua sắm tài sản có trong kế hoạch mua sắm hằng năm của Chi nhánh sẽ do Giám đốc/Phó Giám đốc phụ trách Chi nhánh phê duyệt.
Sự tham gia của Ban quản trị MBAMC trong quá trình mua sắm và quản lý tài sản đã ảnh hưởng tích cực tới mơi trường kiểm sốt đối với tài sản của Công ty.
Kiểm sốt viên Cơng ty, trực thuộc Ban Kiểm sốt MB. Dưới kiểm sốt viên cho Phịng Kiểm toán nội bộ - Đơn vị giúp việc trực tiếp cho kiểm sốt viên Cơng ty.
Điều 14 – Điều lệ Công ty năm 2018 quy định:
“Kiểm sốt viên do Chủ sở hữu Cơng ty (MB) quyết định số lượng, bổ nhiệm với nhiệm kỳ không quá 5 năm, không giới hạn số lần bổ nhiệm lại, chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Trong trường hợp cần thiết, Chủ sở hữu quyết định việc thành lập Ban Kiểm soát.
Quyền hạn, nghĩa vụ của Kiểm soát viên/Ban kiểm soát:
- Tuân thủ quy định của pháp luật,quy định Chủ sở hữu, các quy định nội bộ của Cơng ty;
- Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc, trong tổ chức thực hiện quyền sở hữu, trong quản lý điều hành công việc kinh doanh của Công ty;
- Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá cơng tác quản lý và báo cáo khác trước khi trình Chủ sở hữu hoặc cơ quan nhà nước có liên quan; trình Chủ sở hữu báo cáo thẩm định;
- Kiến nghị Chủ sở hữu các giải pháp sửa đổi, bổ sung, cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành công việc kinh doanh của Công ty;” [13]
Như vậy, Cơng ty đã có những quy định cơ bản, xây dựng thẩm quyền cho Ban quản trị và Kiểm sốt viên trong q trình hoạt động kinh doanh, bao gồm kiểm soát nội bộ đối với tài sản.
c) Cam kết về năng lực:
Bảng 3.3: Kết quả điều tra về cam kết năng lực tại MBAMC
CÂU HỎI CĨ KHƠNG Ý KIẾN KHÁC
1. Theo Anh/Chị, nhân sự của MBAMC có phải là đội ngũ nhân sự trẻ không ?
25/25 0
2. Theo Anh/Chị, các nhân sự tại MBAMC có nhận thức được u vầ về trình độ và năng lực tại vị trí cơng việc của mình khơng?
25/25 0
3. Theo Anh/Chị, nhân sự quản lý tài sản của MBAMC có đáp ứng nhu cầu về cơng việc không?
25/25 0
(Nguồn: Tổng hợp từ tài liệu điều tra do cao học viên thực hiện)
Kết quả khảo sát về cam kết về năng lực cho thấy, 25/25 phiếu trả lời khảo sát (tỷ lệ 100%) cho rằng, MBAMC có cơ cấu nhân sự trẻ, nhân sự nhận biết được chức năng, nhiệm vụ tại vị trí mình thức hiện và đáp ứng được nhu cầu về cơng việc. Ngồi ra, qua tìm hiểu về mơi trường kiểm sốt nội bộ tại MBAMC thì nhân sự là Cán bộ quản lý tại Cơng ty đều có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc, am hiểu môi trường ngân hàng cũng như văn hóa cơng ty. Cán bộ nhân viên tham gia trực tiếp quá trình quản lý tài sản tại Cơng ty thuộc Văn Phịng Cơng ty, trước khi làm việc tại MBAMC đều phải trải qua quá trình thi tuyển chặt chẽ với 2 vòng (Vòng hồ sơ: chỉ tiếp nhận ứng viên đủ tiêu chí tham dự; Vịng phỏng vấn: Hội đồng phỏng vấn gồm từ 3-5 người trong đó, có cán bộ quản lý bộ phận, đại diện Phòng nhân sự và một cán bộ quản lý bộ phận khác liên quan). Do quá trình tuyển dụng quy củ và đào tạo thường xuyên, nên cơ bản, nhân sự tại MBAMC đảm bảo cam kết về năng lực trong kiểm soát nội bộ đối với tài sản.
d) Triết lý và Phong cách điều hành của Ban Giám đốc:
Ban điều hành của MBAMC bao gồm các nhân sự trẻ, là nhân sự của MB Group cử vào để quản lý và điều hành Công ty.
các nội dung trên báo cáo tài chính của Cơng ty (trong đó có khoản mục tài sản). Chính triết lý và phong cách kinh doanh minh bạch, công khai, các sai phạm (nếu có) được xem xét một cách thấu đáo, là bài học để Ban điều hành cải tiến hệ thống chính sách, quy trình nội bộ của Cơng ty.
e) Cơ cấu tổ chức.
MBAMC là Công ty TNHH 100% vốn của MB. MB là chủ sở hữu duy nhất của MBAMC.
Mơ hình tổ chức được thành lập dưới dạng Cơng ty TNHH 1 thành viên với Hội đồng thành viên gồm 3 người đại diện vốn của MB góp phần tăng tính minh bạch trong việc đưa ra các chính sách tại MBAMC.
Ban điều hành của MBAMC ngồi việc thực hiện các chính sách của HĐQT MB, HĐTV MBAMC đề ra, trong mơ hình tổ chức Cơng ty cịn có Kiểm sốt viên và