2.3. Đặc điểm của tài sản có ảnh hưởng đến kiểm sốt nội bộ đối với tài sản trong
2.3.2. Mục tiêu kiểm soát đối với tài sản
Kiểm soát nội bộ đối với tài sản trong doanh nghiệp nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý đối với 3 mục tiêu chính đó là tính hiệu lực và hiệu quả; tính đáng tin cậy trên báo cáo tài chính và tính tuân thủ.
-Đối với mục tiêu đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả:
+Bảo vệ tài sản tránh các nguy cơ mất mát, thất thoát, :Do tài sản là nguồn lực của doanh nghiệp, có vai trị rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp, nên kiểm soát tài sản với mục tiêu tránh mất mát, thất thoát tài sản, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bảo vệ được nguồn lực của mình. Doanh nghiệp đảm bảo việc sử dụng tài sản khơng sai mục đích nhằm tránh những rủi ro hư tổn tài sản, tạo ra hao mòn đối với tài sản, khơng mang lại giá trị đích thực mà tài sản tạo ra đối với doanh nghiệp.
+Sử dụng tài sản hiệu quả: Nhiều máy móc, thiết bị doanh nghiệp mua về nhưng khơng sử dụng 100% cơng suất máy móc, hoặc sử dụng sai cách dẫn đến tài sản nhanh chóng hư hỏng. Do vậy, kiểm sốt tài sản với mục tiêu sử dụng tài sản hiệu quả nhằm giảm thiểu những tổn hại khơng đáng có khi sử dụng tài sản gây ra, tối ưu hóa cơng năng của tài sản trong quá trình vận hành sử dụng.
+Sử dụng tài sản theo đúng mục đích: Một ơ tơ con sinh ra để phục vụ hoạt động di chuyển cá nhân, không thể dùng làm xe chở vật liệu xây dựng. Mỗi tài sản sinh ra đều được thiết kế nhằm phục vụ 1 hoặc 1 số mục tiêu nhất định. Do vậy, kiểm soát tài sản với mục tiêu sử dụng tài sản theo đúng mục đích sẽ giúp đơn vị đạt được các mục tiêu đã đề ra.
-Đối với mục tiêu đảm bảo tính tin cậy trên báo cáo tài chính:
+Đảm bảo tính có thật/hiện hữu: Với mục tiêu này, một tài sản khi được trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp phải thật sự có thật, hiện hữu ngồi đời. Mục tiêu đảm bảo tính có thật vơ cùng quan trọng, đặc biệt đối với những doanh nghiệp kinh doanh, buôn bán hàng hóa với số lượng hàng tồn kho lớn. Khi tài sản trình bày trên sổ là khơng có thật, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp khơng có quyền kiểm sốt, tạo ra khả năng sinh lời với tài sản trên, điều này sẽ làm thay đổi quyết định của người đọc và sử dụng BCTC của doanh nghiệp.
+Đảm bảo tính đầy đủ: Mục tiêu này nhằm nhấn mạnh rằng, ngoài việc ghi nhận tài sản có thật lên trên sổ sách của doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ với tài sản cũng yêu cầu khối lượng/giá trị tài sản phải được ghi nhận đầy đủ, khơng bị thiếu sót.
+Đảm bảo giá trị tài sản (định giá): Giá trị tài sản phải được ghi nhận phù hợp với các quy định ghi sổ hiện hành (giá gốc/ giá trị hợp lý…vv). Mỗi tài sản cần được ghi nhận chính xác về giá trị, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc ghi nhận ban đầu mà doanh nghiệp đã lựa chọn. Doanh nghiệp khi muốn thay đổi tăng/giảm giá trị tài sản trên sổ sách, cần có cơ sở chắc chắn cho quyết định trên như báo cáo thẩm định, định giá tài sản của các tổ chức, cơ quan được pháp luật cấp phép.
+Quyền và nghĩa vụ liên quan đến tài sản: Tài sản ghi nhận trên sổ sách phải đảm bảo nguyên tắc quyền và nghĩa vụ liên quan đến tài sản. Ví dụ, một tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp sẽ được ghi nhận vào khoản mục “Tài sản cố định” trên báo cáo tài chính, cịn một tài sản, doanh nghiệp đi th hoạt động thì sẽ được ghi nhận và phân bổ vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Việc đảm bảo quyền và nghĩa vụ liên quan đến tài sản nhằm mục tiêu người sử dụng BCTC biết được đâu là tài sản của doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền gì với tài sản hoặc có trách nhiệm như thế nào khi nắm giữ, sử dụng tài sản, từ đó, đưa ra quyết định phù hợp.
+Đảm bảo tính kịp thời: Với mục tiêu đảm bảo tính kịp thời, tài sản khi được phát sinh phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, không bị chậm chễ, tránh ảnh hưởng tính tin cậy của thơng tin tài sản trên BCTC.
+Đảm bảo tính đúng kỳ: Việc ghi nhận đúng kỳ kế tốn rất quan trọng, do ảnh hưởng của việc ghi nhận sai kỳ có thể thay đổi kết quả kinh doanh của doanh nghiệp từ lỗ thành lãi hoặc ngược lại. Với mục tiêu đảm bảo tính đúng kỳ, tài sản phát sinh tại kỳ báo cáo nào phải được ghi nhận vào kỳ báo cáo đó, khơng được ghi nhận sai kỳ báo cáo.
+Đảm bảo tính chính xác: Với mục tiêu này, tài sản cần được ghi nhận một cách chính xác về mặt số học (con số) cũng như về mặt mô tả (trình bày, diễn giải). Một tài sản giá trị 1 tỷ đồng, khơng thể ghi nhận trên báo cáo tài chính là 1 tỷ USD hoặc ngược lại.
-Đối với mục tiêu đảm bảo tính tn thủ: Mục tiêu của kiểm sốt nội bộ là
tính tuân thủ, nghĩa là thực thi các hành động theo đúng chỉ thị và quy định, quy trình có hiệu lực đã đề ra.
Dựa trên tiêu chí tn thủ theo quy định có hiệu lực, đảm bảo tính tuân thủ đối với tài sản gồm:
+Tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật về tài sản: Ví dụ: Đối với doanh nghiệp thuộc loại hình trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, khi tiến hành thực hiện các giao dịch bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi nhân trong báo cáo tài chính tại thời điểm cơng bố gần nhất của Công ty hoặc giá trị khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ Cơng ty thì phải có sự chấp thuận của Hội đồng thành viên Cơng ty (Điểm d, Khoản 1, Điều 56 – Luật Doanh nghiệp năm 2014)
+Tuân thủ các quy định và điều lệ của Công ty, bao gồm cả các quy trình,
quy định nội bộ, văn hóa, chuẩn mực, giá trị cốt lõi của Doanh nghiệp: Mỗi
doanh nghiệp sẽ có những quy định riêng đối với hoạt động mua sắm và quản lý tài sản. Ví dụ, khi tiến hành nhận bàn giao tài sản vào sử dụng, công ty yêu cầu cá nhân nhận bàn giao phải lập biên bản nhận tài sản có xác nhận của người nhận tài sản, cán bộ quản lý đơn vị và đại diện đơn vị MS&QLTS. Khi tài sản xảy ra mất mát,
Công ty sẽ căn cứ vào biên abrn nhận tài sản cuối cùng để truy cứu trách nhiệm cá nhân liên quan.
Dựa trên các nghiệp vụ liên quan đến tài sản, đảm bảo tính tuân thủ đối với tài sản gồm:
+Tuân thủ trong quá trình mua sắm tài sản. +Tuân thủ trong quá trình sử dụng tài sản.
+Tuân thủ trong quá trình sửa chữa, điều chuyển tài sản. +Tuân thủ trong quá trình kiểm kê tài sản.
+Tuân thủ trong quá trình thanh lý tài sản.
2.3.3. Các rủi ro thường gặp đối với tài sản
Một số rủi ro thường gặp đối với tài sản có thể kể đến như sau:
Rủi ro mất mát tài sản, sử dụng tài sản khơng hiệu quả, sai mục đích:
Một tài sản khơng đảm bảo tính hiệu quả và hiệu năng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang bị mất mát, thất thốt lợi ích có thể có từ tài sản sinh ra. Ví dụ: máy móc, thiết bị được sử dụng dưới 100% cơng suất hoặc máy móc, thiết bị dùng sai mục đích dẫn đến khơng hồn thành mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Như vậy, rủi ro khi tài sản khơng đảm bảo được tính hiệu quả và hiệu năng thường xuất hiện khi doanh nghiệp khơng kiểm sốt được q trình vận hành tài sản, cơng suất sử dụng hoặc mục đích từng lần khi sử dụng tài sản. Tất cả những yếu tố trên góp phần gây ra rủi ro về tính hiệu quả và hiệu năng đối với tài sản.
Rủi ro do thông tin không đảm bảo độ tin cây trên báo cáo tài chính:
Tài sản là nguồn lực vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, do vậy thơng tin về tài sản trên báo cáo tài chính cần được đảm bảo một cách tin cậy. Rủi ro khi tài sản không được đảm bảo thơng tin tin cậy trên báo cáo tài chính có thể xảy ra từ 2 yếu tố: khách quan và chủ quan. Yếu tố khách quan ở đây có thể kể ra là việc người ghi nhận thông tin do nhầm lẫn, sai sót hoặc thiếu hiểu biết các quy định của pháp luật, kế tốn khi tiến hành ghi nhận thơng tin tài sản trên BCTC. Ví dụ điển hình là việc áp dụng không đồng nhất nguyên tắc ghi nhận tài sản (giá gốc/giá hợp lý), ghi nhầm giá trị tài sản…vvv. Yếu tố chủ quan là yếu tố vô cùng nguy hiểm đối với rủi ro về tính tin cậy thơng tin tài sản trên báo cáo tài chính. Yếu tố này được hiểu, cá nhân/tổ chức cố tình ghi sai lệch thơng tin tài sản trên BCTC nhằm
đạt được những mục tiêu nhất định. Ví dụ, tài sản ghi nhận sai kỳ báo cáo, dẫn đến việc tính khấu hao bị thay đổi, biến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp từ lỗ thành lãi nhằm mục tiêu cung cấp BCTC phục vụ vay vốn ngân hàng…vv.
Rủi ro do không tuân thủ các quy định về quản lý tài chính, kế tốn :
ính tuân thủ được hiểu là tuân theo những quy định hiện hành (pháp luật/nội bộ), tuân thủ theo quy trình nghiệp vụ liên quan đến quản lý tài sản. Rủi ro khi tài sản khơng đảm bảo tính tn thủ có thể gây tổn hại rất lớn đối với doanh nghiệp, đặc biệt khi tài sản đưa vào sử dụng không đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật hiện hành. Ví dụ như tài sản là xe chở khách của doanh nghiệp vận tải, theo quy định pháp luật, để được lưu thông, xe chở khách phải được kiểm tra và cấp đăng kiểm, chỉ những xe nằm trong thời hạn còn đăng kiểm mới được quyền lưu thơng. Khi doanh nghiệp sử dụng xe ngồi thời hạn trên, ngồi rủi ro có thể có khi bị cơ quan chức năng kiểm tra, nếu xe bị tai nạn, doanh nghiệp còn phải đối mặt với rủi ro truy cứu trách nhiệm dân sự/ hình sự do sử dụng xe khơng cịn hạn đăng kiểm gây ra. Tính tuân thủ trong quá trình quản lý và sử dụng tài sản trong doanh nghiệp cũng vơ cùng quan trọng. Rủi ro về tính tn thủ trong q trình sử dụng tài sản có thể xảy ra do sự cố ý hoặc vơ tình của từng cá nhân trong doanh nghiệp gây ra, tuy vậy, tác hại của việc không tuân thủ quy định nội bộ nhiều khi lại vơ cùng lớn đối với doanh nghiệp. Ví dụ điển hình như quy trình kiểm tra sự cố chập điện, nhân viên kỹ thuật phải tiến hành ngắt toàn bộ nguồn điện trong doanh nghiệp trước khi mở tủ điện/thiết bị chập cháy để kiểm tra. Nếu không tuân thủ quy trình trên, nguồn điện có thể rị rỉ và gây hại tới tính mạng của nhân viên kỹ thuật và những người xung quanh.