a) Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt đối trong kiểm sốt nội bộ đối với tài sản tại MBAMC vẫn phát sinh một số tồn tại sau:
Chưa cập nhật quy định mua sắm và quản lý tài sản: Kể từ năm 2016 đến
nay, Công ty chưa từng cập nhật quy định liên quan đến hoạt động mua sắm và quản lý tài sản mặc dù đã có sự thay đổi về mơ hình tổ chức (chuyển từ mơ hình Chủ tịch Cơng ty sang mơ hình Hội đồng thành viên), điều này dẫn đến một số nội dung tại quy định trên khơng cịn phù hợp đối với hoạt động thực tế tại Cơng ty gây khó khăn trong việc áp dụng.
Chính sách chi trả lương thưởng cịn nhiều hạn chế: Mặc dù MBAMC đã
xây dựng cơ chế lương thưởng theo năng suất người lao động, tuy nhiên, tỷ trọng phần thưởng năng suất khối hỗ trợ chỉ chiếm 20% tổng lương hàng tháng của CBNV khối hỗ trợ, chưa tác động nhiều lên hành vi của CBNV, đặc biệt những người tham gia vào q trình quản lý tài sản.
b) Đánh giá rủi ro
Có thể thấy, đánh giá rủi ro hiện là yếu tố chưa được chú trọng nhất trong 5 yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC. Công ty không thực hiện đánh giá rủi ro trong quá trình lập kế hoạch hoạt động liên quan đến tài sản, khơng xây dựng hệ thống chỉ tiêu tài chính nhằm nhận diện rủi ro trong quá trình mua sắm, quản lý tài sản. MBAMC chỉ mới tập trung vào các rủi ro liên quan đến tính hiện hữu của tài sản, xây dựng cơ chế kiểm soát đối với những giao dịch mua bán tài sản có giá trị trên 50 triệu động mà chưa đi sâu vào quy trình hoạt động của các đơn vị để tìm kiếm những rủi ro trong quá trình làm việc và đưa ra cách
thức xử lý hữu hiệu. Hoạt động đánh giá rủi ro tại MBAMC chưa phát huy được tính hiệu quả trong việc nhận diện rủi ro, đo lường và xử lý rủi ro, tiềm ẩn rủi ro trong quá trình quản lý, sử dụng tài sản.
c) Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát trong kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC cơ bản đã đáp ứng được những yêu cầu của nhà quản trị tại MBAMC, đảm bảo các nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân cơng phân nhiệm. Dẫu vậy, hoạt động kiểm sốt hiện vẫn tồn tại hạn chế về phân quyền tập trung tại Hội sở MBAMC. Cụ thể, toàn bộ giao dịch mua bán tài sản tại Hội Sở Công ty hiện do Tổng Giám đốc MBAMC phê duyệt, Cơng ty khơng có cơ chế ủy quyền lại cho các cá nhân khác. Việc phân quyền tập trung tại Hội sở dẫn đến quá trình xử lý mua sắm bị chậm do Tổng Giám đốc Công ty phải xử lý quá nhiều giao dịch trong ngày. Nhân sự tại Hội sở MBAMC khoảng 250 người, các vấn đề phát sinh như mua mới con chuột, bàn phím, thay USB, ổ cứng xuất hiện hàng ngày. Quá trình xử lý bị thụ động, mất thời gian đã ảnh hưởng trực tiếp tới công việc của CBNV phát sinh nhu cầu mua sắm.
d) Thông tin và truyền thông:
Mặc dù MBAMC đã áp dụng hệ thống phần mềm M- Office hỗ trợ công tác quản lý văn bản nội bộ, tuy nhiên M – Office chỉ khắc phục được 1 phần nhỏ trong cả quá trình mua sắm và quản lý tài sản (đặc biệt là hoạt động quản lý tài sản của Cơng ty). Tồn bộ q trình thực hiện (ngoại trừ việc áp dụng trình kỳ trên M – Office) đều được thực hiện thủ công. Cụ thể:
Giai đoạn phát sinh nhu cầu: Đơn vị tiến hành lập yêu cầu mua sắm, trình
trên M – Office. Quá trình trên mất thời gian do M – Office chỉ nhận bản PDF, cá nhân thực hiện ghi nhận các thông tin tài sản yêu cầu mua sắm và chuyển phiếu yêu cầu cho CBQL phê duyệt trước khi lên Văn Phịng Cơng ty xét duyệt. Vấn đề phát sinh khi một cá nhân bị hư hỏng các thiết bị làm việc như máy tính, CBNV sẽ phải tiến hành yêu cầu 1 nhân sự hỗ trợ để thực hiện gửi yêu cầu mua máy tính do máy tính của mình khơng sử dụng được, điều này vừa gây tốn thời gian lẫn nguồn lực của Công ty.
số liệu thủ công số liệu tài sản trong kho (hay thực tế) và số lượng nhân sự tại đơn vị. Nếu tài sản thực tế nhiều hơn số lượng nhân sự, chuyên viên mua hàng sẽ tiến hành điều chuyển tài sản cho cá nhân cần mà không tiến hành duyệt đề nghị mua hàng. Do quá trình trên được tiến hành thủ cơng và chưa tích hợp với các phần mềm, giai đoạn lấy số liệu số lượng nhân sự mất nhiều thời gian do chuyên viên mua hàng phải gửi mail yêu cầu tới Phòng Tổ chức nhân sự để yêu cầu cung cấp số liệu nhân sự (Mặc dù Phịng TCNS tại Cơng ty đã sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Hris).
Giai đoạn quản lý, luân chuyển tài sản: Cũng tương tự quá trình xét
duyệt tài sản, do khơng có phần mềm để quản lý nên tồn bộ thơng tin về tài sản mua được chuyên viên mua hàng ghi nhận thủ công trên file excel. Điều này dẫn đến rủi ro ghi sót dữ liệu hoặc ghi sai thơng tin do tồn bộ phụ thuộc vào con người. Khi phát sinh yêu cầu về luân chuyển tài sản, chuyên viên mua hàng tiếp tục ghi nhận thủ công trên file excel nội dung luân chuyển, cá nhân/Đơn vị nhận tài sản. Có thể nói, hoạt động trên tiềm ẩn rất nhiều rủi ro trong việc quản lý tài sản của MBAMC.
Giai đoạn kiểm kê, thanh lý tài sản: Đây có thể nói là giai đoạn gian nan
nhất trong quá trình quản lý tài sản của nhân sự mua hàng tại MBAMC. Mặc dù đã có phần mềm kế tốn, nơi lưu giữ thơng tin tài sản khi tiến hành mua sắm, tuy nhiên, việc hạch toán, ghi nhận số liệu trên phần mềm đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kiểm kê tại Công ty. Cụ thể: Khi tiến hành mua 1 lơ 8 máy tính xách tay, nhân viên kế tốn sẽ ghi nhận cả 8 máy tính trên vào sổ theo dõi tài sản và đối tượng mua sắm được ghi theo đơn vị (không phải cá nhân sử dụng). Nhân viên mua hàng sẽ phải tiến hành chia tách số lượng 8 máy tính đang được ghi nhận trên 1 dịng của phần mềm kế tốn, xác định lại cụ thể cá nhân nào sử dụng để tiến hành đối chiếu, kiểm kê. Khơng những thế, do chưa có phần mềm, Cơng ty cũng chưa áp dụng quản lý tài sản theo QR Code (gắn mã tài sản và thông tin theo Code), điều này dẫn đến việc khơng xác định được chính xác đâu là tài sản trên sổ, cá nhân nào đang sử dụng nếu sổ theo dõi tài sản (file excel) của nhân viên mua hàng bị chậm
cập nhật hoặc cập nhật sai.
Ngoài hạn chế liên quan đến việc chưa sử dụng phần mềm trong hoạt động