Arens và cộng sự (2000) đề cập môi trường kiểm soát gồm các hành động, các chế độ và các thể thức phản ánh thái độ chung của Ban quản trị cấp cao, giám đốc và các chủ nhân của một tổ chức về quá trình kiểm soát và về tầm quan trọng của nó đối với tổ chức đó. Theo Quản trị rủi ro doanh nghiệp của COSO ERM 2004, môi trường kiểm soát được xem là môi trường nội bộ. Môi trường kiểm soát được hiểu là “tinh thần chung của nhà quản trị” ví dụ như nhà quản trị cấp cao liệu có lợi dụng quyền hạn để trục lợi cho bản thân, liệu họ ứng xử một cách phù hợp và nhất quán với những việc làm sai trái, các vi phạm về giá trị đạo đức. Môi trường kiểm soát là một trong năm bộ phận của kiểm soát nội bộ, tuy nhiên môi trường kiểm soát được nhận định là bao gồm 4 yếu tố còn lại của kiểm soát nội bộ; bởi lẽ môi trường kiểm soát thiết lập nên phong cách kiểm soát và ảnh hưởng đến nhận thức của các thành viên trong tổ chức đó. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác của kiểm soát nội bộ nếu nền không vững chãi dễ dẫn đến khả năng 4 nhân tố còn lại không hiệu lực. Theo Joseph & Susan (2005) đã nhận định môi trường kiểm soát mạnh với sự hỗ trợ của với phong cách lãnh đạo đạo đức của nhà quản trị là nền tảng cho KSNB phát huy tính hữu hiệu. Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ IIA có định nghĩa về môi trường kiểm soát như sau: Môi trường kiểm soát - là thái độ, hành
động của nhà quản trị liên quan đến tầm quan trọng của kiểm soát trong tổ chức. Môi trường kiểm soát cung cấp nguyên tắc, cấu trúc cho việc đạt được các mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát bao gồm:
- Cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức - Triết lý quản trị và phong cách hoạt động - Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
- Phân quyền và phân chia nhiệm vụ - Chính sách nhân sự
Theo COSO 2013, môi trường kiểm soát là một loạt các tiêu chuẩn, quá trình, cấu
trúc cung cấp cơ sở cho việc thực hiện kiểm soát nội bộ dọc khắp tổ chức. Hội đồng quản trị và nhà quản trị cấp cao thiết lập tinh thần chung, triết lý quản trị căn cứ vào tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ và các tiêu chuẩn đạo đức
- Các giá trị đạo đức và sự chính trực: Giá trị đạo đức và sự chính trực là những yếu tố quan trọng đối với một môi trường kiểm soát tốt, bao gồm những tiêu chuẩn ứng xử do các nhà quản lý có trách nhiệm xây dựng và các nhân viên có trách nhiệm thực hiện khi họ quyết định làm một việc gì đó. Các thành viên trong một doanh nghiệp có sự chính trực trong nghề nghiệp khi họ tôn trọng các giá trị đạo đức. Để khuyến khích sự chính trực, các nhà quản lý cần chú ý:
+ Xây dựng và truyền bá nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp.
+ Tuân thủ với các giá trị đạo đức và nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp. + Thưởng cho nhân viên tuân thủ các giá trị đạo đức của doanh nghiệp.
+ Xây dựng cách theo dõi các hành vi vi phạm và các hình thức kỷ luật phù hợp đối với tất cả các hành vi vi phạm đạo đức.
- Triết lý và cách thức kinh doanh của nhà quản lý: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Triết lý quản trị phản ánh các giá trị ảnh hưởng tới văn hóa của tổ chức; phong cách điều hành trực tiếp quyết định đến hiệu quả tổ chức, thực thi và duy trì kiểm soát nội bộ ở DN đó. Triết lý và cách thức kinh doanh được thể hiện ở một số vấn đề như: Cách thức nhận biết và giải quyết của nhà quản lý đối với các loại rủi ro, chấp thuận giám sát của những người khác trong doanh nghiệp, quan điểm của nhà quản lý đối với các báo cáo tài chính, quan điểm của nhà quản lý đối với kỹ thuật thông tin và chức năng kế toán...
+ Quan điểm chấp nhận rủi ro: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, bản chất của từng hoạt động đều chứa đựng những rủi ro cố hữu, rủi ro kiểm soát và rủi ro từ sự thay đổi. Thái độ ứng xử với rủi ro, chấp nhận hay không chấp nhận tham gia vào các sự kiện, hoạt động chứa đựng rủi ro thể hiện quan điểm của nhà quản trị. Với nhà quản trị
mạo hiểm, rủi ro đi kèm với lợi nhuận (higher risks, higher rewards) do vậy họ sẵn sàng chấp nhận rủi ro. Ngược lại, một số nhà quản trị cho rằng chấp nhận tham gia vào các sự kiện rủi ro là việc lãng phí nguồn lực vào các sự kiện không chắc chắn, do vậy họ thường né tránh hoặc từ chối tham gia.
+ Quan điểm về lập và trình bày báo cáo tài chính: thể hiện thái độ và cách ứng xử của doanh nghiệp về mức độ công khai, minh bạch trong việc cung cấp thông tin tài chính cho các bên liên quan, sự chủ động trong việc tuân thủ các quy định về lập và trình bày báo cáo theo chuẩn mực, tính thận trọng trong việc lựa chọn các ước tính kế toán, phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán.
+ Quan điểm chức năng xử lý thông tin, kế toán và nhân sự kế toán: thể hiện quan điểm coi trọng hay không coi trọng việc thực thi nguyên tắc, thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý và ghi nhận thông tin kế toán. Cụ thể, nếu nhà quản trị đề cao việc tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong các chức năng ghi nhận, xử lý và kiểm soát thông tin kế toán, nhà quản trị có xu hướng tổ chức đảm bảo tính độc lập giữa các chức năng trên và ngược lại.
Theo Kabir (2015), triết lý quản trị và phong cách điều hành còn thể hiện ở phương thức truyền thông cấp trên với cấp dưới, cấp dưới lên cấp trên và ở quan điểm về việc ra quyết định: dân chủ hay độc quyền . Trái với các quan điểm độc quyền trước đây, các nhà quản trị hiện đại đang có xu hướng đẩy dần chức năng ra quyết định xuống cấp dưới, gần với nhân viên và người lao động trong DN hơn.
- Cơ cấu tổ chức:
Theo Nguyễn Viết Lợi và Đậu Ngọc Châu (2009), cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổ chức. Đồng Thị Vân Hồng (2010) cho rằng cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu của doanh nghiệp.
Một cơ cấu tổ chức phải quy định cụ thể và rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ và thiết kế hoạt động kiểm soát tránh sự chồng cũng khi khả năng bỏ sót lĩnh vực ngoài sự kiểm soát. Đồng thời, cơ cấu tổ chức cần đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, chức năng cũng như đảm bảo sự tách biệt giữa các chức năng phê chuẩn. Nhà quản trị cấp cao căn cứ vào quy định hiện hành về cơ cấu tổ chức quản lý đối với từng loại hình doanh nghiệp, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động, đặc điểm phân cấp quản lý... để lựa chọn mô hình tổ chức quản lý cho phù hợp từ đó thiết kế các quy chế kiểm soát theo bộ phận. Nhà quản trị cấp trung căn cứ vào quy chế kiểm soát đã được xây dựng để thiết lập các quy chế kiểm soát để phân chia quyền lực, trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ và mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát lẫn nhau giữa các cá nhân trong bộ phận mình phụ trách. Ngoài ra, dưới với sự giám sát của hội đồng quản trị nhà quản trị thiết lập cơ cấu báo cáo: báo cáo trực tiếp hay gián tiếp hay hỗn hợp trong quá trình lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá tổng thể hoạt động của DN. DN đồng thời phải xây dựng cơ chế cho phép truyền thông và duy trì trách nhiệm giải trình của từng cá nhân tổ chức khi thực hiện nhiệm vụ kiểm soát của họ để có ngay biện pháp sửa chữa vi phạm, sai phạm khi cần thiết. Cơ cấu tổ chức nếu được xây dựng một cách hợp lý sẽ tạo ra một môi trường kiểm soát tốt, ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành và thực thi quyết định.
- Phân chia quyền hạn và trách nhiệm: là cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau
- Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự là những nguyên tắc chỉ đạo,
quy tắc, phương pháp, thủ tục được thiết lập gắn với hoạt động tuyển dụng, đào tạo, hành chính và sử dụng nhân lực nhằm hỗ trợ và thúc đẩy việc thực hiện các mục tiêu đã định trước của doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện chiến lược, chính sách đối với người
lao động có vai trò rất quan trọng bởi lẽ con người là yếu tố năng động nhất, có tính quyết định nhất. Chính sách nhân sự tốt sẽ giúp phát triển kĩ năng quản trị và trình độ người lao động; sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực nhằm đạt được mục tiêu chiến lược cũng như sự phát triển
- Năng lực: Năng lực liên quan đến kỹ năng, sự hiểu biết và khả năng thực hiện các nhiệm vụ được giao. Năng lực là yếu tố quyết định để một nhân viên thực hiện các trách nhiệm của mình, đáp ứng được các mục tiêu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Trách nhiệm của nhà quản lý là đảm bảo sự cạnh tranh đó bằng các chính sách quản lý nguồn nhân lực phù hợp, thể hiện ở một số khía cạnh sau:
+ Xây dựng qui định về hiểu biết và kỹ năng cho mọi vị trí trong doanh nghiệp. + Kiểm tra chất lượng của các ứng viên tuyển dụng.
+ Chỉ ký hợp đồng và bổ nhiệm những người đáp ứng các tiêu chuẩn theo qui định. + Xây dựng các chương trình đào tạo nhằm nâng cao trình độ của các nhân viên. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần đảm bảo rằng các nhân viên của doanh nghiệp được trang bị các phương tiện cần thiết cũng như những hướng dẫn về các chính sách, qui trình cho công việc của họ.