II. Phân theo thành
2. Phân theo trình độ văn hoá
2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân
Môi trường kiểm soát
Thứ nhất, Bộ quy tắc ứng xử hoặc quy định về chuẩn mực đạo đức chưa được
truyền đạt rõ ràng đến các tất cả các nhân viên. Chi nhánh chưa thực hiện tốt việc đánh giá tính tuân thủ về các tiêu chuẩn đạo đức của từng nhân viên, bộ phận phòng ban.
Thứ hai, Về sự phối hợp giữa các bộ phận như kế toán với tín dụng, kế toán với
dịch vụ còn một số điểm hạn chế và bất cập. Khi giải quyết một số công việc cùng liên quan đến một vài bộ phận với nhau thì việc phối hợp công việc giữa các bộ phận, cá nhân chưa được khoa học và chưa mang tính chất hợp tác, tạo điều kiện cho nhau. Có 54/100 cán bộ cho rằng vẫn còn tồn tại bộ phận chưa hợp tác, tạo điều kiện trong công việc. Việc phân chia công việc cho cán bộ trong mỗi phòng nghiệp vụ chủ yếu do trưởng phòng quyết định theo ý kiến chủ quan của mình nên chưa đảm bảo được tính công bằng trong công việc. Trong một số phòng ban, còn có những cán bộ phải xử lý khối lượng công việc lớn hơn những cán bộ khác. Điều này dẫn đến, những sai sót xảy ra do họ phải làm nhiều việc, không đủ thời gian để xem xét, nghiên cứu.
Chính sách nhân sự Chi nhánh đã quan tâm tới chính sách đào tạo cho cán bộ
song chưa thực sự hiệu quả. Các vị trí công việc hiện nay chưa có bản mô tả công việc đầy đủ và rõ ràng. Về đánh giá kết quả thực hiện công việc, hiện nay chưa xây dựng phương pháp và tiêu chí đánh giá phù hợp, kết quả đánh giá chưa trao đổi cụ thể và rõ ràng đến nhân viên. Chế độ khen thưởng mang tính chất quân bình nhiều hơn là dựa vào năng suất và hiệu quả công việc. Rõ ràng điều này sẽ không tạo động lực cạnh tranh và phấn đấu làm việc cho nhân viên.
Đánh giá rủi ro
Tại chi nhánh chưa thiết lập được một phòng chuyên về đánh giá rủi ro để đánh giá toàn rủi ro trên tất cả các hoạt động nghiệp vụ (có 100% cán bộ đồng quan điểm). Rất nhiều cán bộ làm việc nhưng chưa nhận thức rõ những rủi ro có thể xảy ra với mình. Như vậy, quy trình quản trị rủi ro của Chi nhánh mới dừng lại ở việc đưa ra các định hướng cho các cấp quản lý vận dụng chứ chưa thật sự phổ biến đến toàn thể nhân viên. Nhà quản trị khi thiết lập mục tiêu chưa tính đến các rủi ro, đồng thời việc mục tiêu
chưa được truyền đạt cụ thể đến toàn thể nhân viên trong Chi nhánh, do vậy người lao động chưa thực sự hiểu và hành động nhất quán theo mục tiêu chung của Chi nhánh.
Các hoạt động kiểm soát
Hiện nay tất cả các hồ sơ trước khi đưa vào lưu trữ đều được bộ phận hậu kiểm soát xét lại. Như vậy áp lực lên bộ phận Hậu kiểm rất lớn vì nhiều cán bộ mang thái độ ỷ lại vào bộ phận hậu kiểm, cẩu thả trong khâu hoàn thiện hồ sơ. Ngoài ra, hiện nay theo quy định của văn bản số 150/QĐ-HĐTV-TCKT của Agribank về ban hành quy định nghiệp vụ hậu kiểm trong hệ thống Agribank thì bộ phận hậu kiểm được bố trí thuộc phòng Kế toán ngân quỹ, chịu sự phụ trách của trưởng/phó phòng nên công việc chưa thực sự độc lập, khách quan, như vậy dễ tạo ra rủi ro trong nghiệp vụ kế toán do Phòng Kế toán ngân quỹ thực hiện mà nhà quản lý khó kiểm soát.
Lượng khách hàng giao dịch hiện nay khá nhiều do đó một số giao dịch có giá trị thấp khi nhân viên thực hiện hạch toán không yêu cầu có bước phê duyệt của kiểm soát viên, điều nay dễ phát sinh các sai sót, gian lận. Ngoài ra hiện nay hệ thống IPCAS chưa ngăn chặn các giao dịch mà giao dịch viên thực hiện hạch toán trên tài khoản của chính mình.
Hệ thống thông tin và truyền thông
Do mạng lưới hoạt động của ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quá lớn nên hệ thống IPCAS nhiều khi bị quá tải, đường truyền chậm và hay rơi vào tình trạng tắc nghẽn mạng. Điều này làm cho các hồ sơ không được xử lý kịp thời, nhanh chóng.
Giám sát
Hầu như các cán bộ chưa nhận thức rõ được tầm quan trọng của hoạt động giám sát nên thường chỉ hoàn thành công việc của bản thân và đẩy trách nhiệm giám sát cho cấp quản lý, điều này làm cho cấp quản lý bị hạn chế trong việc tiếp nhận các phản hồi từ nhân viên. Phần mềm IPCAS đang sử dụng chưa được hoàn thiện nên một số báo cáo các cán bộ thường phải kết xuất dữ liệu và thực hiện thủ công.
nội bộ. Tuy nhiên, còn bất cập: cán bộ làm kiểm tra mới vào công tác một hoặc hai phòng chuyên môn, chưa được công tác thực tế trên tất cả các mảng nghiệp vụ nên chưa đủ tiêu chuẩn về trình độ. Ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì cán bộ KTKS còn hạn chế về kiến thức về công tác kiểm tra, kiểm soát, về pháp luật và các thông lệ quốc tế, hạn chế về hiểu biết vĩ mô về quản lý nhà nước trên lĩnh vực tiền tệ tín dụng, khả năng phân tích dự báo còn thấp và cũng chỉ mới đề cao kiểm soát, phát hiện ra sai sót của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Chưa đảm bảo được tính độc lập, khách quan trong công tác tự kiểm tra tại Chi nhánh, trên thực tế cán bộ kiểm tra tại Chi nhánh đặt dưới sự điều hành, phân công công tác, đánh giá kết quả lao động của Giám đốc Chi nhánh.
2.4.2.2 Nguyên nhân của hạn chế
Công tác đào tạo đội ngũ cán bộ chưa thực sự hiệu quả và phát huy tác dụng. Đối với cán bộ mặc dù đều có một khoảng thời gian đào tạo tập trung, nhưng hầu hết chỉ cung cấp được cho cán bộ cái nhìn tổng quan về hệ thống chứ chưa đi sâu vào nghiệp vụ. Việc đào tạo nghiệp vụ hạch toán, kiểm soát cho các cán bộ chủ yếu người đi trước truyền đạt cho người đi sau tạo cho cán bộ thói quen để làm việc chứ không hiểu bản chất nghiệp vụ cho nên dễ phát sinh sai sót, rủi ro, người kiểm soát thì không phát hiện ra được những gian lận phát sinh.
Hoạt động tín dụng là hoạt động chủ yếu trong hoạt động của chi nhánh, tức là hoạt động mang lại doanh thu chủ yếu và cũng là hoạt động chứa đựng những rủi ro chủ yếu liên quan đến hoạt động của ngân hàng. Những hạn chế tồn tại trong quy trình kiểm soát rủi ro tín dụng:
- Các biện pháp phòng ngừa rủi ro mang tính định tính - Công cụ đo lường rủi ro tín dụng còn gặp nhiều bất cập - Hoạt động thông tin tín dụng còn yếu
- Trình độ cán bộ tín dụng và cán bộ quản lý rủi ro còn thấp
IPCAS với dữ liệu tập trung, nền tảng hiện đại và đặc biệt là tính an toàn và khả năng tích hợp với các hệ thống khác, nó cho phép bộ phận kiểm soát nội bộ có thể kiểm soát từ xa một cách thường xuyên, liên tục và tức thời đối với mọi hoạt động của ngân hàng nhưng hiện tại phần mềm này chỉ được sử dụng chủ yếu ở Phòng kế toán còn Kiểm tra, kiểm soát nội bộ chi nhánh cũng chưa biết khai hết lợi thế của hệ thống này cho công tác kiểm tra của phòng.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong Chương này, tác giả đã nêu khái quát về quá trình hình thành và phát triển; chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cũng như đặc điểm các hoạt động kinh doanh chủ yếu của Agribank Vũng Tàu. Tiếp đó, tác giả dành phần lớn dung lượng vào việc mô tả thực trạng KSNB gắn với 5 thành phần cụ thể với nhiều nội dung chi tiết của 5 thành phần với minh chứng điển hình tại Agribank Vũng Tàu.
Tác giả cũng đã đánh giá thực trạng hệ thống KSNB của Agribank Vũng Tàu, trong đó, bên cạnh các mục tiêu đã thực hiện có hiệu quả thì vẫn còn một số tồn tại, hạn chế mang tính khách quan và chủ quan. Để khắc phục các tồn tại này thì cần có giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB, nội dung này sẽ được trình bày trong chương tiếp theo.