Hoạt động kiểm soát là tập hợp chính sách, thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu. Các chính sách, thủ tục này thúc đẩy các hoạt động cần thiết để giảm thiểu những rủi ro của doanh nghiệp và tạo điều kiện cho các mục tiêu đề ra được thực thi nghiêm túc, hiệu quả trong doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn bộ tổ chức ở mọi cấp độ và mọi hoạt động (Ramos, 2004), (Kaplan, 2008). Hoạt động kiểm soát gồm một số hoạt động chủ yếu như:
- Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau. Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản.
- Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động: tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Riêng đối với phê chuẩn cụ thể thì người quản lý phải phê chuẩn cho từng nghiệp vụ một cách cụ thể.
- Kiểm soát hệ thống chứng từ và sổ sách: (1) - Biểu mẫu chứng từ đầy đủ, rõ ràng; (2) - Đánh số trước liên tục; (3) - Lập kịp thời; (4) - Lưu chuyển chuyển chứng từ khoa học; (5) - Bảo quản và lưu chữ chứng từ.
- Kiểm soát vật chất: Định kỳ thực hiện kiểm kê để so sánh, đối chiếu giữa số sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị.
- Phân tích rà soát: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường và đưa ra hướng xử lý.
Các thủ tục kiểm soát được các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: (i) Nguyên tắc phân công phân nhiệm; (ii) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; (iii) Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc
phận trong doanh nghiệp để đảm bảo không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các
nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp
dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Để tuân thủ tốt quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: (i) Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ; (ii) Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.