A PHẦN MỞ ĐẦU
2.2.3.2 Tổ chức kế toán ghi nhận cho hoạt động xuất hóa đơn và theo dõi công nợ
(Nguồn: Tài liệu giảng dạy môn HTTTKT3 - Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy)
Nhận được các chứng từ bao gồm lệnh bán hàng liên 1, 3 và giấy gửi hàng liên 1 từ bộ phận bán hàng và bộ phận giao hàng. Nhân viên kế toán tiến hành lập hóa đơn gồm 3 liên trong đó liên 1 dùng để lập nhật ký bán hàng, liên 2 được gửi cho khách hàng, liên 3 của hóa đơn chuyển cho kế toán phải thu.Nhật ký bán hàng sau đó được chuyển cho kế toán tổng hợp, các chứng từ còn lại được lưu tại bộ phận lập hóa đơn.
• Vai trò kế toán
Đối với hoạt động này kế toán đảm nhiệm việc ghi nhận doanh thu bán hàng cung cấp các dịch vụ và thực hiện theo dõi, cập nhật tài khoản phải thu của khách hàng. Bên cạnh đó kế toán sẽ thực hiện lập hóa đơn để ghi nhận nghiệp vụ.
Theo chuẩn mực số 14 quy ước điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia và các khoản thu nhập khác được đề cập chi tiết. Theo phạm vi nghiên cứu của đề tài khóa luận này nhóm tác giả chỉ đề cập đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm điều kiện sau: (a) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
(b) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
(c) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
(d) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; (e) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đó được xác định một cách đáng tin cậy. Trường hợp giao dịch về cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán của kỳ đó. Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn tất cả bốn điều kiện sau:
(a) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
(b) Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó
(c) Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán (d) Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó. • Chứng từ sử dụng - Phiếu kế toán - Hóa đơn - Lệnh bán hàng • Sổ sách và báo cáo sử dụng - Sô cái tài khoản 156, 511, 131
- SÔ chi tiết công nợ - SÔ chi tiết hàng tồn kho • Bút toán định khoản
- Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 111, 112: TÔng tiền (trường hợp thanh toán ngay) Nợ TK 131: TÔng tiền (trường hợp bán chịu)
Có TK 511: TÔng giá bán chưa thuế Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra - Ghi nhận giá vốn
Nợ TK 632: Gía vốn hàng bán Có TK 156: Hàng hóa
> Phương thức xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá
Trong trường hợp hàng hóa bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán vì hư hỏng, giảm tuôi thọ hoặc không đạt chất lượng thì lúc khách hàng trả lại hàng hóa, bộ phận tiếp nhận sẽ kiểm tra hàng bị trả lại, lập biên bản nhận hàng ghi rõ số lượng, mặt hàng bị trả lại. Một liên sẽ được gửi kèm với hàng hóa đưa về kho, bộ phận kho kiểm tra, đối chiếu rồi lập phiếu nhận hàng. Một liên của phiếu nhận hàng sẽ lưu tại kho, liên khác sẽ chuyển giao cho kế toán để ghi nhận nghiệp vụ phát sinh.
Đối với các khoản nợ phải thu, doanh nghiệp phải thực hiện trích lập dự phòng nợ khó đòi theo thông tư 200. Sau khi xác định đây là nợ không thể thu hồi được, kế toán thực hiện xóa nợ theo quy định của pháp luật, chế độ kế toán hiện hành.
• Bút toán định khoản - Chiết khấu thương mại
Nợ TK 5211: Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111,112: TÔng tiền (trường hợp thanh toán ngay) Có TK 131: TÔng tiền (trường hợp bán chịu)
Nợ TK 156: Hàng hóa
Có TK 632: Giá vốn hàng bán
Nợ TK 5212: Hàng bán bị trả lại (giá chưa thuế) Nợ TK 3331: Thuế GTGT hàng bán trả lại
Có TK 111,112: Tổng tiền (trường hợp thanh toán ngay) Có TK 131: Tổng tiền (trường hợp bán chịu)
- Giảm giá hàng bán
Nợ TK 5213: Giảm giá hàng bán Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111,112: Tổng tiền (trường hợp thanh toán ngay) Có TK 131: Tổng tiền (trường hợp bán chịu)