A PHẦN MỞ ĐẦU
3.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty (Nguồn: Kế toán thanh toán tại công ty cung cấp)
3.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ■ Giám đốc ■ Giám đốc
Giám đốc là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm quan sát và đánh giá quá trình hoạt động của các phòng ban. Giám đốc là người trực tiếp làm việc với khách hàng đồng thời là người xem xét và ra quyết định thực hiện các kế hoạch, phương án hoạt động cho công ty. Bên cạnh đó, với vai trò Giám đốc, ông cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật đối với những vấn đề phát sinh của công ty.
■ Phòng Kế toán
Phòng Kế toán đảm nhiệm vai trò hạch toán thống kê kế toán, phản ánh đầy đủ và chính xác các số liệu và tình hình tài chính của công ty, đồng thời hỗ trợ giám đốc về công tác kế toán thống kê, thông tin kế toán, các hoạt động liên quan đến tài chính ví dụ như lập báo cáo tài chính hằng năm và giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế cho công ty. Kiểm soát và đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động và dự án của công ty. Song song đó thường xuyên theo dõi sổ sách chứng từ, các nghiệp vụ phát sinh để báo cáo nhanh chóng kịp thời khi có yêu cầu.
Phòng Kế toán căn cứ vào giấy tờ, chứng từ từ các phòng ban để thực hiện xử lí các nghiệp vụ, lập báo cáo, quyết toán các vấn đề tài chính của công ty
■ Phòng Nhân sự
Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện công tác tuyển dụng điều phối cũng như phát triển nguồn nhân lực; đào tạo hướng dẫn nhân viên mới; đảm bảo sự phân phối giữa các phòng ban, thực hiện đúng vai trò vị trí tránh chồng chéo công việc, đảm bảo đạt hiệu quả trong công việc; đề xuất các quy định công ty; là cánh tay đắc lực cho Giám đốc trong việc quản lí nhân sự, là cầu nối giữa nhân viên và ban quản lí, hỗ trợ các phòng ban khác về mảng nhân sự.
Với chức năng của mình, phòng Nhân sự dựa vào việc quản lý nhân viên mà đưa ra bảng chấm công rồi từ đó chuyển giao cho phòng Kế toán để kế toán có thể đánh giá chính xác mức lương, thưởng, theo dõi các khoản công nợ của nhân viên,...
PHÒNG KẾ TOÁN NHÂN SỰPHÒNG PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU BỘ PHẬN THẨM ĐỊNH PHÒNG KINH DOANH
■ Phòng Xuất nhập khẩu
Phòng Xuất nhập khẩu đảm nhận vai trò lập và triển khai các kế koạch nhận hàng, xuất hàng nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất và nhu cầu của công ty. Đồng thời phòng còn có vai trò thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhận hàng, xuất hàng đúng thời hạn yêu cầu và tiến hành lập và triển khai các báo cáo theo yêu cầu của luật hải quan.
Bên cạnh đó, các nhân viên trong phòng có trách nhiệm đề xuất với cấp trên những ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận. Thêm vào đó phòng còn phải chuyển những chứng từ và tờ khai hải quan do phòng đảm nhận cho phòng Kế toán để phòng Kế toán có thể tiến hành hạch toán và kiểm soát số lượng xuất nhập khẩu hàng tháng.
■ Phòng Thẩm định
Phòng Thẩm định chịu trách nhiệm đề xuất, đưa ra quy trình phát triển sản phẩm phù hợp với yêu cầu của công ty. Bên cạnh đó bộ phận này còn thực hiện công việc đưa ra những biểu mẫu, hướng dẫn các công nhân thực hiện gia công theo mẫu đã đưa ra và tiến hành kiểm tra việc thực hiện quy trình các các xưởng và các công nhân theo quy trình đề ra. Bên cạnh đó, phòng còn tiến hành kiểm tra lấy mẫu đối với các sản phẩm chuẩn bị xuất khẩu nhằm đảm bảo sản phẩm đã đạt đủ tiêu chuẩn, hạn chế tối thiểu rủi ro có thể xảy ra.
■ Phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh có vai trò là cầu nối giữa khách hàng đến công ty. Đồng thời phòng kinh doanh sẽ thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh; xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm; lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động SXKD; báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng. Bên cạnh đó cũng sẽ có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh.