A PHẦN MỞ ĐẦU
4.1.2.2 Về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu
Ở phần này nhóm tác giả nhận thấy ưu điểm chung trong các khâu kiểm soát đối với chu trình doanh thu tại công ty là có sự tách bạch giữa các bộ phận thực hiện và các bộ phận có liên quan đến chu trình doanh thu đều nắm rõ các bước trong quy trình nên ít xảy ra trường hợp làm sai quy trình. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế như:
- Toàn chu trình xảy ra nhiều công đoạn, liên quan nhiều bộ phận, vì vậy có thể phát hiện ra sai sót của bộ phận thực hiện trước đó.
- Các hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu là rất ít, chỉ có các bộ phận tự kiểm tra nội bộ và kiểm tra lẫn nhau qua các khâu.
- Đối với chu trình doanh thu, không có một bộ phận nào phục trách công việc kiểm tra, kiểm soát mà các hoạt động kiểm soát ở đây chỉ là bộ phận sau kiểm tra bộ phận trước đó thông qua chứng từ mà mình nhận được từ trước chuyển sang.
- Không lập lệnh bán hàng nên khó kiểm soát hoạt động bán hàng của phòng kinh doanh.
Vì vậy ở phần này nhóm tập trung phân tích những rủi ro cụ thể có thể xảy ra trong từng hoạt động trong chu trình doanh thu để từ đó tạo tiền đề cho việc xây dựng các phương pháp phù hợp với đơn vị doanh nghiệp.
• Kiểm soát đối với hoạt động nhận đặt hàng
□ Các nội dung trong hợp đồng kinh tế mà phía khách hàng gửi cho công ty có những điều khoản không có lợi cho công ty.
□ Việc nhận đơn hàng từ các hình thức như qua điện thoại, bằng miệng,... sẽ chứa đựng rất nhiều rủi ro về thông tin như thông tin về loại hàng, số lượng, địa điểm, thời gian giao hàng,.
□ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
• Kiểm soát đối với hoạt động xuất kho hàng hoá
□ Bộ phận giao hàng có thể làm hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển dẫn tới sai lệch giữa số hàng trong hóa đơn và số hàng thực giao
□ Xuất hàng khi chưa cho phép □ Xuất kho sai chủng loại hàng hoá
Chương 4 Nhóm tác giả
□ Xuất kho sai số lượng □ Giao sai cảng hàng
• Kiểm soát đối với hoạt động lập hoá đơn và theo dõi công nợ □ Chọn sai đối tượng khách hàng
□ Lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần trong khi thực tế không giao hàng.
□ Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao □ Nhập sai giá giữa các đối tượng khách hàng
• Kiểm soát đối với hoạt động thu tiền
□ Khách hàng không thanh toán đúng hạn so với cam kết, dẫn đến tình trạng doanh thu cao nhưng tiền tại công ty lại không có.
□ Khách hàng trả tiền giả
□ Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể biển thủ tiền mặt của khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.