A PHẦN MỞ ĐẦU
4.1.2. Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội tại công ty
a) Ưu điểm
- Có quy định của cơ quan, quy chế làm việc được thiết lập rõ ràng, dễ hiểu và được phổ biến rộng rãi trong toàn thể công ty, tạo cho nhân viên có nề nếp ngay từ khi vào làm việc.
- Đối với các hoạt động kiểm soát quản lý chủ yếu thực hiện kiểm soát sự tuân thủ của nhân viên với các chính sách quản lý. Trong nội bộ các phòng, ban, bộ phận cũng có sự kiểm soát lẫn nhau, theo dõi tình hình thực hiện nội quy của công ty thể hiện qua bảng chấm công.
- Thường xuyên có các nhân viên theo dõi tình hình làm việc của các đơn vị như: số lượng nhân viên có mặt là bao nhiêu? Đi công tác là bao nhiêu? Vắng mặt bao nhiêu? Lý do vắng mặt?... Tất cả những sự theo dõi này sẽ được tổng hợp lại để làm tiêu chí bình xét, xếp loại nhân viên cuối quý, cuối năm.
b) Nhược điểm
- Chưa thực sự có một bộ phận, ban chức năng nào đứng ra đảm trách công tác kiểm tra, thanh tra nội bộ về mọi mặt mà chủ yếu là kiêm nhiệm. Do đó việc kiểm tra ở đây chủ
Chương 4 Nhóm tác giả
yếu là người có kinh nghiệm và năng lực cao hơn kiểm tra lại các báo cáo tài chính và nội dung nghiệp vụ đã thực hiện.
- Các hoạt động kiểm tra, kiểm soát chủ yếu là cấp trên đối với cấp dưới
4.1.2.2 về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu
Ở phần này nhóm tác giả nhận thấy ưu điểm chung trong các khâu kiểm soát đối với chu trình doanh thu tại công ty là có sự tách bạch giữa các bộ phận thực hiện và các bộ phận có liên quan đến chu trình doanh thu đều nắm rõ các bước trong quy trình nên ít xảy ra trường hợp làm sai quy trình. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế như:
- Toàn chu trình xảy ra nhiều công đoạn, liên quan nhiều bộ phận, vì vậy có thể phát hiện ra sai sót của bộ phận thực hiện trước đó.
- Các hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu là rất ít, chỉ có các bộ phận tự kiểm tra nội bộ và kiểm tra lẫn nhau qua các khâu.
- Đối với chu trình doanh thu, không có một bộ phận nào phục trách công việc kiểm tra, kiểm soát mà các hoạt động kiểm soát ở đây chỉ là bộ phận sau kiểm tra bộ phận trước đó thông qua chứng từ mà mình nhận được từ trước chuyển sang.
- Không lập lệnh bán hàng nên khó kiểm soát hoạt động bán hàng của phòng kinh doanh.
Vì vậy ở phần này nhóm tập trung phân tích những rủi ro cụ thể có thể xảy ra trong từng hoạt động trong chu trình doanh thu để từ đó tạo tiền đề cho việc xây dựng các phương pháp phù hợp với đơn vị doanh nghiệp.
• Kiểm soát đối với hoạt động nhận đặt hàng
□ Các nội dung trong hợp đồng kinh tế mà phía khách hàng gửi cho công ty có những điều khoản không có lợi cho công ty.
□ Việc nhận đơn hàng từ các hình thức như qua điện thoại, bằng miệng,... sẽ chứa đựng rất nhiều rủi ro về thông tin như thông tin về loại hàng, số lượng, địa điểm, thời gian giao hàng,.
□ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
• Kiểm soát đối với hoạt động xuất kho hàng hoá
□ Bộ phận giao hàng có thể làm hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển dẫn tới sai lệch giữa số hàng trong hóa đơn và số hàng thực giao
□ Xuất hàng khi chưa cho phép □ Xuất kho sai chủng loại hàng hoá
Chương 4 Nhóm tác giả
□ Xuất kho sai số lượng □ Giao sai cảng hàng
• Kiểm soát đối với hoạt động lập hoá đơn và theo dõi công nợ □ Chọn sai đối tượng khách hàng
□ Lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần trong khi thực tế không giao hàng.
□ Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao □ Nhập sai giá giữa các đối tượng khách hàng
• Kiểm soát đối với hoạt động thu tiền
□ Khách hàng không thanh toán đúng hạn so với cam kết, dẫn đến tình trạng doanh thu cao nhưng tiền tại công ty lại không có.
□ Khách hàng trả tiền giả
□ Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể biển thủ tiền mặt của khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.
4.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANHNGHIỆP NGHIỆP
Trên cơ sở nhận xét, đánh giá về những điểm mạnh và yếu trên một số mặt về tổ chức công tác kế toán và đối với chu trình doanh thu như đã phân tích ở trên nhóm tác giả xin đưa ra một số giải pháp như sau:
4.2.1 Một số kiến nghị về tổ chức công tác kế toán trong chu trình doanh thu tạidoanh nghiệp doanh nghiệp
4.2.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán
Lượng công việc đối với kế toán tổng hợp là rất lớn. KTTH gần như thay cho Kế toán toán trưởng tại công ty và đảm nhận luôn vai trò kế toán bán hàng, kiểm soát hầu hết công việc trong phòng kế toán. Do đó nên thực hiện giảm bớt công việc của KTTH, bổ sung thêm kế toán làm vai trò kế toán bán hàng.
Thực hiện thay máu nguồn nhân lực phòng kế toán bằng cách bổ sung thêm nhân viên có tình độ tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành kế toán tài chính chẳng hạn như bổ sung cho vị trí kế toán bán hàng mà công ty đang cần bổ sung.
Thực hiện phân chia kế toán theo xưởng để theo dõi một cách chính xác và nhanh hơn. Chẳng hạn như đối với vị trí kế toán lương và kế toán sản xuất công ty có thể thực hiện bổ sung người và chia mỗi người theo dõi 2 xưởng.
4.2.1.2 Về quá trình lập và luân chuyển chứng từ
Chương 4 Nhóm tác giả
• Hoạt động nhận đặt hàng
Công ty nên lập lệnh bán hàng trước khi giao hàng để hạn chế việc sai sót trong khâu lập hóa đơn, xuất kho và giao hàng như nhẫm lẫn về mặt hàng, chênh lệch số lượng hàng mà khách hàng đã yêu cầu, tránh việc phải lập lại hóa đơn và giao hàng lại.
Còn đối với công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ, nhóm tác giả kiến nghị công ty nên phân loại chứng từ theo ngày tháng phát sinh để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu đồng thời hạn chế tình trạng mất và thất lạc chứng từ nhất là trong thời điểm nhiều nghiệp vụ phát sinh xảy ra. Bên cạnh đó, nên qui định người chịu trách nhiệm quản lí, kiểm soát việc lưu trữ chứng từ.
• Hoạt động xuất kho và giao hàng
Để hạn chế rủi ro sai sót về mặt số lượng hay mặt hàng do chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho do kế toán lập. Nhóm tác giả kiến nghị công ty nên lập lệnh bán hàng để làm căn cứ đối chiếu trước khi xuất kho để giao hàng
Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ ở công ty nên được chú trọng nhiều hơn. Công ty có thể lưu trữ chứng từ theo ngày tháng năm sẽ giúp việc kiểm tra, đối chiếu diễn ra trôi chảy, nhanh chóng hơn khi có yêu cầu. Thêm vào đó nên qui trách nhiệm về một người đối với việc lưu trữ và bảo quản chứng từ.
• Hoạt động lập hóa đơn
Hiện tại, công ty đang thực hiện theo hướng dùng phiếu xuất kho để làm căn cứ lập hóa đơn để dẫn đến sai sót do nhìn nhầm nên nhóm tác giả kiến nghị công ty nên lập lệnh bán hàng. Từ đó, khi lập hóa đơn trên phần mềm sẽ đồng thời lập kèm phiếu xuất kho đảm bảo được tính đồng nhất giữa hai chứng từ, giảm bớt được lượng công việc cho kế toán.
Đối với công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ, tác giả đề nghị nên để kế toán công nợ đảm nhiệm công tác này đồng thời lưu chứng từ theo ngày tháng phát sinh nghiệp vụ để tránh việc thất lạc chứng từ.
• Hoạt động thu tiền
Vấn đề bảo quản, lưu trữ chứng từ nên được chú trọng bằng việc phân chia người chịu trách nhiệm mà ở đây tác giả kiến nghị là kế toán công nợ và lưu trữ theo theo ngày tháng phát sinh để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu về sau cũng như hạn chế việc thất lạc chứng từ.
4.2.1.3 Về phần mềm kế toán
Hiện nay phần lớn công việc đều được thực hiện trên hệ thống máy tính, số lượng người truy cập quá đông, lượng công việc nhiều dẫn đến tình trạng đứng máy, lỗi hệ thống. Do đó, công ty nên thường xuyên bảo trì, nâng cấp hệ thống máy tính để có thể đáp ứng nhu cầu công việc.
Chương 4 Nhóm tác giả
Do đặc thù nghành kế toán là phải cập nhật phần mềm mỗi khi có thông tư mới hay bổ sung thông tư được ban hành là điều cần thiết
về trình độ nhân viện sử dụng phần mềm còn hạn chế thì công ty nên tổ chức những buổi hướng dẫn do người của công ty cung cấp phần mềm dẫn dắt để nhân viên có thể hiểu rõ và vận dụng linh hoạt phần mềm
Cần có chuyên viên máy tính phụ trách phần mềm để có thể xử lý kịp thời khi phát sinh sự cố
Bên cạnh đó công ty cũng nên thường xuyên nâng cấp phần mềm diệt virus tránh tình trạng virus xâm nhập làm mất dữ liệu kế toán
4.2.2 Một số kiến nghị về kiểm soát nội bộ tại công ty
Ở đây, nhóm tác giả sẽ đưa ra những kiến nghị để ngăn chặn, khắc phục những rủi ro đã nêu liên quan đến vấn đề kiểm soát nội bộ trong mỗi hoạt động kinh tế ở chu trình doanh thu
❖ Kiểm soát đối với việc nhận đặt hàng
Nếu đơn đặt hàng được đặt qua điện thoại hoặc bằng miệng thì phải có sự xác minh thỏa đáng như yêu cầu gửi mail xác nhận việc đặt hàng nếu khách hàng không chấp nhận thực hiện thì có thể từ chối đơn đặt hàng
Nên có qui định hạn mức bán chịu để giảm rủi ro tín dụng quá mức cho công ty do nhân viên chấp nhận quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh số
❖ Kiểm soát hoạt động xuất kho và giao hàng
Trong hóa đơn đưa xuống cho bộ phận kho hàng phải ghi rõ chính xác mọi thông tin liên quan hàng hóa xuất kho. Bên cạnh đó người phụ trách kho phải nhận xét được tín tính hợp lệ của chứng từ để đảm bảo chứng từ lập và xét duyệt theo đúng qui định
Nên có sự kiểm tra chéo giữa bộ phận kho và bộ phận xuất, nhập khẩu
Phương tiện và nhân viên vận chuyển phải đáp ứng đủ yêu cầu của việc giao hàng Phiếu giao hàng phải được khách hàng ký xác nhận để làm bằng chứng việc nhận và chấp nhận hàng
❖ Kiểm soát hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ
Công ty nên đặt tính chính xác của đơn đặt hàng lên hàng đầu vì nó là căn cứ để lập hóa đơn
Đánh dấu các hóa đơn đã thanh toán, thường xuyên kiểm tra và đối chiếu chứng từ với nghiệp vụ phát sinh để tránh sai sót trong việc lập hóa đơn
Nên phân công người chịu trách nhiệm việc kiểm tra giá bán và việc cộng trừ trên hóa đơn
❖Kiểm soát hoạt động thu tiền
Khi thời hạn thanh toán sắp đến kế toán công nợ nên thực hiện nhắc nhở khách hàng thông qua việc gửi mail hoặc gọi điện thoại nhắc nợ
Việc sử dụng hóa đơn cùng với hệ thống hàng tồn kho, kiểm kê định kỳ giúp đảm bảo có thể giúp phát hiện những giao dịch bán hàng không thanh toán, giảm nguy cơ biển thủ có
Chương 4 Nhóm tác giả
thể xảy ra, khuyến khích trả bằng chuyển khoản thay vì tiền mặt để giảm bớt rủi ro, chi phí hành chính có thể phát sinh liên quan đến bán hàng
Thường xuyên kiểm tra đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền được thủ quỹ ghi nhận trên sổ sách
Công ty nên trang bị máy soi tiền tự động để hạn chế việc nhận tiền giả từ khách hàng thanh toán
Chương 4 Nhóm tác giả
C PHẦN KẾT LUẬN1. Nhận xét 1. Nhận xét
Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi có một hệ thống thông tin kế toán vững chắc và các chu trình kinh doanh được đảm bảo. Chu trình doanh thu là một phần thiết yếu trong việc đánh giá công tác hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, hoàn thiện chu trình doanh thu là một điều cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.
Trong suốt quá trình thực tập tại Công ty TNHH Hansea Tây Ninh với sự hỗ trợ của các nhân viên trong phòng Kế toán nhóm tác giả đã được tiếp cận và tìm hiểu một cách cụ thể về các phần hành kế toán, cách tổ chức các hoạt động kinh doanh đặc biệt là đối với chu trình doanh thu. Bên cạnh việc được cung cấp các thông tin, tài liệu cần thiết để hoàn thành đề tài nghiên cứu nhóm tác giả còn được tạo điều kiện cọ sát với các phần hành kế toán khác nhau để có kinh nghiệm cho công việc sau này.
Về cơ bản theo như quan sát và tìm hiểu của nhóm tác giả thì chu trình doanh thu tại doanh nghiệp được tổ chức khá hợp lý không chênh lệch quá nhiều so với quy trình trên lý thuyết mà nhóm đã được biết đến trong suốt quá trình học tập. Tuy nhiên có một số hoạt động công ty đã thực hiện lược bớt nhằm đơn giản công tác trong việc thực hiện công việc.
Ở phần cơ sở lý luận, nhóm đã thực hiện hệ thống hóa một số thông tin về chu trình doanh thu, hệ thống thông tin kế toán và vấn đề kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu. Những hoạt động trong chu trình doanh thu đã được nhóm thể hiện thông qua những sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ luân chuyển chứng từ để thể hiện rõ những công việc cụ thể cần thực hiện trong mọi hoạt động của chu trình doanh thu.
Theo như thực trạng tại đơn vị thực tập nhóm đã mô tả lại chi tiết cách tổ chức các hoạt động trong chu trình doanh thu mà công ty đã và đang thực hiện. Để mô tả được những hoạt động này nhóm đã tiến hành phỏng vấn và quan sát thực tế các bộ phận có liên quan để có thể phản ánh một cách chính xác nhất thực trạng tại đơn vị.
Thông qua sự so sánh giữa lý luận và thực tiễn về chu trình doanh thu nhóm đã có thể đưa ra những nhận xét và một số giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu tại đơn vị thực tập. Khóa luận này đã đáp ứng khá hoàn chỉnh những mục tiêu được đề ra ở phần mở đầu của bài luận.
2. Kiến nghị
Trong chương 3, nhóm đã thực hiện nhận xét về ưu, nhược điểm của hệ thống tổ chức bộ máy kế toán, đặc biệt là về chu trình doanh thu đang thực hiên tại công ty. Tuy nhiên, những nhận xét này vẫn còn mang tính chủ quan của cá nhân và các giải pháp đưa ra cũng chỉ mang tính chất là tham khảo và chỉ được một mảng nhỏ, chưa thực sự đầy đủ. Tất cả các giải pháp nhóm đã đưa ra nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại trong công tác tổ chức đặc biệt trong chu trình doanh thu của doanh nghiệp. Những kiến nghị nhóm đưa ra đánh vào việc xây dựng tổ chức công tác kế toán từ việc điều chỉnh nhân lực và phân chia công việc cho phù hợp hơn đến việc bổ sung các chứng từ còn thiếu hay quy trình xử lý chứng từ ở các hoạt động trong chu trình doanh