A PHẦN MỞ ĐẦU
2.3.2 Các hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu
_ Kiểm soát con người:
+ Không để một cá nhân nắm nhiều khâu trong một chu trình (kiêm nhiệm)
Đây là yêu cầu cần thiết nhất trong hoạt động kiểm soát toàn bộ trong một chu trình bao gồm nhiều khâu liên kết với nhau khi một cá nhân nắm nhiều khâu sẽ dẫn đến tình trạng “đúng cũng không ai biết, sai cũng không ai hay”. Tuy nhiên trong thực tế nhiều doanh nghiệp do muốn tiết kiệm chi phí, giảm nguồn nhân lực nên cho phép kiêm nhiệm ở GVHD: Ths Nguyễn
Thị Phương Thúy 33
Chương 1 Nhóm tác giả
• Hoạt động xuất kho, giao hàng
Đối với hoạt động này các rủi ro thường gặp phải là xuất kho giao hàng sai số lượng, sai sản phẩm, địa chỉ khách hàng không chính xác, thời gian giao hàng chậm trễ, thất lạc hàng hóa trong quá trính xuất kho giao hàng.
Các hoạt động kiểm soát được để ra để phòng ngừa những rủi ro này bao gồm: trong hoạt động này vấn đề phân chia trách nhiệm vẫn phải thực hiện ở khâu kho hàng; thiết lập chứng từ đầy đủ và phải được đánh số, dựa trên bảng giá để lập, kiểm tra ký trước khi giao hàng cho khách. Thực hiện kiểm kê đối với hàng hóa xuất kho
• Hoạt động xuất hóa đơn, theo dõi công nợ
Đối với hoạt động trên các rủi ro trong việc lập hóa đơn có thể gặp phải là quên không lập hóa đơn, hóa đơn ghi sai, không đầy đủ thông tin, lập trùng hóa đơn, lập hóa đơn khống, không chuyển dữ liệu kịp thời, không chính xác ...
Để hạn chế những rủi ro trên đầu tiên hóa đơn phải được lập từ lệnh bán hàng, phiếu xuất kho và giấy giao hàng, ghi số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng, đánh số hóa đơn. Thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa trước khi giao hàng
• Hoạt động thu tiền
Những rủi ro thường gặp phải trong hoạt động thanh toán: ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán, không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai thông tin về khách hàng, số tiền thanh toán, tài khoản khách hàng
Để tránh những thất thoát liên quan đến doanh nghiệp nên thực hiện các thủ tục như tách biệt giữa chức năng ghi chép việc thu tiền với chức năng ghi sổ sách, sử dụng hóa đơn khi giao hàng, hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kiểm kho định kỳ, thanh toán bằng chuyển khoản, kiểm tra định kỳ lượng tiền mặt tại quỹ với tổng tiền thủ quỹ ghi chép hoặc tổng tiền in ra từ máy tính tiền
2.3.2.3 Kiểm soát ứng dụng
Kiểm soát ứng dụng là các hoạt động kiểm soát được thiết kế và thực hiện để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa sai sót, gian lận trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
Kiểm soát ứng dụng bao gồm ba hoạt động: kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả xử lý.
a/ Kiểm soát đầu vào
Hoạt động này nhằm ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu đảm bảo dữ liệu đầu vào được nhập một cách chính xác.
*
Kiểm soát nguồn dữ liệu
Nguồn dữ liệu được nói đến ở đây cụ thể là các chứng từ có liên quan đến chu trình doanh thu. Kiểm soát nguồn dữ liệu chính là kiểm tra tính hợp lệ, tính chính xác của chứng từ được nói đến ở trên.
_ Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục các chứng từ gốc
Chương 1 Nhóm tác giả
_ Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ có được đầy đủ và hợp lệ _ Đánh dấu chứng từ đã nhập liệu để tránh trùng lặp
_ Sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu (phần mềm kiểm tra tính hợp pháp của HĐ GTGT)
*
Kiểm soát quá trình nhập liệu
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu nhập như kiểu vùng dữ liệu, dung lượng vùng dữ liệu, giới hạn dữ liệu, trình tự dữ liệu, tính đầy đủ của dữ liệu, tính hợp lý, tính có thực của dữ liệu, việc nhập trùng dữ liệu,...
Đối với các phần mềm đòi hỏi tính chặt chẽ cao như Misa hay Fast, khi thiếu một vùng dữ liệu hoặc tính logic của dữ liệu nhập không được đảm bảo thì phần mềm sẽ báo cáo lên màn hình và không chấp nhận xuất ra các báo cáo yêu cầu
b) Kiểm soát xử lý
Mục đích của kiểm soát xử lý là đảm bảo tính hợp lý, logic giữa các chứng từ, ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình xử lý. Kiểm soát này chủ yếu là kiểm soát tính ràng buộc toàn vẹn dữ liệu số tổng tiền hoặc tổng nghiệp vụ nhập đầu vào so với tổng tiền hoặc tổng nghiệp vụ được xử lý.
c) Kiểm soát kết quả xử lý
Mục đích của hoạt động này là ngăn ngừa và phát hiện sai sót trong kết quả của quá trình xử lý. Phương pháp kiểm soát có thể bằng mắt hoặc bằng chương trình kiểm soát được cài đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ.
Kết quả chủ yếu của các hoạt động xử lý thể hiện qua các báo cáo, hệ thống sổ sách có thể xuất ra được. Muốn kiểm soát được chính xác kết quả của quá trình xử lý chủ yếu là dựa vào việc kiểm tra các loại báo cáo xuất ra từ quá trình xử lý nghiệp vụ đối chiếu thông qua các chứng từ gốc đảm bảo sự liên tục giữa các chứng từ từ đó kiểm tra phần mềm đã xử lý được chính xác hay chưa, nếu có sai sót thì ở điểm nào để có biện pháp khắc phục.
CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH HANSAE 3.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HANSAE
3.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty
- Tên: Công ty TNHHHansae Tây Ninh - SĐT: 846.3898701
- Fax: 846.3898700
- Địa chỉ: Đường số 4, khu chế xuất và công nghiệp Linh Trung 3, xã An Tịnh, Trảng Bàng, Tây Ninh
Chương 1 Nhóm tác giả
- Mã số thuế: 3900370915 - Chủ sở hữu: Lee Seong Hun - Tên giám đốc: Lee Seong Hun - Ngành nghề chính: May trang phục - Loại hình công ty: Công ty cổ phần
- Tổng số công nhân viên và người lao động: 500
- Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp trong năm tài chính có ảnh hưởng Báo cáo tài chính
- Vốn điều lệ: 150.000USD
3.1.1.1 Quá trình hình thành của công ty
Công ty Hansae được thành lập vào ngày 16/11/1982 tại Hàn Quốc. Trụ sở chính của công ty đặt tại số (Yeouido-dong, 5F) 29, Eunhaeng-ro, Yeongdeungpo-gu, Seoul, Korea. Với nguồn tài chính mạnh mẽ cộng với việc kinh doanh có hiệu quả công ty ngày càng mở rộng trên khắp các đất nước. Hiện nay công ty đã có các chi nhánh tại các nước trên thế giới như Mỹ, Indonesia, Myanmar, Nicaragua, Guatemala và 3 chi nhánh tại Việt Nam.
Công ty TNHH Hansae Tây Ninh được thành lập vào 2004 với giấy phép kinh doanh số 452023000025 cấp ngày 14/03/2004 tại cơ quan Thành phố Hồ Chí Minh và chính thức đưa vào hoạt động ngày 22/04/2005. Công ty đã hoạt động cho tới hiện nay là 14 năm. Công ty TNHH Hansae Tây Ninh là chi nhánh thứ hai tại Việt Nam được thành lập sau khi chi nhánh đầu tiên ở Củ Chi được hoàn thiện và hoạt động hơn 4 năm.
3.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Với tiêu chí ban đầu khi quyết định thành lập chi nhánh tại Việt Nam, công ty đã khai thác được nguồn nhân công dồi dào với giá cả tương đối rẻ tại nước ta. Bên cạnh đó công ty cũng đã mang lại lượng việc làm và góp phần giảm tình trạng thất nghiệp của nước ta.
Lĩnh vực và hoạt động chính của Công ty Hansae Tây Ninh là thực hiện gia công các loại quần áo (áo thun, áo khoác, quần tây,..). Và khách hàng chính của công ty chính là Công ty Hansae tại Hàn Quốc. Việc làm này làm tăng tỉ trọng xuất nhập khẩu của nước ta, phát triển kinh tế cũng như ngân sách Nhà nước thông qua các khoản nghĩa vụ mà công ty phải thực hiện đối với Nhà nước.
Châm ngôn hoạt động ngay từ ban đầu của công ty là mang lại chất lượng tốt nhất cho khách hàng, đảm bảo hàng hóa được gia công sản xuất ra luôn được hoàn thiện, đạt tiêu chuẩn đem lại sự hài lòng ở mức cao nhất cho khách hàng. Nguồn nhân công dồi dào kèm với lượng máy móc thiết bị hiện đại, công ty luôn đảm bảo kịp đầu ra về số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa.
Đồng thời, không chỉ quan tâm đến chất lượng sản phẩm được làm ra, phía công ty còn luôn quan tâm đến quyền lợi của công nhân viên thông qua các chế độ ưu đãi và các chính sách hỗ trợ nhằm tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, thoải mái tinh thần cho các công nhân viên của mình.
Chương 1 Nhóm tác giả
3.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty
3.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
Chương 1 Nhóm tác giả
GIÁM ĐỐC
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty (Nguồn: Kế toán thanh toán tại công ty cung cấp)
3.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ■ Giám đốc ■ Giám đốc
Giám đốc là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm quan sát và đánh giá quá trình hoạt động của các phòng ban. Giám đốc là người trực tiếp làm việc với khách hàng đồng thời là người xem xét và ra quyết định thực hiện các kế hoạch, phương án hoạt động cho công ty. Bên cạnh đó, với vai trò Giám đốc, ông cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật đối với những vấn đề phát sinh của công ty.
■ Phòng Kế toán
Phòng Kế toán đảm nhiệm vai trò hạch toán thống kê kế toán, phản ánh đầy đủ và chính xác các số liệu và tình hình tài chính của công ty, đồng thời hỗ trợ giám đốc về công tác kế toán thống kê, thông tin kế toán, các hoạt động liên quan đến tài chính ví dụ như lập báo cáo tài chính hằng năm và giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế cho công ty. Kiểm soát và đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động và dự án của công ty. Song song đó thường xuyên theo dõi sổ sách chứng từ, các nghiệp vụ phát sinh để báo cáo nhanh chóng kịp thời khi có yêu cầu.
Phòng Kế toán căn cứ vào giấy tờ, chứng từ từ các phòng ban để thực hiện xử lí các nghiệp vụ, lập báo cáo, quyết toán các vấn đề tài chính của công ty
■ Phòng Nhân sự
Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện công tác tuyển dụng điều phối cũng như phát triển nguồn nhân lực; đào tạo hướng dẫn nhân viên mới; đảm bảo sự phân phối giữa các phòng ban, thực hiện đúng vai trò vị trí tránh chồng chéo công việc, đảm bảo đạt hiệu quả trong công việc; đề xuất các quy định công ty; là cánh tay đắc lực cho Giám đốc trong việc quản lí nhân sự, là cầu nối giữa nhân viên và ban quản lí, hỗ trợ các phòng ban khác về mảng nhân sự.
Với chức năng của mình, phòng Nhân sự dựa vào việc quản lý nhân viên mà đưa ra bảng chấm công rồi từ đó chuyển giao cho phòng Kế toán để kế toán có thể đánh giá chính xác mức lương, thưởng, theo dõi các khoản công nợ của nhân viên,...
PHÒNG KẾ TOÁN NHÂN SỰPHÒNG PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU BỘ PHẬN THẨM ĐỊNH PHÒNG KINH DOANH
■ Phòng Xuất nhập khẩu
Phòng Xuất nhập khẩu đảm nhận vai trò lập và triển khai các kế koạch nhận hàng, xuất hàng nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất và nhu cầu của công ty. Đồng thời phòng còn có vai trò thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhận hàng, xuất hàng đúng thời hạn yêu cầu và tiến hành lập và triển khai các báo cáo theo yêu cầu của luật hải quan.
Bên cạnh đó, các nhân viên trong phòng có trách nhiệm đề xuất với cấp trên những ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận. Thêm vào đó phòng còn phải chuyển những chứng từ và tờ khai hải quan do phòng đảm nhận cho phòng Kế toán để phòng Kế toán có thể tiến hành hạch toán và kiểm soát số lượng xuất nhập khẩu hàng tháng.
■ Phòng Thẩm định
Phòng Thẩm định chịu trách nhiệm đề xuất, đưa ra quy trình phát triển sản phẩm phù hợp với yêu cầu của công ty. Bên cạnh đó bộ phận này còn thực hiện công việc đưa ra những biểu mẫu, hướng dẫn các công nhân thực hiện gia công theo mẫu đã đưa ra và tiến hành kiểm tra việc thực hiện quy trình các các xưởng và các công nhân theo quy trình đề ra. Bên cạnh đó, phòng còn tiến hành kiểm tra lấy mẫu đối với các sản phẩm chuẩn bị xuất khẩu nhằm đảm bảo sản phẩm đã đạt đủ tiêu chuẩn, hạn chế tối thiểu rủi ro có thể xảy ra.
■ Phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh có vai trò là cầu nối giữa khách hàng đến công ty. Đồng thời phòng kinh doanh sẽ thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh; xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm; lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động SXKD; báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng. Bên cạnh đó cũng sẽ có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh.
3.1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán
Sơ đồ 3.2: Cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán (Nguồn: Kế toán thanh toán tại công ty cung cấp) Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung do toàn bộ doanh nghiệp chỉ tổ chức 1 phòng kế toán ở đơn vị chính, còn các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán.
3.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ
■ Kế toán trưởng
Kế toán trưởng là người đứng đầu của Phòng Kế toán Tài chính, hỗ trợ và chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về lĩnh vực kế toán tài chính; đảm nhiệm tổ chức, chỉ đạo triển khai kế toán viên thực hiện các chủ trương chỉ đạo của Giám đốc. Đồng thời, xem xét ký duyệt các chứng từ có liên quan đến tài chính của doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp. Bên cạnh đó chịu trách nhiệm lập Báo cáo tài chính, Báo cáo thuế cũng như giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế phát sinh và nộp thuế cho cơ quan Nhà nước đối với cơ quan bên Hàn, thống kê tình hình tài chính thường xuyên để báo cáo kịp thời, chính xác cho Giám đốc, ban lãnh đạo khi có yêu cầu.
■ Kế toán tổng hợp
Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu số liệu trong đơn vị nội bộ giữa chi tiết và tổng hợp; kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh; kiểm tra số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp; lập Báo cáo tổng hợp, Bảng cân đối kế toán đồng thời thay mặt Kế toán trưởng khi Kế toán trưởng vắng mặt, điều hành hoạt động của Phòng Tài chính kế toán sau đó báo cáo lại Kế toán trưởng. Đồng thời kế toán tổng hợp đảm nhận vai trò của kế toán doanh thu.
■ Kế toán thuế
Công việc của kế toán thuế là lập tờ khai thuế môn bài vào nộp thuế môn bài cho cơ quan thuế. Hàng ngày tập hợp hóa đơn, chứng từ phát sinh để theo dõi và hạch toán. Cuối tháng lập báo cáo thuế GTGT, thuế Xuất nhập khẩu, thuế TNCN và nộp tiền thuế cho cơ quan thuế (nếu có). Hàng quý làm báo cáo thuế tháng của quý đó và báo cáo quý cho thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN và báo cáo sử dụng hóa đơn. Cuối năm lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế
cho tháng cuối năm, báo cáo thuế TNDN quý IV và báo cáo quyết toán thuế TNCN.