A PHẦN MỞ ĐẦU
3.2.1.3 Hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ
• Chứng từ sử dụng
Chương 1 Nhóm tác giả
_ Phiếu xuất kho
_ Biên bản giao nhận hàng _ Hóa đơn bán hàng _ Phiếu kế toán
• Quy trình xử lý
Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho, giấy gửi hàng, hợp đồng kinh tế được kí kết kế toán tổng hợp sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng đồng thời kế toán công nợ sẽ ghi nhận công nợ cho khách hàng đó và tiến hành theo dõi để thực hiện thu hồi công nợ
• Cách thức lập chứng từ
Chứng từ được lập ở hoạt động này là hóa đơn bán hàng. Kế toán tổng hợp sẽ vào phần mềm, vào phần hành Bán hàng rồi chọn các thông tin cần phải điền như: tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, ngày tháng chứng từ, số lượng cũng như mặt hàng và chọn đính kèm phiếu xuất kho đã lập ở các hoạt động trước. (Đính kèm phụ lục 1 bao gồm: biên bản giao nhận hàng - trang 3; phiếu xuất kho - trang 2; hóa đơn GTGT - trang 4; phiếu kế toán ghi nhận doanh thu - trang 5. Đính kèm phụ lục 2: màn hình nhập liệu - trang 2)
• Lưu đồ
Chương 1 Nhóm tác giả
Kế toán tổng hợp (kế toán bán hàng)
Lưu đô 3.3: Lưu đô luân chuyên chứng từ trong hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ
(Nguôn: Kế toán tổng hợp tại công ty cung cấp)
Trong hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ, dựa trên biên bản liên 3 và phiếu xuất kho liên 2 nhận được từ phòng xuất nhập khẩu, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành kiểm tra thông tin và lập hóa đơn 3 liên trên phần mềm kế toán ở phân hệ Bán hàng. Sau khi hoàn thành lập hóa đơn và phiếu kế toán đề ghi nhận doanh thu thì phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu lên nhật ký bán hàng và sổ kế toán (Sổ cái các tài khoản: 131, 156, 3331, 511, 632; Sổ nhật ký chung ...). Sau đó liên 2 được gửi cho khách hàng, liên 3 được gửi tới kế toán thanh toán, liên 1 lưu tại bộ phận.
Chương 1 Nhóm tác giả
3.2.1.4 Hoạt động thu tiền• Chứng từ sử dụng • Chứng từ sử dụng _ Phiếu thu _ Hóa đơn bán hàng _ Giấy báo có _ Phiếu kế toán
Đây là hoạt động cuối cùng trong chu trình cũng là hoạt động đòi hỏi sự khéo léo, khả năng xử lí tình huống của người thực hiện làm sao có thể yêu cầu khách hàng thanh toán đúng hạn mà không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài khi thời hạn thanh toán đã gần đến. Thời hạn thanh toán của khách hàng được đề cập đến trong hợp đồng yêu cầu mua hàng, thời hạn thanh toán được công ty áp dụng linh hoạt với các khách hàng khác nhau.
Công ty có hai hình thức thanh toán:
- Thanh toán bằng tiền mặt đối với các khoản nợ nhỏ. Trong trường hợp này, bộ phận kế tóan sẽ thu tiền và lập phiếu thu cho khách hàng và thực hiện ghi nhận nghiệp vụ.
- Thanh toán bằng chuyển khoản là hình thức thanh toán được sử dụng nhiều nhất tại công ty. Ở trường hợp này, kế toán nhận được giấy báo có khi khách hàng chuyển khoản thanh toán sau đó căn cứ vào chứng từ này mà ghi nhận nghiệp vụ phát sinh.
• Cách thức lập chứng từ
Ở hoạt động này kế toán thanh toán vào phần hành Ngân hàng dựa trên giấy báo có từ ngân hàng để ghi nhận hoạt động thanh toán của khách hàng. Chỉ cần chọn đúng khách hàng và số hóa đơn tương ứng của khách hàng thanh toán dựa trên giấy báo có thì phần mềm sẽ tiến hành tạo chứng từ phù hợp cho nghiệp vụ như phiếu kế toán. (Đính kèm phụ lục 1 bao gồm: giấy báo có - trang 6; phiếu kế toán - trang 7. Đính kèm phụ lục 2: màn hình nhập liệu - trang 3)
Đối với trường hợp thanh toán bằng tiền mặt kế toán sẽ tiến hành vào phần hành Tiền mặt rồi thực hiện tương tự như ở phần hành ngân hàng sẽ lập được phiếu thu để lưu trữ và ghi nhận nghiệp vụ. . (Đính kèm phụ lục 1: phiếu thu - trang 8. Đính kèm phụ lục 2: màn hình nhập liệu - trang 4)
• Lưu đồ
Chương 1 Nhóm tác giả
Qúa trình thanh toán bằng chuyển khoản, căn cứ vào giấy báo có từ Ngân hàng và hóa đơn bán hàng liên 3 từ kế toán tổng hợp mà kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối GVHD: Ths Nguyễn Thị
Phương Thúy 60
Chương 1 Nhóm tác giả
Chương 1 Nhóm tác giả
(Nguồn: Kế toán thanh toán tại công ty cung cấp)
Qúa trình thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ vào giấy nộp tiền của khách hàng và hóa đơn bán hàng liên 3 từ kế toán tổng hợp mà kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối chiếu và vào phần mềm kế toán ở phân hệ Tiền mặt để lập chứng từ là phiếu thu gồm 3 liên để ghi nhận việc thu tiền. Sau khi việc lập hoàn tất thì phầm mềm lập tức cập nhật dữ liệu lên các sổ chi tiết (Sổ chi tiết tiền mặt; Sổ cái tài khoản 111 và 131; Sổ nhật ký chung). Tiếp theo đó, phiếu thu được chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt rồi giao cho thủ quỹ xác nhận thu và trả lại cho kế toán thanh toán liên 1 để lưu. Còn liên 2 của phiếu thu được chuyển cho khách hàng, liên 3 sẽ được thủ quỹ lưu.
> Xử lí hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán
Hàng bán bị trả lại tại công ty chủ yếu là do hàng bị lỗi, không đạt yêu cầu. Thông thường, theo quy định của các hợp đồng kinh tế giữa các công ty và khách hàng, sau thời gian 10 ngày kể từ khi nhận hàng mà khách hàng không có bất kì phản hồi gì thì xem như đơn hàng đã được chấp nhận. Công ty chỉ chịu trách nhiệm đối với những hàng hóa bị lỗi do nhà sản xuất hoặc cho bên vận chuyển làm hư hỏng.
Ở trường hợp này khách hàng sẽ xuất hóa đơn cho công ty với nội dung trả lại hàng. Khi khách hàng trả lại hàng, bộ phận kho sẽ tiếp nhận hàng trả lại, kiểm kê và lập phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán công nợ sẽ giảm trừ công nợ còn kế toán kho sẽ lên sổ chi tiết hàng tồn kho.
Đối với giảm gía hàng bán do hàng không đạt chất lượng nhưng bên khách hàng vẫn chấp nhận và yêu cầu giảm giá thì công ty sẽ tiến hành lập hóa đơn giảm doanh thu và tiến hành tương tự như ở trường hợp hàng bán bị trả lại.
• Chứng từ sử dụng _ Hóa đơn hàng bán bị trả lại _ Phiếu nhập kho
• Lưu đồ
Chương 1 Nhóm tác giả
Khi phát sinh trường hợp khách hàng trả lại hàng cho công ty, phòng Kinh doanh sẽ nhận
Chương 1 Nhóm tác giả
được hóa đơn hàng bán bị trả lại từ khách hàng gửi đến. Phòng Kinh doanh sẽ chuyển hóa đơn đó cho kế toán kho để tiến hành lập phiếu nhập kho cho số hàng trên. Kế toán sẽ vào phần hành Kho để lập phiếu nhập kho rồi in ra và chuyển cho bộ phận kho để kí tên xác nhận và lưu. Căn cứ trên phiếu nhập kho liên 1 bộ phận kho sẽ tiến hành nhận và nhập hàng lại vào kho. Liên 2 của phiếu nhập kho sẽ được chuyển về cho kế toán kho lưu trữ. Hóa đơn hàng bán bị trả lại sẽ được chuyển qua cho kế toán tổng hợp để tiến hành ghi nhận nghiệp vụ. KTTH sẽ vào phần hành Bán hàng để ghi nhận nghiệp vụ và in ra phiếu kế toán để lưu trữ và đồng thời phần mềm sẽ cập nhật vào sổ kế toán khi tiến hành ghi nhận nghiệp vụ phát sinh.
3.2.2 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu tại công ty TNHH Hansae 3.2.2.1 Các hoạt động xử lý
Các hoạt động kiểm soát tại công ty TNHH Hansae Tây Ninh chủ yếu là các cá nhân trong cùng bộ phận thực hiện, cấp trên kiểm tra cấp dưới và thực hiện kiểm tra chéo giữa các thành viên với nhau.
Các hoạt động xử lý nghiệp vụ ở công ty đã được được thực hiện bởi sự hỗ trợ máy tính tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số ít hoạt động được xử lý bằng phương pháp thủ công. Vì vậy, việc kiểm soát ở đây được thực hiện ở cả hoạt động xử lý thủ công và hoạt động của hệ thống máy tính.
❖Kiểm tra đối với hoạt động nhận đơn đặt hàng
Đây là hoạt động kiểm tra do phòng Kinh doanh, kế toán công nợ và kế toán kho thực hiện. Bắt đầu từ sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách, người trực tiếp nhận đơn đặt hàng sẽ phải thực hiện việc kiểm tra thông tin từ khách hàng để đảm bảo tính có thực, pháp lí rồi chuyển qua cho kế toán kiểm tra công nợ của khách hàng đó sau đó chuyển lại cho trưởng phòng Kinh doanh để xét duyệt rồi mới chuyển đến bộ phận khác.
Đối với cách xử lí hiện tại, những rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động này là:
- Đầu tiên đối với phòng Kinh doanh rủi ro có thể phát sinh từ việc xét duyệt kiểm tra không được thực hiện một cách đúng đắn dẫn đến việc nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý, công ty không có thực.
- Còn với kế toán công nợ đảm nhận việc xem xét công nợ ở hoạt động này sẽ có thể xảy ra rủi ro đối chiếu sai lệch hoặc gian lận nhằm đem đến lợi ích cho bản thân mà chấp nhận bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc quá hạn mức tín dụng cho phép.
- Cuối cùng với vai trò xem xét hàng tồn kho của kế toán kho, những rủi ro có thể phát sinh từ việc tất trách trong công việc dẫn đến việc chấp nhận những đơn hàng vượt quá khả năng thực hiện của công ty. Ví dụ như lượng hàng tồn kho không đáp ứng được số lượng đặt mà khả năng sản xuất của công ty cũng không có sẵn trong lúc bấy giờ nhưng kế toán kho vẫn thông qua đơn đặt hàng.
❖Kiểm tra đối với hoạt động xuất kho và giao hàng
Hoạt động kiểm tra ở đây chủ yếu là việc đối chiếu giữa phiếu yêu cầu đặt hàng và đơn đặt hàng, sau đó xuất hàng khỏi kho. Việc lập phiếu xuất kho đòi hỏi sự kiểm soát lẫn nhau để tránh sai sót về số lượng cũng như các loại mặt hàng.
Khi phiếu xuất kho và hàng hoá từ bộ phận kho hàng để giao hàng, bộ phận giao hàng sẽ đối chiếu giữa phiếu xuất kho và hàng hoá thực giao, nếu có sai sót sẽ báo cáo lại với bộ phận có chức năng để giải quyết.
Căn cứ vào cách thực hiện của công ty hiện nay, những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình xuất kho giao hàng là:
- Ở bộ phận kho, sai sót trong quá trình kiểm tra, xuất kho có thể xảy ra như việc xuất
Chương 1 Nhóm tác giả
sai mặt hàng, chênh lệch về mặt số lượng giữa các chứng từ với nhau hoặc giữa chứng từ với số lượng thực xuất.
- Với vai trò giao hàng, phòng Xuất Nhập khẩu phải đối mặt với những sai sót như nhầm lẫn địa chỉ khách hàng, thời gian giao hàng không chính xác. Bên cạnh đó, phòng còn chịu trách nhiệm nếu có mất mác xảy ra trong quá trình xuất kho giao hàng nếu bộ phận không theo dõi, kiểm tra sát sao từ lức xuất kho cho đến khi hoàn tất việc giao hàng.
❖ Kiểm tra đối với hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ
Hoá đơn bán hàng sau khi được kế toán tổng hợp lập chuyển lên trình ký cho Kế toán trưởng và Giám đốc. Tại đây, Kế toán trưởng sẽ kiểm tra các thông tin trên hoá đơn. Nếu có phát hiện ra sai sót về thông tin khách hàng, đơn giá... .sẽ phản ánh lại. Sau khi kế toán trưởng ký duyệt thì chuyển sang cho Giám đốc. Hầu như Kế toán trưởng đã ký duyệt thì Giám đốc cũng ký duyệt.
Sau khi hoàn tất việc ký duyệt thì hoá đơn sẽ được chuyển giao qua bộ phận kế toán thanh toán đồng thời gửi kèm một liên cho khách hàng.
Ở hoạt động này kế toán tổng hợp đảm nhiệm hầu hết các bước từ việc lập hóa đơn đến việc căn cứ vào chứng từ trong đó có hóa đơn để ghi nhận doanh thu lên sổ sách cho nên các rủi ro có thể phát sinh hầu như đều xoay quanh đến vấn đề hóa đơn như việc không lập hay lập không kịp thời hóa đơn chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh. hóa đơn bán hàng bị lập sai về tên hay số lượng. mặt hàng... nhầm lẫn trong việc ghi nhận doanh thu dẫn đến việc chuyển dữ liệu không chính xác có thể dẫn đến ghi nhận công nợ sai cho khách hàng. nhầm lẫn giữa khách hàng này với khách hàng khác.
❖ Kiểm tra đối với hoạt động thu tiền
Cần thực hiện các hoạt động kiểm soát đối với những khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Phiếu thu do in từ phần mềm kế toán ra nên ít sai sót. nếu có sai sót thì chỉ do phần nhập liệu. Do vậy chủ yếu ở đây cần kiểm soát ở đây chỉ kiểm tra xem việc nhận tiền có đúng với số tiền khách thực nợ hay không? Tiền khách trả có phải là tiền giả hay không?
Rủi ro lớn nhất ở hoạt động này chính là việc cập nhật không chính xác. thất thoát tiền dẫn đến việc ghi nhận sai lệch công nợ cho khách hàng. ảnh hưởng đến việc xem xét công nợ trước khi chấp nhận đơn hàng.
3.2.2.2 Kiểm soát hệ thống kế toán xử lý bằng máy
Máy móc là công cụ hỗ trợ do con người tạo ra. do đó các kết quả mà máy móc xử lý thông thường nhanh và chính xác hơn tính toán thủ công. Tuy nhiên trong quá trình máy xử lý. chắc chắn sẽ không tránh khỏi những sai phạm nhất định. Hiện nay. công ty đang sử dụng phần mềm Misa kết hợp với việc sử dụng các bảng tính của Excel để xuất dữ liệu và thực hiện lưu trữ thủ công.
• Kiểm soát nhập liệu
Đối với hoạt động kiểm soát nhập liệu, cần thực hiện kiểm soát từ việc khai báo các thông tin có liên quan về khách hàng, đơn hàng như:
- Đơn giá - Mã hàng hoá - Mã khách hàng
Chương 1 Nhóm tác giả
- Mã phương thức thanh toán - Ngày đến hạn thanh toán. - Ngày tháng năm mua hàng - Số lượng
Rủi ro lớn nhất hay gặp phải của phần nhập liệu này là nhập sai giá bán hoặc mã số thuế hay địa chỉ của các khách hàng mới.
Kết quả của việc nhập liệu này là việc xuất ra hoá đơn giá trị gia tăng cho khách hàng. Khi xét duyệt hoá đơn thì đây chính là hoạt động kiểm soát bằng thủ công do cấp trên thực hiện. Nếu có sai sót sẽ phản ánh lại cho bộ phận lập hoá đơn.
• Kiểm soát xử lý
Đa phần nếu xảy ra lỗi xử lý là do hai yếu tố. Yếu tố đầu tiên là do khâu nhập liệu hoặc khai báo ngay từ đầu. Yếu tố thứ hai có thể do phía nhà cung cấp phần mềm thực hiện.
Để kiểm tra hoạt động xử lý có chính xác hay không thì chỉ dựa vào việc kiểm tra các loại chứng từ, báo cáo mà máy xuất ra so với thực tế các loại sổ làm bằng thủ công, nếu không có sự chênh lệch thì có thể đánh giá là máy đã xử lý đúng. Tuy nhiên để thực hiện việc kiểm tra này sẽ làm mất rất nhiều thời gian cũng như là công sức nên việc kiểm tra này cần được thực hiện ngay từ ban đầu khi công ty tiến hành