A PHẦN MỞ ĐẦU
2.3 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
2.3.1 Khái niệm
2.3.1.1 Định nghĩa
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu :
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy - Các luật lệ và qui định được tuân thủ
- Mọi hoạt động trong đơn vị đều hữu hiệu và hiệu qủa
Từ đó có thể hiểu rằng KSNB là những chính sách và phương pháp được thiết kế nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu các sai sót, nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập
2.3.1.2 Các thành phần_ Môi trường kiểm soát _ Môi trường kiểm soát
Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho 4 bộ phận còn lại của hoạt động KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp.
_ Đánh giá rủi ro
Là quá trình hoạt động nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu từ đó quản trị được rủi ro. Quy trình gồm: xác định mục tiêu, nhận diện rủi ro, đánh giá mức độ rủi ro, đưa ra các hoạt động quản lý
Là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lí được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt mục đích của tổ chức. Hoạt động kiểm soát bao gồm: phân chia trách nhiệm, kiểm soát thông tin, bảo vệ tài sản, phân tích rà soát.
_ Thông tin truyền thông
Là điều kiện không thể thiếu trong việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp.
_ Giám sát
Là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian. Giám sát bao gồm: giám sát thường xuyên và giám sát định kì.
2.3.1.3 Mục tiêu
Đối với BCTC: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
Đối với tính tuân thủ: KSNB cần hướng mọi thành viên vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của doanh nghiệp
Đối với những mục tiêu hiện hữu và hợp lý: giúp doanh nghiệp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh
2.3.2 Các hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu2.3.2.1 Kiểm soát chung 2.3.2.1 Kiểm soát chung
_ Kiểm soát con người:
+ Không để một cá nhân nắm nhiều khâu trong một chu trình (kiêm nhiệm)
Đây là yêu cầu cần thiết nhất trong hoạt động kiểm soát toàn bộ trong một chu trình bao gồm nhiều khâu liên kết với nhau khi một cá nhân nắm nhiều khâu sẽ dẫn đến tình trạng “đúng cũng không ai biết, sai cũng không ai hay”. Tuy nhiên trong thực tế nhiều doanh nghiệp do muốn tiết kiệm chi phí, giảm nguồn nhân lực nên cho phép kiêm nhiệm ở GVHD: Ths Nguyễn
Thị Phương Thúy 33
Chương 1 Nhóm tác giả
• Hoạt động xuất kho, giao hàng
Đối với hoạt động này các rủi ro thường gặp phải là xuất kho giao hàng sai số lượng, sai sản phẩm, địa chỉ khách hàng không chính xác, thời gian giao hàng chậm trễ, thất lạc hàng hóa trong quá trính xuất kho giao hàng.
Các hoạt động kiểm soát được để ra để phòng ngừa những rủi ro này bao gồm: trong hoạt động này vấn đề phân chia trách nhiệm vẫn phải thực hiện ở khâu kho hàng; thiết lập chứng từ đầy đủ và phải được đánh số, dựa trên bảng giá để lập, kiểm tra ký trước khi giao hàng cho khách. Thực hiện kiểm kê đối với hàng hóa xuất kho
• Hoạt động xuất hóa đơn, theo dõi công nợ
Đối với hoạt động trên các rủi ro trong việc lập hóa đơn có thể gặp phải là quên không lập hóa đơn, hóa đơn ghi sai, không đầy đủ thông tin, lập trùng hóa đơn, lập hóa đơn khống, không chuyển dữ liệu kịp thời, không chính xác ...
Để hạn chế những rủi ro trên đầu tiên hóa đơn phải được lập từ lệnh bán hàng, phiếu xuất kho và giấy giao hàng, ghi số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng, đánh số hóa đơn. Thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa trước khi giao hàng
• Hoạt động thu tiền
Những rủi ro thường gặp phải trong hoạt động thanh toán: ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán, không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai thông tin về khách hàng, số tiền thanh toán, tài khoản khách hàng
Để tránh những thất thoát liên quan đến doanh nghiệp nên thực hiện các thủ tục như tách biệt giữa chức năng ghi chép việc thu tiền với chức năng ghi sổ sách, sử dụng hóa đơn khi giao hàng, hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kiểm kho định kỳ, thanh toán bằng chuyển khoản, kiểm tra định kỳ lượng tiền mặt tại quỹ với tổng tiền thủ quỹ ghi chép hoặc tổng tiền in ra từ máy tính tiền
2.3.2.3 Kiểm soát ứng dụng
Kiểm soát ứng dụng là các hoạt động kiểm soát được thiết kế và thực hiện để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa sai sót, gian lận trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
Kiểm soát ứng dụng bao gồm ba hoạt động: kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả xử lý.
a/ Kiểm soát đầu vào
Hoạt động này nhằm ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu đảm bảo dữ liệu đầu vào được nhập một cách chính xác.
*
Kiểm soát nguồn dữ liệu
Nguồn dữ liệu được nói đến ở đây cụ thể là các chứng từ có liên quan đến chu trình doanh thu. Kiểm soát nguồn dữ liệu chính là kiểm tra tính hợp lệ, tính chính xác của chứng từ được nói đến ở trên.
_ Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục các chứng từ gốc
Chương 1 Nhóm tác giả
_ Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ có được đầy đủ và hợp lệ _ Đánh dấu chứng từ đã nhập liệu để tránh trùng lặp
_ Sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu (phần mềm kiểm tra tính hợp pháp của HĐ GTGT)
*
Kiểm soát quá trình nhập liệu
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu nhập như kiểu vùng dữ liệu, dung lượng vùng dữ liệu, giới hạn dữ liệu, trình tự dữ liệu, tính đầy đủ của dữ liệu, tính hợp lý, tính có thực của dữ liệu, việc nhập trùng dữ liệu,...
Đối với các phần mềm đòi hỏi tính chặt chẽ cao như Misa hay Fast, khi thiếu một vùng dữ liệu hoặc tính logic của dữ liệu nhập không được đảm bảo thì phần mềm sẽ báo cáo lên màn hình và không chấp nhận xuất ra các báo cáo yêu cầu
b) Kiểm soát xử lý
Mục đích của kiểm soát xử lý là đảm bảo tính hợp lý, logic giữa các chứng từ, ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình xử lý. Kiểm soát này chủ yếu là kiểm soát tính ràng buộc toàn vẹn dữ liệu số tổng tiền hoặc tổng nghiệp vụ nhập đầu vào so với tổng tiền hoặc tổng nghiệp vụ được xử lý.
c) Kiểm soát kết quả xử lý
Mục đích của hoạt động này là ngăn ngừa và phát hiện sai sót trong kết quả của quá trình xử lý. Phương pháp kiểm soát có thể bằng mắt hoặc bằng chương trình kiểm soát được cài đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ.
Kết quả chủ yếu của các hoạt động xử lý thể hiện qua các báo cáo, hệ thống sổ sách có thể xuất ra được. Muốn kiểm soát được chính xác kết quả của quá trình xử lý chủ yếu là dựa vào việc kiểm tra các loại báo cáo xuất ra từ quá trình xử lý nghiệp vụ đối chiếu thông qua các chứng từ gốc đảm bảo sự liên tục giữa các chứng từ từ đó kiểm tra phần mềm đã xử lý được chính xác hay chưa, nếu có sai sót thì ở điểm nào để có biện pháp khắc phục.
CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH HANSAE 3.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HANSAE
3.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty
- Tên: Công ty TNHHHansae Tây Ninh - SĐT: 846.3898701
- Fax: 846.3898700
- Địa chỉ: Đường số 4, khu chế xuất và công nghiệp Linh Trung 3, xã An Tịnh, Trảng Bàng, Tây Ninh
Chương 1 Nhóm tác giả
- Mã số thuế: 3900370915 - Chủ sở hữu: Lee Seong Hun - Tên giám đốc: Lee Seong Hun - Ngành nghề chính: May trang phục - Loại hình công ty: Công ty cổ phần
- Tổng số công nhân viên và người lao động: 500
- Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp trong năm tài chính có ảnh hưởng Báo cáo tài chính
- Vốn điều lệ: 150.000USD
3.1.1.1 Quá trình hình thành của công ty
Công ty Hansae được thành lập vào ngày 16/11/1982 tại Hàn Quốc. Trụ sở chính của công ty đặt tại số (Yeouido-dong, 5F) 29, Eunhaeng-ro, Yeongdeungpo-gu, Seoul, Korea. Với nguồn tài chính mạnh mẽ cộng với việc kinh doanh có hiệu quả công ty ngày càng mở rộng trên khắp các đất nước. Hiện nay công ty đã có các chi nhánh tại các nước trên thế giới như Mỹ, Indonesia, Myanmar, Nicaragua, Guatemala và 3 chi nhánh tại Việt Nam.
Công ty TNHH Hansae Tây Ninh được thành lập vào 2004 với giấy phép kinh doanh số 452023000025 cấp ngày 14/03/2004 tại cơ quan Thành phố Hồ Chí Minh và chính thức đưa vào hoạt động ngày 22/04/2005. Công ty đã hoạt động cho tới hiện nay là 14 năm. Công ty TNHH Hansae Tây Ninh là chi nhánh thứ hai tại Việt Nam được thành lập sau khi chi nhánh đầu tiên ở Củ Chi được hoàn thiện và hoạt động hơn 4 năm.
3.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Với tiêu chí ban đầu khi quyết định thành lập chi nhánh tại Việt Nam, công ty đã khai thác được nguồn nhân công dồi dào với giá cả tương đối rẻ tại nước ta. Bên cạnh đó công ty cũng đã mang lại lượng việc làm và góp phần giảm tình trạng thất nghiệp của nước ta.
Lĩnh vực và hoạt động chính của Công ty Hansae Tây Ninh là thực hiện gia công các loại quần áo (áo thun, áo khoác, quần tây,..). Và khách hàng chính của công ty chính là Công ty Hansae tại Hàn Quốc. Việc làm này làm tăng tỉ trọng xuất nhập khẩu của nước ta, phát triển kinh tế cũng như ngân sách Nhà nước thông qua các khoản nghĩa vụ mà công ty phải thực hiện đối với Nhà nước.
Châm ngôn hoạt động ngay từ ban đầu của công ty là mang lại chất lượng tốt nhất cho khách hàng, đảm bảo hàng hóa được gia công sản xuất ra luôn được hoàn thiện, đạt tiêu chuẩn đem lại sự hài lòng ở mức cao nhất cho khách hàng. Nguồn nhân công dồi dào kèm với lượng máy móc thiết bị hiện đại, công ty luôn đảm bảo kịp đầu ra về số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa.
Đồng thời, không chỉ quan tâm đến chất lượng sản phẩm được làm ra, phía công ty còn luôn quan tâm đến quyền lợi của công nhân viên thông qua các chế độ ưu đãi và các chính sách hỗ trợ nhằm tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, thoải mái tinh thần cho các công nhân viên của mình.
Chương 1 Nhóm tác giả
3.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty
3.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
Chương 1 Nhóm tác giả
GIÁM ĐỐC
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty (Nguồn: Kế toán thanh toán tại công ty cung cấp)
3.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ■ Giám đốc ■ Giám đốc
Giám đốc là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm quan sát và đánh giá quá trình hoạt động của các phòng ban. Giám đốc là người trực tiếp làm việc với khách hàng đồng thời là người xem xét và ra quyết định thực hiện các kế hoạch, phương án hoạt động cho công ty. Bên cạnh đó, với vai trò Giám đốc, ông cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật đối với những vấn đề phát sinh của công ty.
■ Phòng Kế toán
Phòng Kế toán đảm nhiệm vai trò hạch toán thống kê kế toán, phản ánh đầy đủ và chính xác các số liệu và tình hình tài chính của công ty, đồng thời hỗ trợ giám đốc về công tác kế toán thống kê, thông tin kế toán, các hoạt động liên quan đến tài chính ví dụ như lập báo cáo tài chính hằng năm và giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế cho công ty. Kiểm soát và đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động và dự án của công ty. Song song đó thường xuyên theo dõi sổ sách chứng từ, các nghiệp vụ phát sinh để báo cáo nhanh chóng kịp thời khi có yêu cầu.
Phòng Kế toán căn cứ vào giấy tờ, chứng từ từ các phòng ban để thực hiện xử lí các nghiệp vụ, lập báo cáo, quyết toán các vấn đề tài chính của công ty
■ Phòng Nhân sự
Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện công tác tuyển dụng điều phối cũng như phát triển nguồn nhân lực; đào tạo hướng dẫn nhân viên mới; đảm bảo sự phân phối giữa các phòng ban, thực hiện đúng vai trò vị trí tránh chồng chéo công việc, đảm bảo đạt hiệu quả trong công việc; đề xuất các quy định công ty; là cánh tay đắc lực cho Giám đốc trong việc quản lí nhân sự, là cầu nối giữa nhân viên và ban quản lí, hỗ trợ các phòng ban khác về mảng nhân sự.
Với chức năng của mình, phòng Nhân sự dựa vào việc quản lý nhân viên mà đưa ra bảng chấm công rồi từ đó chuyển giao cho phòng Kế toán để kế toán có thể đánh giá chính xác mức lương, thưởng, theo dõi các khoản công nợ của nhân viên,...
PHÒNG KẾ TOÁN NHÂN SỰPHÒNG PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU BỘ PHẬN THẨM ĐỊNH PHÒNG KINH DOANH
■ Phòng Xuất nhập khẩu
Phòng Xuất nhập khẩu đảm nhận vai trò lập và triển khai các kế koạch nhận hàng, xuất hàng nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất và nhu cầu của công ty. Đồng thời phòng còn có vai trò thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhận hàng, xuất hàng đúng thời hạn yêu cầu và tiến hành lập và triển khai các báo cáo theo yêu cầu của luật hải quan.
Bên cạnh đó, các nhân viên trong phòng có trách nhiệm đề xuất với cấp trên những ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận. Thêm vào đó phòng còn phải chuyển những chứng từ và tờ khai hải quan do phòng đảm nhận cho phòng Kế toán để phòng Kế toán có thể tiến hành hạch toán và kiểm soát số lượng xuất nhập khẩu hàng tháng.
■ Phòng Thẩm định
Phòng Thẩm định chịu trách nhiệm đề xuất, đưa ra quy trình phát triển sản phẩm phù hợp với yêu cầu của công ty. Bên cạnh đó bộ phận này còn thực hiện công việc đưa ra những biểu mẫu, hướng dẫn các công nhân thực hiện gia công theo mẫu đã đưa ra và tiến hành kiểm tra việc thực hiện quy trình các các xưởng và các công nhân theo quy trình đề ra. Bên cạnh đó, phòng còn tiến hành kiểm tra lấy mẫu đối với các sản phẩm chuẩn bị xuất khẩu nhằm đảm bảo sản phẩm đã đạt đủ tiêu chuẩn, hạn chế tối thiểu rủi ro có thể xảy ra.
■ Phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh có vai trò là cầu nối giữa khách hàng đến công ty. Đồng thời