A PHẦN MỞ ĐẦU
3.2.2.2 Kiểm soát hệ thống kế toán xử lý bằng máy
Máy móc là công cụ hỗ trợ do con người tạo ra. do đó các kết quả mà máy móc xử lý thông thường nhanh và chính xác hơn tính toán thủ công. Tuy nhiên trong quá trình máy xử lý. chắc chắn sẽ không tránh khỏi những sai phạm nhất định. Hiện nay. công ty đang sử dụng phần mềm Misa kết hợp với việc sử dụng các bảng tính của Excel để xuất dữ liệu và thực hiện lưu trữ thủ công.
• Kiểm soát nhập liệu
Đối với hoạt động kiểm soát nhập liệu, cần thực hiện kiểm soát từ việc khai báo các thông tin có liên quan về khách hàng, đơn hàng như:
- Đơn giá - Mã hàng hoá - Mã khách hàng
Chương 1 Nhóm tác giả
- Mã phương thức thanh toán - Ngày đến hạn thanh toán. - Ngày tháng năm mua hàng - Số lượng
Rủi ro lớn nhất hay gặp phải của phần nhập liệu này là nhập sai giá bán hoặc mã số thuế hay địa chỉ của các khách hàng mới.
Kết quả của việc nhập liệu này là việc xuất ra hoá đơn giá trị gia tăng cho khách hàng. Khi xét duyệt hoá đơn thì đây chính là hoạt động kiểm soát bằng thủ công do cấp trên thực hiện. Nếu có sai sót sẽ phản ánh lại cho bộ phận lập hoá đơn.
• Kiểm soát xử lý
Đa phần nếu xảy ra lỗi xử lý là do hai yếu tố. Yếu tố đầu tiên là do khâu nhập liệu hoặc khai báo ngay từ đầu. Yếu tố thứ hai có thể do phía nhà cung cấp phần mềm thực hiện.
Để kiểm tra hoạt động xử lý có chính xác hay không thì chỉ dựa vào việc kiểm tra các loại chứng từ, báo cáo mà máy xuất ra so với thực tế các loại sổ làm bằng thủ công, nếu không có sự chênh lệch thì có thể đánh giá là máy đã xử lý đúng. Tuy nhiên để thực hiện việc kiểm tra này sẽ làm mất rất nhiều thời gian cũng như là công sức nên việc kiểm tra này cần được thực hiện ngay từ ban đầu khi công ty tiến hành áp dụng sử dụng phần mềm kế toán và phải đảm bảo từ khâu nhập liệu, hay khai báo dữ liệu đầu vào.
Chương 1 Nhóm tác giả
Chương 4 Nhóm tác giả
- Các chứng từ được lập đúng mẫu quy định, ghi đầy đủ các thông tin đáp ứng yếu tố pháp lý của chứng từ; đảm bảo chế độ nhận liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong đơn vị và các phần hành kế toán.
b) Nhược điểm
- Công ty không thực hiện việc lập lệnh bán hàng trước khi giao hàng, vì vậy nếu có sự sai sót trong khâu lập hoá đơn, xuất kho và giao hàng không đúng loại hàng, số lượng mà khách hàng yêu cầu thì phải tiến hành lập hoá đơn và giao hàng lại. Đây là rủi ro cao nhất trong phương thức lập hóa đơn trước. Tuy có thể làm đơn giản hóa đối với phòng Kinh doanh là không cần phải lập nhiều chứng từ. Nhưng đối với các bộ phận khác thì không có chứng từ để lưu giữ.
- Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ vẫn còn tồn tại những thiếu sót, vẫn xảy ra tình trạng thất lạc chứng từ
• Hoạt động xuất kho và giao hàng a) Ưu điểm
- Nhờ việc phân chia vai trò rõ ràng đã giúp việc luân chuyển chứng từ diễn ra nhanh và hợp lí hơn giữa các bộ phận
- Việc xét duyệt chứng từ được thực hiện đầy đủ đảm bảo tính pháp lý của chứng từ
- Sử dụng các chứng từ hợp lý và gần như phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện tại công ty áp dụng
b) Nhược điểm
- Do ở hoạt động nhận đặt hàng, công ty không lập lệnh bán hàng kéo theo ở hoạt động này kế toán không có lệnh bán hàng để làm căn cứ vững chắc hơn mà chỉ sử dụng phiếu xuất kho do kế toán kho lập ra để đối chiếu và làm căn cứ giao hàng cho khách. Điều này dễ dẫn ra sai sót nhầm lẫn về số lượng, mặt hàng, ...
- Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ vẫn còn tồn tại những thiếu sót, vẫn xảy ra tình trạng thất lạc chứng từ
• Hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ a) Ưu điểm
- Việc phân chia vai trò rõ ràng giúp việc luân chuyển chứng từ diễn ra trôi chảy hơn giữa các bộ phận
Chương 4 Nhóm tác giả
- Sử dụng các chứng từ hợp lý và gần như phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện tại công ty áp dụng
b) Nhược điểm
- Công việc này do một kế toán tổng hợp đảm nhiệm nên nếu phát sinh vào những ngày cuối quý 1 sẽ tạo nên khó khăn trong việc kiểm soát công việc.
- Do hệ lụy từ việc thiếu lệnh bán hàng ở hoạt động nhận đặt hàng nên ở hoạt động này công tác lập hóa đơn chỉ được căn cứ trên phiếu xuất kho và giấy gửi hàng. Cách này sẽ tạo ra thêm nhiều bước thực hiện khi trên phần mềm phiếu xuất kho có thể được lập cùng lúc với hóa đơn.
- Tình trạng thất lạc chứng từ vẫn xảy ra do những hạn chế còn tồn tại ở công tác bảo quản lưu trữ.
• Hoạt động thu tiền a) Ưu điểm
- Việc luân chuyển chứng từ tại công ty diễn ra khá nhanh chóng nhờ sự phân chia vai trò rõ ràng, hợp lý.
- Tính pháp lý của chứng từ được đảm bảo nhờ sự xét xuyệt khá đầy đủ
- Sử dụng các chứng từ hợp lý và gần như phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện tại công ty áp dụng
b) Nhược điểm
- Việc lưu trữ bảo quản chứng từ còn chưa được chú trọng nên thường hay xảy ra thất lạc, phải tiến hành in và xét duyệt lại.
- Việc luân chuyển chứng từ chậm trễ giữa các phòng ban vẫn thường xảy ra, làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc kiểm tra chứng từ, hạch toán của kế toán
4.1.1.3 về phần mềm kế toána) Ưu điểm a) Ưu điểm
- Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp nhanh chóng phát hiện, xác định trách nhiệm khi có người sửa dữ liệu dựa vào dấu vết truy cập.
Chương 4 Nhóm tác giả
- Trong phòng kế toán hiện nay, ngoài máy chủ của hệ thống, mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị một máy tính để bàn để làm việc. Hệ thống máy tính ở đây đều được nối mạng internet, dễ dàng cho việc truy cập và trao đổi thông tin
- Giao diện chương trình kế toán máy đơn giản, dễ hiểu, sử dụng toàn bộ bằng Tiếng Việt, tạo điều kiện cho người sử dụng làm việc dễ dàng với chương trình.
- Đối với các hoạt động xử lý số liệu, phần mềm có thể xuất ra bảng tính có chức năng giống Excel nên dễ dàng xử lý.
- Khi có sự sửa đổi về chế độ, chuẩn mực kế toán, phần mềm có thể bổ sung được các biểu mẫu báo cáo, hệ thống tài khoản. (Do nhà cung cấp thực hiện)
- Cho phép xuất ra các loại báo cáo, thông tin về khách hàng, tồn kho,.. .trong thời gian ngắn.
b) Nhược điểm
- Nhiều lúc, tất cả các máy đều không thể kết nối vào hệ thống, gây chậm trễ trong công việc.
- Trình độ nhân viên sử dụng phần mềm còn hạn chế, đặc biệt đối với nhân viên đã có tuổi ảnh hưởng không nhỏ đến tốc độ xử lý, nhập liệu chưa chính xác, thường xuyên gặp lỗi hệ thống
4.1.2. Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội tại công ty4.1.2.1 Về hệ thống kiểm soát nội bộ 4.1.2.1 Về hệ thống kiểm soát nội bộ
a) Ưu điểm
- Có quy định của cơ quan, quy chế làm việc được thiết lập rõ ràng, dễ hiểu và được phổ biến rộng rãi trong toàn thể công ty, tạo cho nhân viên có nề nếp ngay từ khi vào làm việc.
- Đối với các hoạt động kiểm soát quản lý chủ yếu thực hiện kiểm soát sự tuân thủ của nhân viên với các chính sách quản lý. Trong nội bộ các phòng, ban, bộ phận cũng có sự kiểm soát lẫn nhau, theo dõi tình hình thực hiện nội quy của công ty thể hiện qua bảng chấm công.
- Thường xuyên có các nhân viên theo dõi tình hình làm việc của các đơn vị như: số lượng nhân viên có mặt là bao nhiêu? Đi công tác là bao nhiêu? Vắng mặt bao nhiêu? Lý do vắng mặt?... Tất cả những sự theo dõi này sẽ được tổng hợp lại để làm tiêu chí bình xét, xếp loại nhân viên cuối quý, cuối năm.
b) Nhược điểm
- Chưa thực sự có một bộ phận, ban chức năng nào đứng ra đảm trách công tác kiểm tra, thanh tra nội bộ về mọi mặt mà chủ yếu là kiêm nhiệm. Do đó việc kiểm tra ở đây chủ
Chương 4 Nhóm tác giả
yếu là người có kinh nghiệm và năng lực cao hơn kiểm tra lại các báo cáo tài chính và nội dung nghiệp vụ đã thực hiện.
- Các hoạt động kiểm tra, kiểm soát chủ yếu là cấp trên đối với cấp dưới
4.1.2.2 về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu
Ở phần này nhóm tác giả nhận thấy ưu điểm chung trong các khâu kiểm soát đối với chu trình doanh thu tại công ty là có sự tách bạch giữa các bộ phận thực hiện và các bộ phận có liên quan đến chu trình doanh thu đều nắm rõ các bước trong quy trình nên ít xảy ra trường hợp làm sai quy trình. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế như:
- Toàn chu trình xảy ra nhiều công đoạn, liên quan nhiều bộ phận, vì vậy có thể phát hiện ra sai sót của bộ phận thực hiện trước đó.
- Các hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu là rất ít, chỉ có các bộ phận tự kiểm tra nội bộ và kiểm tra lẫn nhau qua các khâu.
- Đối với chu trình doanh thu, không có một bộ phận nào phục trách công việc kiểm tra, kiểm soát mà các hoạt động kiểm soát ở đây chỉ là bộ phận sau kiểm tra bộ phận trước đó thông qua chứng từ mà mình nhận được từ trước chuyển sang.
- Không lập lệnh bán hàng nên khó kiểm soát hoạt động bán hàng của phòng kinh doanh.
Vì vậy ở phần này nhóm tập trung phân tích những rủi ro cụ thể có thể xảy ra trong từng hoạt động trong chu trình doanh thu để từ đó tạo tiền đề cho việc xây dựng các phương pháp phù hợp với đơn vị doanh nghiệp.
• Kiểm soát đối với hoạt động nhận đặt hàng
□ Các nội dung trong hợp đồng kinh tế mà phía khách hàng gửi cho công ty có những điều khoản không có lợi cho công ty.
□ Việc nhận đơn hàng từ các hình thức như qua điện thoại, bằng miệng,... sẽ chứa đựng rất nhiều rủi ro về thông tin như thông tin về loại hàng, số lượng, địa điểm, thời gian giao hàng,.
□ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
• Kiểm soát đối với hoạt động xuất kho hàng hoá
□ Bộ phận giao hàng có thể làm hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển dẫn tới sai lệch giữa số hàng trong hóa đơn và số hàng thực giao
□ Xuất hàng khi chưa cho phép □ Xuất kho sai chủng loại hàng hoá
Chương 4 Nhóm tác giả
□ Xuất kho sai số lượng □ Giao sai cảng hàng
• Kiểm soát đối với hoạt động lập hoá đơn và theo dõi công nợ □ Chọn sai đối tượng khách hàng
□ Lập sai hoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần trong khi thực tế không giao hàng.
□ Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao □ Nhập sai giá giữa các đối tượng khách hàng
• Kiểm soát đối với hoạt động thu tiền
□ Khách hàng không thanh toán đúng hạn so với cam kết, dẫn đến tình trạng doanh thu cao nhưng tiền tại công ty lại không có.
□ Khách hàng trả tiền giả
□ Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể biển thủ tiền mặt của khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.
4.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANHNGHIỆP NGHIỆP
Trên cơ sở nhận xét, đánh giá về những điểm mạnh và yếu trên một số mặt về tổ chức công tác kế toán và đối với chu trình doanh thu như đã phân tích ở trên nhóm tác giả xin đưa ra một số giải pháp như sau:
4.2.1 Một số kiến nghị về tổ chức công tác kế toán trong chu trình doanh thu tạidoanh nghiệp doanh nghiệp
4.2.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán
Lượng công việc đối với kế toán tổng hợp là rất lớn. KTTH gần như thay cho Kế toán toán trưởng tại công ty và đảm nhận luôn vai trò kế toán bán hàng, kiểm soát hầu hết công việc trong phòng kế toán. Do đó nên thực hiện giảm bớt công việc của KTTH, bổ sung thêm kế toán làm vai trò kế toán bán hàng.
Thực hiện thay máu nguồn nhân lực phòng kế toán bằng cách bổ sung thêm nhân viên có tình độ tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành kế toán tài chính chẳng hạn như bổ sung cho vị trí kế toán bán hàng mà công ty đang cần bổ sung.
Thực hiện phân chia kế toán theo xưởng để theo dõi một cách chính xác và nhanh hơn. Chẳng hạn như đối với vị trí kế toán lương và kế toán sản xuất công ty có thể thực hiện bổ sung người và chia mỗi người theo dõi 2 xưởng.
4.2.1.2 Về quá trình lập và luân chuyển chứng từ
Chương 4 Nhóm tác giả
• Hoạt động nhận đặt hàng
Công ty nên lập lệnh bán hàng trước khi giao hàng để hạn chế việc sai sót trong khâu lập hóa đơn, xuất kho và giao hàng như nhẫm lẫn về mặt hàng, chênh lệch số lượng hàng mà khách hàng đã yêu cầu, tránh việc phải lập lại hóa đơn và giao hàng lại.
Còn đối với công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ, nhóm tác giả kiến nghị công ty nên phân loại chứng từ theo ngày tháng phát sinh để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu đồng thời hạn chế tình trạng mất và thất lạc chứng từ nhất là trong thời điểm nhiều nghiệp vụ phát sinh xảy ra. Bên cạnh đó, nên qui định người chịu trách nhiệm quản lí, kiểm soát việc lưu trữ chứng từ.
• Hoạt động xuất kho và giao hàng
Để hạn chế rủi ro sai sót về mặt số lượng hay mặt hàng do chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho do kế toán lập. Nhóm tác giả kiến nghị công ty nên lập lệnh bán hàng để làm căn cứ đối chiếu trước khi xuất kho để giao hàng
Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ ở công ty nên được chú trọng nhiều hơn. Công ty có thể lưu trữ chứng từ theo ngày tháng năm sẽ giúp việc kiểm tra, đối chiếu diễn ra trôi chảy, nhanh chóng hơn khi có yêu cầu. Thêm vào đó nên qui trách nhiệm về một người đối với việc lưu trữ và bảo quản chứng từ.
• Hoạt động lập hóa đơn
Hiện tại, công ty đang thực hiện theo hướng dùng phiếu xuất kho để làm căn cứ lập hóa đơn để dẫn đến sai sót do nhìn nhầm nên nhóm tác giả kiến nghị công ty nên lập lệnh bán hàng. Từ đó, khi lập hóa đơn trên phần mềm sẽ đồng thời lập kèm phiếu xuất kho đảm bảo được tính đồng nhất giữa hai chứng từ, giảm bớt được lượng công việc cho kế toán.