A PHẦN MỞ ĐẦU
3.2.1 Các hoạt động trong chu trình doanh thu tại Công ty TNHHHansae Tây Ninh
Nhận và xử lý đơn hàng
• Các chứng từ thường sử dụng
Công ty TNHH Hansae Tây Ninh thực hiện cung cấp hàng hóa chủ yếu cho công ty mẹ tại Hàn Quốc. Bên cạnh đó, công ty nhận thực hiện gia công may mặc cho các công ty khác trong nước. Vì vậy, các loại hình đơn đặt hàng của công ty thường gồm:
- Nhận fax đặt gia công - Hợp đồng kinh tế
Đối với các đơn hàng xuất ra nước ngoài thì lượng hàng thường có số lượng nhiều vì có giá trị cao nên hàng năm công ty đều phải tiến hành kí kết hợp đồng rõ ràng về các điều khoản giao hàng, mức chiết khấu hay giá cả phù hợp. Còn đối với các hợp đồng nhận gia công từ các công ty trong nước thì công ty thường nhận được yêu cầu từ khách hàng qua fax hay điện thoại yêu cầu. Từ đó công ty tiến hành lập hợp đồng kinh tế để làm bằng chứng
• Quy trình xử lý
Sau khi tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng về yêu cầu mua hàng, phòng Kinh doanh sẽ gửi thông tin về khách hàng sang cho phòng Kế toán và bộ phận Kho để kiểm tra hạn mức tín dụng và hàng tồn kho
Thực tế tại công ty hiện nay, nhân viên tại phòng Kinh doanh sau khi nhận được yêu cầu mua hàng sẽ gọi thông báo cho bộ phận Kế toán. Sau đó, kế toán công nợ tiến hành kiểm
tra công nợ khách hàng và kế toán hàng tồn kho sẽ thực hiện kiểm tra hàng tồn kho. Từ đó gửi thông tin về phòng kinh doanh để thực hiện việc xét duyệt đơn hàng
_ Xét duyệt hạn mức tín dụng
Bộ phận kế toán công nợ phải thu của phòng Kế toán sau khi tiếp nhận thông tin từ phòng Kinh doanh rồi từ đó kiểm tra tình hình các khoản nợ của khách hàng. Hầu như mọi khách hàng đều đã có mối quan hệ mua bán với công ty nên đều có những khoản nợ nhất định
Đối với Công ty TNHH Hansae tại Hàn Quốc vừa là công ty mẹ vừa là khách hàng lớn và chủ yếu nhất của công ty hiện nay nên hầu như việc công nợ đối với công ty này thường được thanh toán đúng hạn nên việc kiểm tra công nợ không quá chú trọng.
Đối với các khách hàng trong nước thì việc xem xét thường được quan tâm nhiều hơn, xem xét kĩ càng. Nếu công nợ vượt quá hạn mức thanh toán công ty sẽ yêu cầu đề nghị thanh toán. Sau khi hoàn tất việc thanh toán các khoản nợ cũ thì công ty mới chấp nhận đơn đặt hàng mới
_ Kiểm tra hàng tồn kho
Tại công ty hiện nay, tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hóa được bộ phận kho kiểm tra định kỳ. Vì vậy, khi tiếp nhận đơn hàng mới kế toán kết hợp với các thông tin do đơn vị kho cung cấp để tiến hành xác nhận số lượng và lập kế hoạch sản xuất nếu cần
• Cách thức lập chứng từ
Dựa trên đơn đặt hàng nhân được từ kế toán công nợ, kế toán kho sẽ truy cập vào phần mềm Misa và vào phần hành Kho để lập Phiếu xuất kho. Các nội dung cần lấy từ đơn đặt hàng là tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, ngày tháng chứng từ và số lượng hàng hàng hóa cũng như mặt hàng khách hàng đặt. Đối với những khách hàng từng giao dịch với công ty thì thông tin khách hàng đã được lưu sẵn thì kế toán chỉ cần tiến hành chọn thông tin khách hàng chính xác. (Đính kèm phụ lục 1 bao gồm: đơn đặt hàng - trang 1; phiếu xuất kho - trang 2. Đính kèm phụ lục 2: màn hình nhập liệu - trang 1)
Khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng họ sẽ đàm phán với phòng Kinh doanh và tiến hành gửi đơn đặt hàng cho phòng Kinh doanh. Ở giai đoạn này, phòng Kinh doanh sẽ phải kiểm tra tính có thực của thông tin khách hàng chẳng hạn như mã số thuế, thông tin pháp lý của khách hàng, tình hình hoạt động... Từ đó, nếu thông tin của khách hàng là chính xác và phù hợp thì phòng Kinh doanh sẽ lưu liên 1 của đơn đặt hàng và gửi liên 2 cho kế toán công nợ để tiến hành kiểm tra hạn mức tín dụng. Đối với khách hàng cũ đã từng giao dịch với công ty, kế toán công nợ sẽ xem xét các khoản nợ cũ đã thanh toán hay chưa, khách hàng có khoản nợ xấu, nợ chú ý nào hay không. Việc kiểm tra này được thực hiện bằng GVHD: Ths Nguyễn Thị Phương Thúy 52
Chương 1 Nhóm tác giả
Bộ phận kho sau khi nhận được phiếu xuất kho sẽ chuyển đến cho thủ kho ký xác nhận. Sau đó, liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được chuyển giao lại cho bộ phận kho để lưu và tiến hành xuất hàng hóa theo yêu cầu. Còn liên 2 của phiếu xuất kho sẽ được chuyển cho phòng Xuất nhập khẩu; tại đây phòng Xuất nhập khẩu sẽ tiến hành đối chiếu giữa phiếu xuất kho và đơn đặt hàng để tiến hành lập biên bản giao nhận hàng bằng viết tay gồm 3 liên. Trong đó liên 1 của biên bản giao nhận được lưu tại bộ phận, liên 2 được chuyển cho khách hàng cùng với hàng hóa, liên 3 được gửi cho kế toán tổng hợp cùng với liên 2 của phiếu xuất kho.
3.2.1.3 Hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ• Chứng từ sử dụng • Chứng từ sử dụng
Chương 1 Nhóm tác giả
_ Phiếu xuất kho
_ Biên bản giao nhận hàng _ Hóa đơn bán hàng _ Phiếu kế toán
• Quy trình xử lý
Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho, giấy gửi hàng, hợp đồng kinh tế được kí kết kế toán tổng hợp sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng đồng thời kế toán công nợ sẽ ghi nhận công nợ cho khách hàng đó và tiến hành theo dõi để thực hiện thu hồi công nợ
• Cách thức lập chứng từ
Chứng từ được lập ở hoạt động này là hóa đơn bán hàng. Kế toán tổng hợp sẽ vào phần mềm, vào phần hành Bán hàng rồi chọn các thông tin cần phải điền như: tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, ngày tháng chứng từ, số lượng cũng như mặt hàng và chọn đính kèm phiếu xuất kho đã lập ở các hoạt động trước. (Đính kèm phụ lục 1 bao gồm: biên bản giao nhận hàng - trang 3; phiếu xuất kho - trang 2; hóa đơn GTGT - trang 4; phiếu kế toán ghi nhận doanh thu - trang 5. Đính kèm phụ lục 2: màn hình nhập liệu - trang 2)
• Lưu đồ
Chương 1 Nhóm tác giả
Kế toán tổng hợp (kế toán bán hàng)
Lưu đô 3.3: Lưu đô luân chuyên chứng từ trong hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ
(Nguôn: Kế toán tổng hợp tại công ty cung cấp)
Trong hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ, dựa trên biên bản liên 3 và phiếu xuất kho liên 2 nhận được từ phòng xuất nhập khẩu, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành kiểm tra thông tin và lập hóa đơn 3 liên trên phần mềm kế toán ở phân hệ Bán hàng. Sau khi hoàn thành lập hóa đơn và phiếu kế toán đề ghi nhận doanh thu thì phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu lên nhật ký bán hàng và sổ kế toán (Sổ cái các tài khoản: 131, 156, 3331, 511, 632; Sổ nhật ký chung ...). Sau đó liên 2 được gửi cho khách hàng, liên 3 được gửi tới kế toán thanh toán, liên 1 lưu tại bộ phận.
Chương 1 Nhóm tác giả
3.2.1.4 Hoạt động thu tiền• Chứng từ sử dụng • Chứng từ sử dụng _ Phiếu thu _ Hóa đơn bán hàng _ Giấy báo có _ Phiếu kế toán
Đây là hoạt động cuối cùng trong chu trình cũng là hoạt động đòi hỏi sự khéo léo, khả năng xử lí tình huống của người thực hiện làm sao có thể yêu cầu khách hàng thanh toán đúng hạn mà không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài khi thời hạn thanh toán đã gần đến. Thời hạn thanh toán của khách hàng được đề cập đến trong hợp đồng yêu cầu mua hàng, thời hạn thanh toán được công ty áp dụng linh hoạt với các khách hàng khác nhau.
Công ty có hai hình thức thanh toán:
- Thanh toán bằng tiền mặt đối với các khoản nợ nhỏ. Trong trường hợp này, bộ phận kế tóan sẽ thu tiền và lập phiếu thu cho khách hàng và thực hiện ghi nhận nghiệp vụ.
- Thanh toán bằng chuyển khoản là hình thức thanh toán được sử dụng nhiều nhất tại công ty. Ở trường hợp này, kế toán nhận được giấy báo có khi khách hàng chuyển khoản thanh toán sau đó căn cứ vào chứng từ này mà ghi nhận nghiệp vụ phát sinh.
• Cách thức lập chứng từ
Ở hoạt động này kế toán thanh toán vào phần hành Ngân hàng dựa trên giấy báo có từ ngân hàng để ghi nhận hoạt động thanh toán của khách hàng. Chỉ cần chọn đúng khách hàng và số hóa đơn tương ứng của khách hàng thanh toán dựa trên giấy báo có thì phần mềm sẽ tiến hành tạo chứng từ phù hợp cho nghiệp vụ như phiếu kế toán. (Đính kèm phụ lục 1 bao gồm: giấy báo có - trang 6; phiếu kế toán - trang 7. Đính kèm phụ lục 2: màn hình nhập liệu - trang 3)
Đối với trường hợp thanh toán bằng tiền mặt kế toán sẽ tiến hành vào phần hành Tiền mặt rồi thực hiện tương tự như ở phần hành ngân hàng sẽ lập được phiếu thu để lưu trữ và ghi nhận nghiệp vụ. . (Đính kèm phụ lục 1: phiếu thu - trang 8. Đính kèm phụ lục 2: màn hình nhập liệu - trang 4)
• Lưu đồ
Chương 1 Nhóm tác giả
Qúa trình thanh toán bằng chuyển khoản, căn cứ vào giấy báo có từ Ngân hàng và hóa đơn bán hàng liên 3 từ kế toán tổng hợp mà kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối GVHD: Ths Nguyễn Thị
Phương Thúy 60
Chương 1 Nhóm tác giả
Chương 1 Nhóm tác giả
(Nguồn: Kế toán thanh toán tại công ty cung cấp)
Qúa trình thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ vào giấy nộp tiền của khách hàng và hóa đơn bán hàng liên 3 từ kế toán tổng hợp mà kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối chiếu và vào phần mềm kế toán ở phân hệ Tiền mặt để lập chứng từ là phiếu thu gồm 3 liên để ghi nhận việc thu tiền. Sau khi việc lập hoàn tất thì phầm mềm lập tức cập nhật dữ liệu lên các sổ chi tiết (Sổ chi tiết tiền mặt; Sổ cái tài khoản 111 và 131; Sổ nhật ký chung). Tiếp theo đó, phiếu thu được chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt rồi giao cho thủ quỹ xác nhận thu và trả lại cho kế toán thanh toán liên 1 để lưu. Còn liên 2 của phiếu thu được chuyển cho khách hàng, liên 3 sẽ được thủ quỹ lưu.
> Xử lí hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán
Hàng bán bị trả lại tại công ty chủ yếu là do hàng bị lỗi, không đạt yêu cầu. Thông thường, theo quy định của các hợp đồng kinh tế giữa các công ty và khách hàng, sau thời gian 10 ngày kể từ khi nhận hàng mà khách hàng không có bất kì phản hồi gì thì xem như đơn hàng đã được chấp nhận. Công ty chỉ chịu trách nhiệm đối với những hàng hóa bị lỗi do nhà sản xuất hoặc cho bên vận chuyển làm hư hỏng.
Ở trường hợp này khách hàng sẽ xuất hóa đơn cho công ty với nội dung trả lại hàng. Khi khách hàng trả lại hàng, bộ phận kho sẽ tiếp nhận hàng trả lại, kiểm kê và lập phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán công nợ sẽ giảm trừ công nợ còn kế toán kho sẽ lên sổ chi tiết hàng tồn kho.
Đối với giảm gía hàng bán do hàng không đạt chất lượng nhưng bên khách hàng vẫn chấp nhận và yêu cầu giảm giá thì công ty sẽ tiến hành lập hóa đơn giảm doanh thu và tiến hành tương tự như ở trường hợp hàng bán bị trả lại.
• Chứng từ sử dụng _ Hóa đơn hàng bán bị trả lại _ Phiếu nhập kho
• Lưu đồ
Chương 1 Nhóm tác giả
Khi phát sinh trường hợp khách hàng trả lại hàng cho công ty, phòng Kinh doanh sẽ nhận
Chương 1 Nhóm tác giả
được hóa đơn hàng bán bị trả lại từ khách hàng gửi đến. Phòng Kinh doanh sẽ chuyển hóa đơn đó cho kế toán kho để tiến hành lập phiếu nhập kho cho số hàng trên. Kế toán sẽ vào phần hành Kho để lập phiếu nhập kho rồi in ra và chuyển cho bộ phận kho để kí tên xác nhận và lưu. Căn cứ trên phiếu nhập kho liên 1 bộ phận kho sẽ tiến hành nhận và nhập hàng lại vào kho. Liên 2 của phiếu nhập kho sẽ được chuyển về cho kế toán kho lưu trữ. Hóa đơn hàng bán bị trả lại sẽ được chuyển qua cho kế toán tổng hợp để tiến hành ghi nhận nghiệp vụ. KTTH sẽ vào phần hành Bán hàng để ghi nhận nghiệp vụ và in ra phiếu kế toán để lưu trữ và đồng thời phần mềm sẽ cập nhật vào sổ kế toán khi tiến hành ghi nhận nghiệp vụ phát sinh.
3.2.2 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu tại công ty TNHH Hansae 3.2.2.1 Các hoạt động xử lý
Các hoạt động kiểm soát tại công ty TNHH Hansae Tây Ninh chủ yếu là các cá nhân trong cùng bộ phận thực hiện, cấp trên kiểm tra cấp dưới và thực hiện kiểm tra chéo giữa các thành viên với nhau.
Các hoạt động xử lý nghiệp vụ ở công ty đã được được thực hiện bởi sự hỗ trợ máy tính tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số ít hoạt động được xử lý bằng phương pháp thủ công. Vì vậy, việc kiểm soát ở đây được thực hiện ở cả hoạt động xử lý thủ công và hoạt động của hệ thống máy tính.
❖Kiểm tra đối với hoạt động nhận đơn đặt hàng
Đây là hoạt động kiểm tra do phòng Kinh doanh, kế toán công nợ và kế toán kho thực hiện. Bắt đầu từ sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách, người trực tiếp nhận đơn đặt hàng sẽ phải thực hiện việc kiểm tra thông tin từ khách hàng để đảm bảo tính có thực, pháp lí rồi chuyển qua cho kế toán kiểm tra công nợ của khách hàng đó sau đó chuyển lại cho trưởng phòng Kinh doanh để xét duyệt rồi mới chuyển đến bộ phận khác.
Đối với cách xử lí hiện tại, những rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động này là:
- Đầu tiên đối với phòng Kinh doanh rủi ro có thể phát sinh từ việc xét duyệt kiểm tra không được thực hiện một cách đúng đắn dẫn đến việc nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý, công ty không có thực.
- Còn với kế toán công nợ đảm nhận việc xem xét công nợ ở hoạt động này sẽ có thể xảy ra rủi ro đối chiếu sai lệch hoặc gian lận nhằm đem đến lợi ích cho bản thân mà chấp nhận bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc quá hạn mức tín dụng cho phép.
- Cuối cùng với vai trò xem xét hàng tồn kho của kế toán kho, những rủi ro có thể phát sinh từ việc tất trách trong công việc dẫn đến việc chấp nhận những đơn hàng vượt quá khả năng thực hiện của công ty. Ví dụ như lượng hàng tồn kho không đáp ứng được số lượng đặt mà khả năng sản xuất của công ty cũng không có sẵn trong lúc bấy giờ nhưng kế toán kho vẫn thông qua đơn đặt hàng.
❖Kiểm tra đối với hoạt động xuất kho và giao hàng
Hoạt động kiểm tra ở đây chủ yếu là việc đối chiếu giữa phiếu yêu cầu đặt hàng và đơn đặt hàng, sau đó xuất hàng khỏi kho. Việc lập phiếu xuất kho đòi hỏi sự kiểm soát lẫn nhau để tránh sai sót về số