A PHẦN MỞ ĐẦU
4.2.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán
Lượng công việc đối với kế toán tổng hợp là rất lớn. KTTH gần như thay cho Kế toán toán trưởng tại công ty và đảm nhận luôn vai trò kế toán bán hàng, kiểm soát hầu hết công việc trong phòng kế toán. Do đó nên thực hiện giảm bớt công việc của KTTH, bổ sung thêm kế toán làm vai trò kế toán bán hàng.
Thực hiện thay máu nguồn nhân lực phòng kế toán bằng cách bổ sung thêm nhân viên có tình độ tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành kế toán tài chính chẳng hạn như bổ sung cho vị trí kế toán bán hàng mà công ty đang cần bổ sung.
Thực hiện phân chia kế toán theo xưởng để theo dõi một cách chính xác và nhanh hơn. Chẳng hạn như đối với vị trí kế toán lương và kế toán sản xuất công ty có thể thực hiện bổ sung người và chia mỗi người theo dõi 2 xưởng.
4.2.1.2 Về quá trình lập và luân chuyển chứng từ
Chương 4 Nhóm tác giả
• Hoạt động nhận đặt hàng
Công ty nên lập lệnh bán hàng trước khi giao hàng để hạn chế việc sai sót trong khâu lập hóa đơn, xuất kho và giao hàng như nhẫm lẫn về mặt hàng, chênh lệch số lượng hàng mà khách hàng đã yêu cầu, tránh việc phải lập lại hóa đơn và giao hàng lại.
Còn đối với công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ, nhóm tác giả kiến nghị công ty nên phân loại chứng từ theo ngày tháng phát sinh để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu đồng thời hạn chế tình trạng mất và thất lạc chứng từ nhất là trong thời điểm nhiều nghiệp vụ phát sinh xảy ra. Bên cạnh đó, nên qui định người chịu trách nhiệm quản lí, kiểm soát việc lưu trữ chứng từ.
• Hoạt động xuất kho và giao hàng
Để hạn chế rủi ro sai sót về mặt số lượng hay mặt hàng do chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho do kế toán lập. Nhóm tác giả kiến nghị công ty nên lập lệnh bán hàng để làm căn cứ đối chiếu trước khi xuất kho để giao hàng
Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ ở công ty nên được chú trọng nhiều hơn. Công ty có thể lưu trữ chứng từ theo ngày tháng năm sẽ giúp việc kiểm tra, đối chiếu diễn ra trôi chảy, nhanh chóng hơn khi có yêu cầu. Thêm vào đó nên qui trách nhiệm về một người đối với việc lưu trữ và bảo quản chứng từ.
• Hoạt động lập hóa đơn
Hiện tại, công ty đang thực hiện theo hướng dùng phiếu xuất kho để làm căn cứ lập hóa đơn để dẫn đến sai sót do nhìn nhầm nên nhóm tác giả kiến nghị công ty nên lập lệnh bán hàng. Từ đó, khi lập hóa đơn trên phần mềm sẽ đồng thời lập kèm phiếu xuất kho đảm bảo được tính đồng nhất giữa hai chứng từ, giảm bớt được lượng công việc cho kế toán.
Đối với công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ, tác giả đề nghị nên để kế toán công nợ đảm nhiệm công tác này đồng thời lưu chứng từ theo ngày tháng phát sinh nghiệp vụ để tránh việc thất lạc chứng từ.
• Hoạt động thu tiền
Vấn đề bảo quản, lưu trữ chứng từ nên được chú trọng bằng việc phân chia người chịu trách nhiệm mà ở đây tác giả kiến nghị là kế toán công nợ và lưu trữ theo theo ngày tháng phát sinh để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu về sau cũng như hạn chế việc thất lạc chứng từ.
4.2.1.3 Về phần mềm kế toán
Hiện nay phần lớn công việc đều được thực hiện trên hệ thống máy tính, số lượng người truy cập quá đông, lượng công việc nhiều dẫn đến tình trạng đứng máy, lỗi hệ thống. Do đó, công ty nên thường xuyên bảo trì, nâng cấp hệ thống máy tính để có thể đáp ứng nhu cầu công việc.
Chương 4 Nhóm tác giả
Do đặc thù nghành kế toán là phải cập nhật phần mềm mỗi khi có thông tư mới hay bổ sung thông tư được ban hành là điều cần thiết
về trình độ nhân viện sử dụng phần mềm còn hạn chế thì công ty nên tổ chức những buổi hướng dẫn do người của công ty cung cấp phần mềm dẫn dắt để nhân viên có thể hiểu rõ và vận dụng linh hoạt phần mềm
Cần có chuyên viên máy tính phụ trách phần mềm để có thể xử lý kịp thời khi phát sinh sự cố
Bên cạnh đó công ty cũng nên thường xuyên nâng cấp phần mềm diệt virus tránh tình trạng virus xâm nhập làm mất dữ liệu kế toán