A PHẦN MỞ ĐẦU
4.2.2 Một số kiến nghị về kiểm soát nội bộ tại công ty
Ở đây, nhóm tác giả sẽ đưa ra những kiến nghị để ngăn chặn, khắc phục những rủi ro đã nêu liên quan đến vấn đề kiểm soát nội bộ trong mỗi hoạt động kinh tế ở chu trình doanh thu
❖ Kiểm soát đối với việc nhận đặt hàng
Nếu đơn đặt hàng được đặt qua điện thoại hoặc bằng miệng thì phải có sự xác minh thỏa đáng như yêu cầu gửi mail xác nhận việc đặt hàng nếu khách hàng không chấp nhận thực hiện thì có thể từ chối đơn đặt hàng
Nên có qui định hạn mức bán chịu để giảm rủi ro tín dụng quá mức cho công ty do nhân viên chấp nhận quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh số
❖ Kiểm soát hoạt động xuất kho và giao hàng
Trong hóa đơn đưa xuống cho bộ phận kho hàng phải ghi rõ chính xác mọi thông tin liên quan hàng hóa xuất kho. Bên cạnh đó người phụ trách kho phải nhận xét được tín tính hợp lệ của chứng từ để đảm bảo chứng từ lập và xét duyệt theo đúng qui định
Nên có sự kiểm tra chéo giữa bộ phận kho và bộ phận xuất, nhập khẩu
Phương tiện và nhân viên vận chuyển phải đáp ứng đủ yêu cầu của việc giao hàng Phiếu giao hàng phải được khách hàng ký xác nhận để làm bằng chứng việc nhận và chấp nhận hàng
❖ Kiểm soát hoạt động lập hóa đơn và theo dõi công nợ
Công ty nên đặt tính chính xác của đơn đặt hàng lên hàng đầu vì nó là căn cứ để lập hóa đơn
Đánh dấu các hóa đơn đã thanh toán, thường xuyên kiểm tra và đối chiếu chứng từ với nghiệp vụ phát sinh để tránh sai sót trong việc lập hóa đơn
Nên phân công người chịu trách nhiệm việc kiểm tra giá bán và việc cộng trừ trên hóa đơn
❖Kiểm soát hoạt động thu tiền
Khi thời hạn thanh toán sắp đến kế toán công nợ nên thực hiện nhắc nhở khách hàng thông qua việc gửi mail hoặc gọi điện thoại nhắc nợ
Việc sử dụng hóa đơn cùng với hệ thống hàng tồn kho, kiểm kê định kỳ giúp đảm bảo có thể giúp phát hiện những giao dịch bán hàng không thanh toán, giảm nguy cơ biển thủ có
Chương 4 Nhóm tác giả
thể xảy ra, khuyến khích trả bằng chuyển khoản thay vì tiền mặt để giảm bớt rủi ro, chi phí hành chính có thể phát sinh liên quan đến bán hàng
Thường xuyên kiểm tra đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền được thủ quỹ ghi nhận trên sổ sách
Công ty nên trang bị máy soi tiền tự động để hạn chế việc nhận tiền giả từ khách hàng thanh toán
Chương 4 Nhóm tác giả