CORPORATION.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức
NTV Logistics Corp. có cơ cấu tổ chức quản lý theo mơ hình quản lý trực tiếp, cấp trên lãnh đạo trực tiếp cấp dưới theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của NTV Logistics Corp.
35 SVTH: Nguyễn Thị Anh Đào Đại Hội Đồng Cổ Đơng
Hội Đồng Quản Trị Giám Đốc Phịng Kinh Doanh Phịng Chứng Từ Phịng Giao Nhận Phịng KếTốn Ban Kiểm Sốt Phó Giám Đốc
Đại hội đồng cổ đơng: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của cơng ty; có quyền quyết định trả cổ tức hàng năm; phê chuẩn báo cáo tài chính hàng năm, bầu và bãi miễn HĐQT, BKS; bổ sung và sửa đổi điều lệ; quyết định loại và số lượng cổ phần phát hành; sáp nhập hoặc chuyển đổi công ty; tổ chức lại và giải thể cơng ty…
Hội đồng quản trị.
Gồm có 5 thành viên là:
- Nguyễn Văn Sơn (chủ tịch HĐQT kiêm chức vụ giám đốc công ty ). - Hồ Văn Mến.
- Võ Thúy Oanh. - Võ Thị Dịu Hiền. - Lê Thành Sang.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất của công ty, gồm 5 thành viên, đứng đầu là chủ tịch Hội đồng quản trị, 1 phó chủ tịch Hội đồng quản trị và 3 ủy viên. Hội đồng quản trị là nơi đưa ra những định hướng hoạt động kinh doanh của công ty, quyết định bộ máy quản lý điều hành kinh doanh của công ty.
Chủ tịch Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây: - Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị;
- Chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ toạ cuộc họp Hội đồng quản trị;
- Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng quản trị dưới hình thức khác; Theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị; - Chủ toạ họp Đại hội đồng cổ đông;
Ban kiểm sốt
Ban kiểm sốt có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp trong quản lí điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tài chính…nhằm bảo vệ lợi ích hợp pháp cho các cổ đông.
Giám đốc.
Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về mọi hoạt động kinh doanh, hiệu quả kinh doanh của công ty. Giám đốc có trách nhiệm xác định chiến lược, mục tiêu đầu tư, xây dựng kế hoạch và phương thức hoạt động của công ty trong từng giai đoạn đưa công ty đến vị thế cạnh tranh trên thị trường. Ngoài ra, giám đốc còn chịu trách nhiệm tổ chức các nguồn lực vận động có hiệu quả để đảm bảo mục tiêu kinh doanh, bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao, điều hành thống nhất, đồng bộ các bộ phận trong công ty.
Phó giám đốc
Phó giám đốc là người giúp giám đốc trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động tại khu vực được phân công và dưới sự điều hành của giám đốc.
Phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của cơng ty, có nhiệm vụ phát triển mạng lưới kinh doanh của công ty: mở rộng mạng lưới đại lý, phát triển kinh doanh, đảm bảo giữ vững thơng tin liên lạc với hệ thống đại lý; tìm kiếm và mở rộng mạng lưới khách hàng.
Phịng chứng từ.
Có trách nhiệm và nghĩa vụ đối với tất cả các loại chứng từ trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Đảm bảo sự chính xác và kịp thời của mọi chứng từ được cung cấp cho đại lý hay khách hàng.
- Tổng kết vào cuối tháng các File hàng nhập và hàng xuất.
- Báo cáo trực tiếp với kế tốn trưởng khi có vấn đề bất thường hay chỉnh sửa liên quan đến cước phí của các File hàng xuất, hàng nhập.
Phòng giao nhận.
Phòng giao nhận được chia thành hai phòng là: Phòng hàng xuất Sea và Air và phòng hàng nhập Sea và Air. Phòng hàng xuất chuyên làm dịch vụ xuất khẩu hàng hóa, phịng hàng nhập chun làm cơng việc nhập khẩu hàng hóa. Việc phân cơng này khiến cho việc phục vụ khách hàng được nhanh chóng và mang tính chun nghiệp hơn. Nhưng nếu khối lượng cơng việc của phịng nào nhiều q thì phịng kia có thể hỗ trợ giúp để giảm bớt thời gian đợi chờ của khách hàng.
Trách nhiệm của phòng giao nhận là:
- Thực hiện đúng các quy định về chứng từ kho bãi, kiểm tra hàng hóa khi xuất nhập kho về số lượng, khối lượng, nắm rõ danh sách các lô hàng trong kho, thực hiện các quy định về phòng cháy chữa cháy.
- Thực hiện các thủ tục liên quan như: lập hồ sơ Hải Quan, đăng ký, kiểm hóa, thơng quan lơ hàng.
- Kiểm tra hàng hóa, phân biệt hàng hóa, kiểm tra container, seal, giám sát việc thực hiện đóng, dỡ hàng hóa vào container.
- Kiểm tra và hiệu chuẩn các thiết bị đo lường.
- Đánh giá và lựa chọn nhà thầu phụ trong phạm vi kiểm sốt Phịng kế tốn
Có quyền và trách nhiệm liên quan đến các hoạt động về tài chính kế tốn của cơng ty.
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc về hệ thống kế tốn, tài chính và ngân sách của cơng ty. Tham mưu cho giám đốc hoạch toán kinh tế nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.
- Phát hiện những vi phạm, sai phạm về thống kê, hạch toán tài chính để báo cáo giám đốc xử lý, có quyền phê duyệt hoặc khơng phê duyệt những chi phí khơng đáng có.
- Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Tổ chức quản lý tài sản, thực hiện chế độ kiểm tra, đánh giá định kỳ nhằm phát hiện kịp thời những tài sản hư hỏng và tổ chức lưu trữ tiền mặt cho công ty.
- Lập và gửi các báo cáo quyết toán kịp thời.