Trước khi tàu đến, Công ty cung cấp DV logistics sẽ nhận được Giấy Thông Báo Hàng do đại lý của cơng ty ở nước ngồi gửi đến bằng Fax hay Telex để cho Cơng ty cung cấp DV logistics có thể theo dõi chuyến hàng. Nội dung của Shipment Advice bao gồm những thơng tin chủ yếu nhất như: hàng gì, hàng được xếp lên tàu nào, có chuyển tải hay khơng, nếu có thì chuyển tải ở đâu, lên tàu nào, ngày xếp hàng lên tàu, ngày tàu rời cảng, ngày dự kiến tàu đến, số HB/L, số MB/L, số container, số Seal.
Sau đó đại lý sẽ gửi cho Cơng ty cung cấp DV logistics bộ hồ sơ bao gồm HB/L, Manifest, MB/L bằng chuyển phát nhanh hay Fax để Công ty cung cấp DV logistics chuẩn bị nhận hàng khi tàu đến. Khi tàu đến, đại lý hãng tàu sẽ gửi giấy báo nhận hàng cho công ty, đồng thời công ty cũng sẽ phát hành giấy báo nhận hàng cho các chủ hàng. Tên của chủ hàng được ghi trên HB/L mà đại lý gửi cho mình.
Cơng ty cung cấp DV logistics sẽ làm thủ tục với hãng tàu để nhận D/O và các chứng từ liên quan như Manifest, các vận đơn chuyển tải của hãng tàu, nếu hàng có chuyển tải để Hải Quan sau này có căn cứ theo dõi hành trình, xuất xứ của lơ hàng để làm thủ tục.
Để đơn giản hóa thủ tục giữa hãng tàu và người giao nhận, hai bên thường sử dụng vận đơn xuất trình (Surrender Bill Of Lading) để giao hàng mà khơng cần vận đơn gốc vì hãng tàu và Cơng ty cung cấp DV logistics khơng có quan hệ bn bán.
Nếu đại lý của Công ty cung cấp DV logistics ở nước xuất khẩu yêu cầu đại lý hãng tàu lập vận đơn xuất trình cho mình với nội dung chính là: vận đơn gốc đã được
xuất trình (Original Bill Of Lading Has Been Surrendered) thì nhân viên giao nhận của cơng ty có thể mang giấy giới thiệu và chứng minh nhân dân để đến hãng tàu lấy Lệnh Giao Hàng.
Cơng ty cung cấp DV logistics cũng có thể lấy được Lệnh Giao Hàng khi xuất trình được bản photocopy của Non-Negotiable Bill Of Lading hoặc xuất trình vận đơn của người gom hàng HB/L nếu đại lý của mình tại nước xuất khẩu đã xuất trình MB/L.
Khi cơng ty đã lấy được lệnh giao hàng thì bộ phận giao nhận của cơng ty sẽ ra cảng, làm các thủ tục Hải Quan để có thể rút hàng từ container đưa vào kho.
Các chứng từ liên quan gồm:
- Một công văn xin dỡ hàng vào kho nộp cho phòng Thương Vụ của cảng. - Một lệnh Giao Hàng giao cho bộ phận kho bãi để lấy Lệnh Xuất Kho. - Một Lệnh Giao Hàng cho Hải Quan để rút hàng vào kho.
Thực ra thì Cơng ty cung cấp DV logistics đã nhận hàng từ chủ tàu nhưng hàng hóa vẫn nằm trong kho của cảng vì cơng ty khơng phải là chủ thực sự của lơ hàng đó mà chỉ là người gom hàng để chia lẻ lơ hàng đó ra và giao cho chủ hàng thực sự.
D/O của công ty giao cho các chủ hàng lẻ kèm theo bản photocopy của hãng tàu, Manifest có đóng dấu của Hải Quan. Để nhận được Lệnh Giao Hàng từ Công ty cung cấp DV logistics thì chủ hàng cần phải xuất trình:
- HB/L gốc.
- Giấy giới thiệu của cơng ty. - Chứng minh nhân dân.
- Trả cước phí vận chuyển (nếu là cước trả sau