Ngôn ngữ là hệ thống ký hiệu (âm thanh hoặc chữ viết) dưới dạng từ ngữ chứa đựng ý nghĩa nhất định (tượng trưng cho sự vật, hiện tượng cũng như thuộc tính và các mối quan hệ của chúng) được con người quy ước và sử dụng trong quá trình giao tiếp. Hay nói cách khác, ngôn ngữ là hệ thống tín hiệu dùng để tư duy và giao tiếp xã hội.Ngôn ngữ sử dụng trong giao tiếp bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết. Sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp có hiệu quả cần chú ý một số vấn đề:
Nội dung của ngôn ngữ chuyển đến đối tượng giao tiếp để họ hiểu ý của ta. Nội dung ngôn ngữ có hai khía cạnh chủ quan và khách quan. Khía cạnh chủ quan là ngôn ngữ dùng để truyền tải ý của cá nhân do đó cần làm cho đối tượng giao tiếp
26 hiểu được ý mình muốn chuyển tải là yếu tố quan trọng để đi đến sự hiểu biết, thông cảm lẫn nhau. Khía cạnh khách quan thể hiện ở chỗ từ ngữ luôn có nghĩa xác định không phụ thuộc vào ý muốn của cá nhân do đó cần dùng từ ngữ đúng, phù hợp hoàn cảnh, tình huống giao tiếp.
Phát âm, giọng nói, tốc độ nói phải đảm bảo cho đối tượng giao tiếp có thể tiếp nhận thông tin trong giao tiếp và có thể tác động được đối tượng giao tiếp. Giọng nói trước hết có thể chỉ ra được nhóm xã hội, nguồn gốc của người nói qua tính chất địa phương trong giọng nói của người nói. Bên cạnh đó, giọng nói cũng phần nào cho thấy được đặc điểm nhân cách, vai trò, vị trí xã hội của người nói thông qua cách nói, giọng điệu to nhỏ, trầm bồng,…Vì vậy giọng nói cũng có thể chuyển tải những thông tin về cảm xúc, thái độ khi giao tiếp.
Phong cách ngôn ngữ thể hiện qua lối nói, lối viết tức là cách dùng từ ngữ để diễn đạt ý trong giao tiếp. Phong cách ngôn ngữ có thể là lối nói thẳng, lối nói lịch sự, lối nói ẩn ý, lối nói mỉa mai châm chọc.Việc sử dụng phong cách ngôn ngữ đòi hỏi mỗi cá nhân cần nhận thức được các yêu cầu của từng loại phong cách cũng như khéo léo sử dụng từng phong cách trong những hoàn cảnh khác nhau.
Có thể đề cập đến những yêu cầu cơ bản về ngôn ngữ khi muốn rèn luyện về kỹ năng giao tiếp:
+ Giọng nói phải to, rõ, dễ nghe và nếu đạt đến mức tròn vành, rõ chữ nhưng mang tính biểu cảm thì thực sự đạt yêu cầu cao
+ Phát âm cần chuẩn xác và bộc lộ được sự thiện cảm khi nói
+ Cần tuân thủ việc sử dụng ngôn từ phù hợp, sáng trong và thể hiện tính chuẩn mực, thích ứng với môi trường giao tiếp
+ Ngôn ngữ nói cần đảm bảo sự lưu loát, diễn đạt cụ thể, dễ hiểu và tạo hiệu ứng giao tiếp tích cực với đối tượng
+ Chú ý đến các yêu cầu về kỹ thuật nói trong giao tiếp như: nói hiển ngôn hàm ngôn, nói giảm, nói quá...
27