Quản lý thời gian thực chất là quá trình lập kế hoạch sử dụng thời gian
Không thể phủ nhận thời gian là tài sản vô giá, việc lập kế hoạch sử dụng thời gian là đặc điểm cơ bản để sử dụng thời gian hiệu quả hay quản lý thời gian một
cách khoa học.
Việc lên kế hoạch sử dụng thời gian là một bài toán khó nhưng đó là yêu
cầu đầu tiên và tối quan trọng đối với mỗi con người có khảnăng “quản lý”.
Thực chất của việc lập kế hoạch sử dụng thời gian đó là sự cân bằng giữa
tài sản con người đang có và những loại quỹcon người cần đầu tư. Giải quyết được hai vế của bài toán này một cách cân bằng nghĩa là kế hoạch sử dụng thời gian đã được giải quyết.[5]
82
Quản lý thời gian là quá trình tổ chức sử dụng thời gian hiệu quả
Việc sử dụng thời gian hay quản lý thời gian dựa trên nền tảng của việc triển khai quá trình sử dụng thời gian. Đó là những thao tác cụ thể hóa của việc thực thi kế hoạc đã xác lập.
Những biểu hiện của đặc điểm này cho thấy chủ thể quản lý thời gian phải tổ chức việc sử dụng thời gian sao cho thật hiệu quả thông qua những thao tác sau: chú ý đến chế độ sinh học của mình khi sử dụng từng mốc thời gian, biết chia nhỏ các kế hoạch dài hạn thành những chương trình hành động ngắn hạn và thực thi tuần tự, khi xử lý những công việc khó thì hãy xử lý từng phần nhỏ của nó mà không hẳn là cố công bằng mọi giá để đạt được nó, luôn phân biệt hay phân cấp những công việc không hiệu quả về thời gian đối với chính mình để có những định hướng thích ứng, luôn biết kiểm tra lại kế hoạch và cập nhật lại kế hoạch khi cần thiết [5].
Quản lý thời gian là quá trình giám sát và kiểm tra kế hoạch và thực tế sử dụng thời gian
Việc lập ra kế hoạch và tổ chức thực hiện sử dụng thời gian hiệu quả cũng chỉ thực hiện hiệu quả nếu như chủ thể biết giám sát và kiểm tra việc sử dụng thời gian một cách nhiêm khắc và tối đa. Việc giám sát này trước hết đòi hỏi bạn phải có thái độ nghiêm khắc với chính mình hoặc nghiêm túc với những góp ý của người giám sát. Để có thể thực hiện việc giám sát thì cần chú ý những biểu hiện: luôn chú tâm đến việc kiểm tra xem trong ngày, trong tuần kế hoạch thời gian của mình được thực hiện nghiêm túc ở mức độ nào. Ngoài ra, dành một khoảng thời gian để thực hiện việc kiểm tra kế hoạch cũng như đánh giá khả năng thực hiện kế hoạch của mình. Đương nhiên, liên quan với việc giám sát thì se có hành động tự đánh giá để trách phạt hoặc khen thưởng sao cho thật cụ thể rõ rang.
Việc giám sát này có thể được thực thi bởi những công cụ hoặc những người khác. Nếu nhận được những “nhắc nhở” hay những tín hiệu của các công cụ thì hãy thực hiện nghiêm túc và chính bản thân yêu cầu của việc giám sát cũng đòi
83 hỏi phải có bước kiểm tra xem việc thực hiện những nhắc nhở của các công cụ này như thế nào. Nếu nhận được những lời góp ý, phê bình của người giám sát thì phải nghiêm túc đón nhận cũng như nên dành khoảng thời gian để tổng kết và tóm lược những góp ý nếu được người giám sát hoặc người hướng dẫn sẻ chia. [5]