a. Xác định vấn đề
Khi chủ thể chưa nhận ra vấn đề tức là chủ thể chưa có hành động nào vì thực sự chưa biết vấn đề đang gặp phải là gì. Để sớm nhận ra vấn đề đòi hỏi chủ thể có nhiều kinh nghiệm, tri thức và kỹ năng. Đặc biệt, trong công việc, yếu tố quan trọng để nhận ra vấn đề chính là kinh nghiệm vì kinh nghiệm sẽ cho chủ thể biết được khi nào một chuyện trong rất đáng lo ngại nhưng lại có thể bỏ qua vì hầu như nó không có khả năng chuyển thành một vấn đề.
Nếu:
- Xác định đúng vấn đề sẽ tìm giải pháp đúng
- Xác định sai vấn đề thì giải quyết vấn đề không có thực
- Bế tắc thì giải quyết không đúng vấn đề * Khi có vấn đề xảy ra, luôn đặt câu hỏi:
- Vấn đề của tôi là gì?
- Chuyện gì sẽ xảy ra nếu...?
- Đó có đúng là vấn đề của tôi hay không?
- Vấn đề có đáng phải giải quyết không?
- Tôi có phải đích thân giải quyết nó? * Mô tả ngắn gọn về vấn đề đang tồn tại:
- Nó xảy ra từ khi nào?
- Nó xảy ra ở đâu?
- Nó đã xảy ra bao nhiêu lần?
- Nó có ảnh hưởng gì tới ai, tới điều gì?
74
b. Phân tích nguyên nhân
Khi chủ thể có một vấn đề, chủ thể phải nhận là người giải quyết nó. Muốn giải quyết triệt để vấn đề phải tìm ra nguyên nhân sâu xa của vấn đề.
* Dùng biểu đồ xương cá
Biểu đồ xương cá, hay còn gọi là biểu đồ Ishikawa hay biểu đồ nguyên nhân -
kết quả
- Biểu đồ xương cá dùng để tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến phát sinh vấn đề
- Có thể giúp ta tìm ra các nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ của vấn đề.
Các bước tiến hành:
1. Liệt kê vấn đề ở đầu con cá
2. Viết nguyên nhân chính vào nhánh xương sườn.
3. Viết nguyên nhân phụ vào nhánh xương con
* Phương pháp 5 whys
5 Whys là một phương pháp dùng những câu hỏi “Tại sao” liên tục để giúp ta thấy được nguyên nhân gốc của vấn đề mà ta đang cần tìm.
75 Thông thường, câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao” đầu tiên sẽ gợi ra câu trả lời cho câu hỏi “tại sao” thứ hai, rồi thứ ba và cứ thế cho đến khi tìm ra gốc rễ của vấn đề.
Ưu điểm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhanh chóng tìm ra nguyên nhân gốc của vấn đề Dễ ứng dụng mọi lúc mọi nơi, mọi vấn đề
VVNhanNhahóng tìm ra nguyên nNNNh VVân
ấn đề
Ví dụ:
Tại sao đường xá ở TP.HCM thường ngập lụt mỗi khi mưa lớn?
-> Vì nước không thể thoát được.
- Tại sao nước không thể thoát được?
-> Vì các cống rảnh thoát nước bị nghẹt.
76
-> Vì người dân xả rác vào khu cống rãnh dẫn đến việc nước không thể thoát.
Vì sao người dân xả rác vào cống rãnh?
-> Vì ý thức người dân còn kém và có nhiều hộ buốn bán xả thải thẳng xuống cống.
- Vì sao ý thức người dân và các hộ buôn bán còn kém?
->Vì chưa được tuyên truyền hoặc chưa có hình thức kỷ luật với những trường hợp này.
c. Đưa ra các giải pháp
Dựa trên phân tích ở trên, chủ thể sẽ liệt kê những giải pháp có thể thực hiện. Việc liệt kê các phương án này có một giá trị quan trọng là làm tiền đề để lựa chọn giải pháp tốt nhất. Do vậy, trong giai đoạn này, càng nhiruf phương án được đưa ra, thì cơ hội lựa chọn được một phương án tối ưu càng cao.
Muốn có nhiều giải pháp sáng tạo, bạn cần:
- Sẵn sàng tiếp thu mọi ý kiến.
- Chấp nhận rủi ro.
- Kêu gọi người khác tham gia.
- Chấp nhận phê bình.
d. Lựa chọn giải pháp tối ưu
Chủ thể phải tiến hành phân tích ưu và khuyết điểm, rủi ro của từng phương án và lựa chọn phương án tối ưu. Phương án tối ưu là phương án chứa nhiều ưu điểm nhất, ít rủi ro nhất, phù hợp với hoàn cảnh và khả năng thực thi của chủ thể.
Nếu bạn chọn giải pháp sai đồng nghĩa với việc vấn đề của bạn sẽ rơi vào bế tắc!
e. Triển khai kế hoạch hành động
Đây là khâu vô cùng quan trọng, những vấn đề có thể phát sinh thêm sẽ xuất hiện ở giai đoạn này.
77 Mọi thứ đã được chuẩn bị hoàn tất, nhiệm vụ của bạn là bắt tay vào thực hiện ngay những giải pháp mà bạn đã chọn.
Áp dụng quy tắc Smart:
1. Specific - cụ thể, dễ hiểu 2. Measurable – đo lường được
3. Achievable – vừa sức (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4. Realistics – thực tế
5. Timebound – có thời hạn
f. Đánh giá kết quả
Sau khi thực thi giải pháp, chủ thể cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có thành công như mong đợi hay không? Cũng như có tạo những ảnh hưởng không mong đợi nào không? Đồng thời yêu cầu quan trọng nhất là rút kinh nghiệm cho lần sau. Hoặc đặt trường hợp, vấn đề chưa được giải quyết thì chủ thể phải thực hiện lại từ bước một để giải quyết vấn đề.
Trong quá trình đánh giá, phải trả lời được các câu hỏi:
- Có thành công như mong đợi hay không?
- Có phát sinh thêm vấn đề nào khác hay không?
- Có mắc phải sai lầm gì khi giải quyết vấn đề
- Những bài học rút ra cho các vấn đề khác là gì?
- Đánh giá dựa vào mục tiêu
- Giải pháp đáp ứng mục tiêu ở mức độ nào?
- So sánh với tiêu chuẩn
- Những tiêu chuẩn đặt ra có được tuân thủ?
- Đánh giá bằng lượng hoá
- So sánh tiêu chí trước và sau thực hiện
- Xem xét trên phương diện rộng
78
- Hiệu ứng không mong đợi của giải pháp
- Chi phí phát sinh