3. Kỹ năng đặt câu hỏi
3.4Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả
a. Nên bắt đầu bằng một câu hỏi dễ
Bắt đầu bằng những câu hỏi dễ sẽ tạo tâm lý thoải mái cho người nghe.Tâm lý phổ biến của con người khi trả lời câu hỏi là sợ bị sai nên với những câu hỏi dễ sẽ khắc phục được điều này, làm cho con người tự tin hơn khi trả lời. Đi từ những câu hỏi dễ đến câu hỏi khó là một lộ trình đặt câu hỏi phù hợp và hiệu quả, thu thập được nhiều thông tin cần thiết và hữu ích.
b. Nên sử dụng nhiều câu hỏi mở
Sử dụng nhiều câu hỏi mở sẽ tạo cảm giác thoải mái hơn cho người nghe và cũng giúp người hỏi thu thập được nhiều thông tin hơn. Hơn thế nữa, với những câu hỏi mở, người trả lời sẽ bộc lộ những cảm xúc, tình cảm của mình đối với vấn đề được đặt ra.Điều này sẽ góp phần tạo ra sự tương tác về mặt tâm lý giữa người hỏi và người trả lời trong quá trình giao tiếp.
c. Thể hiện sự kiên trì trong quá trình đặt câu hỏi
Có nhiều khi, trong quá trình giao tiếp, khi gặp phải những câu hỏi khó hay những vấn đề phức tạp, người nghe sẽ phải suy nghĩ kỹ trước khi trả lời.Thời gian suy nghĩ để trả lời câu hỏi tuỳ thuộc vào trình độ và tính cách của mỗi người.Khi đó, người hỏi phải biết kiên trì, nhẫn nại trong khoảng thời gian mà người được hỏi suy
47 nghĩ để tìm ra câu trả lời.Nếu người hỏi thể hiện sự “sốt ruột”, nôn nóng thì có thể ảnh hưởng đến dòng suy nghĩ của người được hỏi và có thể, câu trả lời nhận được sẽ không chính xác hoặc không đầy đủ thông tin.
d. Xác định rõ mục đích trước khi hỏi
Trước khi đặt câu hỏi, cần phải xác định rõ mục đích là để lấy dữ kiện hay lấy ý kiến đánh giá, suy nghĩ… của người khác.Trên cơ sở xác định rõ mục đích, sẽ lựa chọn những câu hỏi phù hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra.Nếu không xác định trước mục tiêu, người hỏi sẽ khó khăn trong việc chọn lựa các loại câu hỏi phù hợp.
e. Chuẩn bị câu hỏi từ trước
Trước khi tiến hành một cuộc giao tiếp nào đó, nhất là những cuộc giao tiếp quan trọng, con người thường chuẩn bị trước tâm thế cũng như nội dung giao tiếp. Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần phải suy nghĩ và chuẩn bị trước những câu hỏi sẽ đặt ra cho người nghe. Tất nhiên, tuỳ theo diễn tiến của cuộc đối thoại để đặt ra những câu hỏi phù hợp với thực tế nhưng việc chuẩn bị trước những câu hỏi trọng tâm là điều nên làm và hết sức quan trọng. Thực hiện được điều này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt độnggiao tiếp.
g. Chọn câu hỏi phù hợp với đối tượng và hoàn cảnh
Một câu hỏi phù hợp là câu hỏi không gây áp lực hay sự khó chịu cho người được hỏi. Chọn được câu hỏi phù hợp với đặc điểm của đối tượng và bối cảnh thực tế vừa tạo tâm lý thoải mái cho người được hỏi, vừa giúp người hỏi thu thập được những thông tin cần thiết.
h. Hỏi về vấn đề tổng thể trước, chi tiết sau
Khi đặt câu hỏi, nên đặt những câu hỏi về vấn đề tổng quan, chung chung trước rồi mới đi vào nội dung chi tiết, cụ thể. Ví dụ, khi muốn tìm hiểu về hiệu quả hoạt động của một công ty, trước hết, chúng ta sẽ dùng những câu hỏi chung về tổng thể tình hình sản xuất, kinh doanh rồi mới đi vào những vấn đề cụ thể về nhân sự, thị trường…
48
i. Đặt câu hỏi ngắn gọn, rõ ràng
Đây là một yêu cầu quan trọng khi đặt câu hỏi.Câu hỏi không nên quá dài dòng và phải rõ ý để người nghe có thể hiểu đúng, hiểu đủ những điều mà người hỏi muốn đề cập.Những câu hỏi ngắn và rõ sẽ giúp cho người nghe dễ tiếp nhận hơn và cũng dễ trả lời hơn.
k. Sử dụng câu hỏi đơn ý
Câu hỏi đơn ý là câu hỏi chỉ chứa đựng một vấn đề mà người hỏi muốn đề cập đến. Sử dụng dạng câu hỏi này sẽ giúp cho người được hỏi dễ trả lời hơn và cũng hạn chế được những sai lầm không đáng có do người được hỏi không hiểu rõ ý của người hỏi.
Ngoài ra, để đặt câu hỏi hiệu quả, người hỏi cần phải có sự tôn trọng, kiên nhẫn, không ngắt lời khi người khác đang trả lời. Đồng thời, phải biết kết nối, liên kết, xâu chuỗi các câu trả lời của người được hỏi để hiểu được trọn vẹn những thông điệp mà người trả lời muốn chuyển tải.