4. Kỹ năng viết email
4.4 Cách viết một email hoàn chỉnh
Nghĩ trước khi viết
Trước khi bắt đầu soạn một email, hãy nghĩ kỹ về những gì bạn định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. Ví dụ như, nếu bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó thì hãy gọi điện trực tiếp cho người đó. Nếu bạn muốn giải thích một quy trình nào đó thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là kể về quy trình đó qua email . Nếu muốn chỉ ra một vấn đề cấp bách với đồng nghiệp tại cơ quan thì hãy nói chuyện riêng với họ.
Viết email thật đơn giản
Email sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2 dòng. Ví dụ như “Bạn có thể gặp mình lúc 4 giờ không?” hay “Bạn có dữ liệu này chưa?” Nếu email của bạn nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở nên thì người nhận thường quên mất email gốc của bạn.
Viết email ngắn
Mọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn.
Sử dụng dòng Subject
Mọi người sử dụng các dòng subject như một thanh công cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng. Sau đó, thay vì đánh dấu email và phân loại mức độ quan trọng của email thì người sử dụng hãy đặt hạn
cuối mà người gửi muốn nhận được thư trả lời trên dòng Subject”
Đặt cấu trúc cho email
Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc.Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những
51 việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng.
Làm chủ email của mình
Người gửi nên hỏi người nhận email của mình những câu hỏi như: “Tôi có thể giúp gì được hay không? Tôi đã cung cấp đủ thông tin cho bạn hay chưa?”
Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu.
Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. Bà cũng khuyến cáo nên tránh các câu hỏi mang tính phòng thủ như “Tại sao dự án của bạn lại chậm trễ như thế?”.Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như“Tại sao bạn lại...”, “Bạn phải...”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc ...”, và“Tôi không hiểu tại sao bạn ...”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại
trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được (hoặc ít nhất là nhanh chóng sửa chữa những thất bại này).
Cẩn thận trong việc chọn Reply All
Nên tránh sử dụng Reply all. Ví dụ như sếp của bạn gửi yêu cầu họp hoặc đường link đến một bài báo cho mọi người trong nhóm và bạn cần trả lời email ấy thì hãy chỉ trả lời sếp của bạn thôi, việc trả lời tất cả sẽ làm phiền những người khác nữa.