cách, chủng loại, thời gian có hàng theo đúng nhu cầu của khách hàng, bảo đảm tính chắc chắn của nguồn hàng. Bởi vậy người ta thường đặt hàng cho xuất khẩu, tuy nhiên giá cả có thể cao hơn và dễ gặp rủi ro khi nhu cầu của khách hàng thay đổi sẽ không tiêu thụ được hàng hóa đã sản xuất ra. Ngược lại, các hình thức mua hàng sẽ dễ dàng lựa chọn được hàng hóa có giá cả phải chăng, không phải đầu tư vào sản xuất ra hàng hóa và ít chịu rủi ro khi nhu cầu thị trường thay đổi; nhưng không chủ động về số lượng, chất lượng và thời gian. Như vậy, tạo nguồn, mua hàng đều nhằm mục đích chung là tạo ra lực lượng hàng hóa phù hợp với nhu cầu thị trường để bảo đảm hàng hóa kinh doanh trong kỳ kế hoạch nhưng khác nhau ở nội dung, yêu cầu và trình tự thực hiện các hoạt động nghiệp vụ.
Mua hàng có thể là kết quả của quá trình tạo nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại, cũng có thể là kết quả của quá trình khảo sát, tìm hiểu doanh nghiệp thương mại. Tuy nhiên, hai quá trình này luôn luông gắn bó với nhau và tạo điều kiện để doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc, phong phú và đa dạng.
4.2.2. Nội dung của nghiệp vụ tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại mại
Tạo nguồn và mua hàng có sự khác nhau nhưng lại gắn bó chặt chẽ với nhau về mục đích là tạo được nguồn hàng vững chắc, ổn định, phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, nội dung của tạo nguồn và mua hàng có thể bao gồm những điểm chính sau đây :
4.2.2.1. Nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng
Tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp thương mại phải nhằm mục đích là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, tức là phải bán được hàng. Bán hàng được nhanh, nhiều, doanh nghiệp thương mại mới tăng được lợi nhuận và sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả. Vì vậy, nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng về quy cách, cỡ loại, số lượng, trọng lượng, mầu sắc, thời gian, địa điểm bán hàng, giá cả hàng hóa và dịch vụ là vấn đề đầu tiên và hết sức quan trọng đối với bộ phận tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp. Bộ phận tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại phải nắm được hàng được tạo nguồn và mua về nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng nào, khối lượng, chất lượng hàng hóa mà khách hàng cần, thời gian, địa điểm cần hàng, tính tiên tiến của mặt hàng doanh nghiệp đang đáp ứng và xu hương của khách hàng đối với mặt hàng mà doanh nghiệp thương mại kinh doanh; các mặt hàng tiên tiến hơn, hiện đại hơn và hàng thay thế cũng như sự đáp ứng nhu cầu trên thị trường của các đối thủ cạnh tranh… chỉ có thể nắm chắc được các thông tin trên, việc tạo nguồn và mua hàng mới tránh được sai lầm và khắc phục được hiện tượng lạc hậu về công nghệ và kiểu dáng, hàng bị ứ đọng, chậm tiêu thụ, giá cao không bán được, không đáp ứng đúng thời gian, đúng địa điểm…
4.2.2.2. Nghiên cứu thị trường nguồn hàng để lựa chọn thị trường và chọn người cung ứng.
Nguồn hàng của doanh nghiệp thương mại là do các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, các doanh nghiệp nông lâm ngư nghiệp, các trang trại, hộ gia đình, hợp tác xã… sản xuất ra. Tùy theo mặt hàng mà doanh nghiệp thương mại kinh doanh là mặt hàng tư liệu sản xuất hay tư liệu tiêu dùng, kinh doanh chuyên doanh hay kinh doanh tổng hợp từ đó doanh nghiệp thương mại phải tìm nguồn hàng từ các doanh nghiệp sản xuất mặt hàng tương ứng trong nước hoặc từ nước ngoài (nhập khẩu).
Nghiên cứu thị trường nguồn hàng doanh nghiệp thương mại phải nắm được khả năng của các nguồn cung ứng loại hàng về số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm (khu vực) của đơn vị nguồn hàng. Doanh nghiệp thương mại cũng cần nghiên cứu, xác định rõ doanh nghiệp nguồn hàng là người trực tiếp sản xuất – kinh doanh hay doanh nghiệp trung gian, địa chỉ chính sách tiêu thụ hàng hóa của đơn vị nguồn hàng. Cần đặc biệt chú ý đến chất lượng hàng hóa, tính tiên tiến của mặt hàng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức giao nhận, kiểm tra chất lượng, bao gói, vận chuyển, … và phương thức thanh toán. Cần phải kiểm tra kỹ tính xác thực, uy tín, chất lượng của loại hàng và chủ hàng. Đối với các nguồn hàng sản xuất trong nước, cần phải đến tận nơi, có sự kiểm tra bằng chuyên môn. Đối với các đối tác nước ngoài, cần thông qua thương vụ hoặc tham tán thương mại, các tổ chức hỗ trợ thương mại như phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam, các hiệp hội ngành hàng…
Lựa chọn bạn hàng là khâu quyết định đối với sự chắc chắn và ổn định của nguồn hàng. Thiết lập mối quan hệ truyền thống, trực tiếp, lâu dài với các bạn hàng tin cậy là một trong những yếu tố tạo được sự ổn định trong nguồn cung ứng đối với doanh nghiệp thương mại.
Có nhiều phương pháp nghiên cứu phát triển thị trường, nguồn hàng, đặc biệt nguồn hàng mới. Thông qua nghiên cứu, khảo sát thực tế, thông qua hội chợ - triển lãm thương mại, thông qua mạng internet, thông qua quảng cáo và xúc tiến thương mại, thông qua các trung tâm giới thiệu hàng hóa, các báo chí, tạp chí thương mại và chuyên ngành… việc lựa chọn bạn hàng tùy thuộc rất lớn vào mối quan hệ truyền thống, tập quán và sự phát triển kinh tế- thương mại ở trong nước và nước ngoài.
4.2.2.3. Tiến hành giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng tạo nguồn, mua hàng
Thiết lập mối quan hệ kinh tế - thương mại bằng hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa. Khi đã lựa chọn đối tác phù hợp với yêu cầu và điều kiện của doanh nghiệp thương mại thì doanh nghiệp cần thiết lập mối quan hệ kinh tế - kỹ thuật - tổ chức - thương mại với đối tác dể hai bên hợp tác giúp đỡ lẫn nhau nhằm thỏa mãn yêu cầu của mỗi bên. Yêu cầu của bên mua là khối lượng, cơ cấu hàng mua, chất lượng, quy cách, cỡ loại, mẫu mã màu sắc, bao bì, đóng gói, địa điềm giao hàng, thời gian giao hàng, giá cả hàng mua và phương thức thanh toán... Yêu cầu của bên bán về khối lượng và cơ cấu hàng bán, chất lượng, nguyên phụ liệu, giá cả hàng hóa, phương thức thanh toán, phương thức giao nhận, kiểm tra hàng hóa... Có những đơn vị sản xuất có điều kiện sản xuất như đất đai, nhà xưởng,
công nhân, nhưng không có nguyên vật liệu, phụ liệu, cũng như một số điều kiện để sản xuất như mẫu mã, công nghệ, thị trường tiêu thụ, bao bì... nếu có sự hợp tác của đối tác thì có thể tạo được nguồn hàng phù hợp. Hai bên mua bán cần có sự thương thảo và ký kết