- Tình trạng của nền kinh tế
d. Sự xuất hiện của Nhà nước và cơ chế ba bên trong quan hệ lao động
9.4.2. Nguyên tắc và trách nhiệm kỷ luật
9.4.2.1. Nguyên tắc
Một ngƣời giữ gìn kỷ luật tốt là ngƣời rất biết tâm lý của mọi ngƣời, họ tiến hành công việc theo đúng yêu cầu và chỉ dẫn, thì vấn đề vi phạm kỷ luật trong tổ chức sẽ giảm bớt. Muốn kỷ luật có hiệu quả trong tổ chức cần tuân thủ theo những nguyên tắc sau:
Xây dựng hệ thống kỷ luật một cách rõ ràng, hợp lý và cụ thể
Không nên dựa vào ý muốn cá nhân, trong đó quy định rõ các điều khoản kỷ luật, các mức độ vi phạm kỷ luật và các hình thức kỷ luật tƣơng ứng, đồng thời phải xây dựng cơ chế khiếu nại tạo điều kiện cho việc thông tin hai chiều trong kỷ luật một cách dân chủ, công khai, công bằng với mọi ngƣời lao động.
Để xây dựng, tổ chức cần căn cứ vào tính chất và bản chất hành vi vi phạm kỷ luật lao động, dự đoán mức độ ảnh hƣởng của nó đến tổ chức. Đồng thời, có thể căn cứ vào điều kiện cụ thể xảy ra hành vi, tính chất nghề nghiệp, vị trí công việc mà họ đảm nhiệm cũng nhƣ trình độ hiểu biết của ngƣời lao động đến đâu để xác định mức độ nặng nhẹ của hành vi vi phạm.
Phải quy định rõ ràng trách nhiệm của người có liên quan đến kỷ luật lao động,
tránh tình trạng ỷ lại, thụ động, chồng chéo và đổ lỗi cho nhau khi vi phạm kỷ luật và xử lý kỷ luật.
Phải thông tin đầy đủ và kịp thời các điều khoản của kỷ luật lao động đến mọi ngƣời lao động nhằm khuyến khích ý thức tốt, tự thực hiện giữ gìn kỷ luật trong từng ngƣời lao động và kỷ luật tổ, nhóm trong tổ nhóm làm việc.
Việc phổ biến các điều khoản của kỷ luật đến mọi ngƣời lao động có thể thông qua các cuốn sổ tay hƣớng dẫn, giới thiệu về tổ chức qua các văn bản, công văn, hợp đồng, thỏa ƣớc tập thể, hay niêm yết trên bảng thông báo của tổ chức.
Trước khi tiến hành kỷ luật, cần phải tiến hành điều tra, xác minh đƣợc các vi phạm, mức độ vi phạm và các hình thức kỷ luật tƣơng ứng đã đƣợc quy định và thông báo cho ngƣời vi phạm biết.
Trong hầu hết các trƣờng hợp, đặc biệt trong việc sa thải, ngƣời quản lý phải chứng minh rõ ràng ngƣời lao động đã phạm lỗi hoặc bị coi là tội phạm.
Khi đã xác định rõ các sai phạm thì việc xử lý kỷ luật phải đƣợc thực hiện một cách nhất quán và công minh theo đúng nội quy, quy chế đã đề ra và thông báo cho ngƣời lao động biết về hình thức kỷ luật họ phải gánh chịu và giới hạn về thời gian đối với hình thức kỷ luật đó.
9.4.2.2. Trách nhiệm đối với kỷ luật
Việc phân định trách nhiệm với kỷ luật càng rõ ràng càng tạo điều kiện cho việc duy trì kỷ luật trong tổ chức nhằm thúc đẩy hoạt động của sản xuất kinh doanh. Dƣới đây là trách nhiệm đặc biệt đối với việc duy trì kỷ luật trong nội bộ tổ chức.
Người quản lý bộ phận: họ là ngƣời thay mặt cho tổ chức tiếp xúc hàng ngày với ngƣời lao động trong bộ phận quản lý. Là ngƣời đƣơng nhiên chịu trách nhiệm chính và trực tiếp về kỷ luật lao động.
Phòng Quản trị nhân lực: phải là ngƣời đào tạo và hƣớng dẫn cho ngƣời quản lý bộ
phận về những vấn đề liên quan đến kỷ luật nhằm giúp họ làm quen với những khía cạnh của công tác kỷ luật. Phòng quản trị nhân lực chịu trách nhiệm chính về việc thiết kế chính sách, thủ tục và thực hiện kỷ luật lao động của tổ chức.
Công đoàn: là một lực lƣợng hỗ trợ trong việc thi hành kỷ luật nhƣ hỗ trợ giáo dục ý thức và xử trí các vụ việc vi phạm kỷ luật, cũng nhƣ hỗ trợ trong việc đề ra các chính sách đúng đắn về kỷ luật lao động. Tiếng nói của công đoàn về các hoạt động đúng đắn liên quan đến ngƣời lao động đƣợc thể hiện trong các hợp đồng lao động, thỏa ƣớc tập thể, ban hành nội quy lao động.
Ban quản lý cấp cao: hội đồng quản trị thông qua giám đốc doanh nghiệp (ngƣời đứng đầu tổ chức) phải ủng hộ và hỗ trợ phát triển và duy trì hệ thống kỷ luật trong doanh nghiệp. Ban quản lý cấp cao đại diện làm Giám đốc, là ngƣời chủ trì việc xây dựng và phê duyệt các chính sách và thủ tục hợp lý trong doanh nghiệp, trực tiếp tổ chức thực hiện tốt các quy chế này.