1.3 .Nhu cầu và mục đích đấu thầu quốc tế của công ty
2.1.Lập kế hoach đấu thầu
2. Quy trình đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị của cơng ty
2.1.Lập kế hoach đấu thầu
Với t cách là đại diện hợp pháp cho chủ dự án, công ty xuất nhập khẩu tổng hợp LILAMA đứng ra tiến hành tổ chức đấu thầu mua sắm máy móc thiết bị phục vụ cho dự án trên cơ sở các văn bản pháp quy về đấu thầu quốc tế tạiViệt Nam. Công việc chuẩn bị cho công tác đấu thầu bao gồm
a. Thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu
Với các gói thầu của cơng trình lớn cơng ty có tuyển chọn t vấn (t vấn n- ớc ngoài), với các dự án nhỏ sử dụng t vấn trong nớc hoặc t vấn của LILAMA. Để tổ chức đấu thầu , Tổng giám đốc ra quyết định thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu. Trong quyết định nêu rõ nhiệm vụ của tổ chuyên gia đúng nh khoản 2 điều 16 Nghị định 88-CP ngày 01/9/1999 của chính phủ ban hành quy chế đấu thầu .
Cơ cấu tổ chuyên gia bao gồm: Thực hiện đấu thầu
Phê duyệt Lập hồ sơ mời thầu Tiếp nhận thiết bị, lắp đăt Thông báo trúng thầu, thơng thảo H Đ Tiếp nhận hồ sơ đánh giá Mở
thầu Nghiệm thu, bàn
giao, quyết tốn
-Nhóm thành viên chịu trách nhiệm về kỹ thuật- công nghệ: Đây phải là những thành viên có đủ năng lực, trình độ.Thờng là chun viên phụ trách về kỹ thuật của phòng kinh tế kỹ thuật hoặc một chuyên gia của chủ dự án cử đến.
-Nhóm thành viên chịu trách nhiệm về vấn đề kinh tế , tài chính, pháp lý, thờng là trởng phịng hoặc chuyên viên phịng kế hoạch đầu t, phịng tài chính kế tốn của Tổng cơng ty, phịng xuất nhập khẩu của cơng ty.
-Thông thờng đối với các dự án quan trọng thì trởng phịng kinh tế kỹ thuật làm tổ trởng. Ngồi ra , cịn có một đại diện cho chủ dự án làm phó tổ tr- ởng với nhiệm vụ tham mu cho tổ trởng và một th ký giúp việc đợc chỉ định.
Trong quá trình lập kế hoạch đấu thầu, 3 khâu công việc mà công ty lu ý là vấn đề phân chia dự án thành các gói thầu, định giá gói thầu và lựa chọn
hình thức và phơng thức đấu thầu. b. Phân chia thành các gói thầu
Trên thực tế, hầu hết máy móc thiết bị của cơng ty đều là hàng nhập khẩu từ nớc ngồi. Trong trờng hợp này, gói thầu có thể có giá trị lớn phù hợp với khả năng dự thầu của các nhà thầu nớc ngoài.
Tuy nhiên, đối với một số hàng hố mà có thể mua sắm đợc từ nguồn trong nớc thì bên mời thầu khơng đợc chia các dự án thành các gói thầu quá lớn nhằm đảm bảo sự tham gia của các nhà thầu trong nớc.
Một số dự án của công ty không thể cho phép chia thành các gói thầu quá nhỏ, nh dự án nhà máy thuỷ điện YALY, Nhà máy thuỷ điện Hồ Bình… Trong trờng hợp đó có thể ghép các phần công việc mua sắm với xây lắp.
Chúng ta có thể xem xét một ví dụ về cơng tác lập kế hoạch đấu thầu cho một dự án đã đợc thực hiện ở công ty.
Tên dự án: Dự án mở rộng cơng ty chế tạo thiết bị đóng tàu Hải Phịng LISEMCO
Máy móc phục vụ cho dự án là các loại máy tiện, máy khoan, maý búa, máy cắt, máy uốn Dự án đ… ợc đề xuất kế hoach đấu thầu nh sau:
Đơn vị: nghìn USD
STT Gói thầu Kinh phí Hình thức đấu thầu Loại hợp đồng Thời gian thực hiện Gói 1 Các loại máy
khoan 256 Đấu thầu rộng rãi Chìa khố trao tay QI,II/ 2001 Gói 2 Các loại máy
cắt 267 Đấu thầu rộng rãi Chìa khố trao tay QIV/2001 III, Gói 3 Máy búa 303 Đấu thầu hạn
chế
Chìa khóa trao tay
Q I,II/2002
Gói4 Máy uốn 327 Đấu thầu
hạn chế Chìa khố trao tay Quí I,II/2002 Nguồn : Phịng nhập khẩu
c. Ước tính giá gói thầu.
Giá gói thầu đợc xác định trên cơ sở giá dự toán. Tuy nhiên do đặc thù của ngành lắp máy, các máy móc thiết bị của ngành có giá trị lớn. Việc đánh giá chính xác cho máy móc thiết bị tuỳ thuộc vào năm sản xuất, chất lợng, tính năng của thiết bị v..v..Vì vậy để xác định đợc chính xác giá của gói thầu địi hỏi các chun gia có đầy đủ những thơng tin cần thiết cuả máy móc thiết bị đó, của nhu cầu và thị trờng.
d. Lựa chọn hình thức và phơng thức đấu thầu :
Vì là gói thầu mua sắm hàng hố nên việc đấu thầu sẽ tiến hành theo ph- ơng thức 1 túi hồ sơ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối việc lựa chọn hình thức đấu thầu, về cơ bản công ty áp dụng tất cả các hình thức đấu thầu đối với mua sắm hàng hoá đối với từng trờng hợp cụ thể. Trong đó hình thức đấu thầu phổ biến nhất mà cơng ty áp dụng là đấu thầu hạn chế. Sở dĩ hình thức đấu thầu hạn chế đợc áp dụng phổ biến tại công ty trong hoạt động mua sắm vì : Lắp máy là ngành địi hỏi kỹ thuật cao, cơng nghệ hiện đại, vì vậy để có đợc những máy móc hiện đại đáp ứng đúng nhu cầu về kỹ thuật và chất lợng công ty phải lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín, là những bạn hàng quen thuộc
Hình thức chào hàng cạnh tranh đợc áp dụng đối với những gói thầu nhỏ, là những thiết bị phổ biến có tính tiêu chuẩn hố cao.
2.2. Mời thầu
Công tác mời thầu của công ty tuân thủ theo những qui định của nhà nớc bao gồm: lập hồ sơ mời thầu, thông báo mời thầu, chỉ dẫn đối với nhà thầu, các biểu mẫu cần thiết trong hồ sơ dự thầu.
Công tác mời thầu đợc tiến hành trên cơ sở kế hoach đấu thầu đã xác định ngày gửi th hoặc thông báo mời thầu.
Nếu là đấu thầu rộng rãi, công ty thờng gửi đăng quảng cáo trên các báo lu hành trong nớc và tạp chí Business Development.
Trong trờng hợp đấu thầu hạn chế, công ty sẽ tiến hành gửi th trực tiếp đến các nhà thầu
Hình thức chào hàng cạnh tranh đợc áp dụng đối với những gói thầu nhỏ, có giá trị dới 2 tỷ đồng, thờng là mua sắm những thiết bị phụ trợ. Công ty sẽ gửi th yêu cầu chào hàng đến tối thiểu 3 nhà thầu có năng lực phù hợp với gói thầu tham gia chào hàng cạnh tranh.
Thời gian quảng cáo trên báo thờng là 3 kỳ, sau khi các nhà thầu nhận đ- ợc thông tin sẽ tiến hành mua hồ sơ mời thầu. Mặc dù hồ sơ mời thầu đợc xây dựng với chi phí lớn, tuy nhiên cơng ty chỉ bán với giá 500000 đồng trở xuống. Những chi phí mời thầu sẽ đợc tính vào chi phí tổ chức đấu thầu.
Một số biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu của công ty. Th
mời thầu :
Th mời thầu
Kính gửi:……………………..
Tổng cơng ty lắp máy Việt Nam (Bên mời thầu) tổ chức tuyển chọn nhà cung cấp các thiết bị .cho dự án .tại theo ph… … … ơng thức…
Bên mời thầu mời nhà thầu cung cấp thiết bị có đủ điều kiện và năng lực tham gia đấu thầu cung cấp .(tên hàng hố )…
Nhà thầu có thể tìm hiểu các thơng tin cần thiết tại Phịng Quản lý máy Tổng Công Ty Lắp Máy Việt Nam, 124 Minh Khai, Hà Nội. ĐT: 048633067; Fax 0486338104 và tại ban quản lý dự án tại…
Các nhà thầu đăng ký tham dự sẽ đợc mua bộ hồ sơ mời thầu hoàn chỉnh với khoản lệ phí là tại từ ..giờ đến ..giờ các ngày từ ngày tháng… … … … … …
năm đến ngày tháng năm tại Phòng số 1-Tầng 4 Trụ sở Tổng Công Ty… … … …
Lắp Máy Việt Nam, 124 Minh Khai, Hà Nội.
Hồ sơ dự thầu phải đợc gửi đến địa chỉ của bên mời thầu nêu trên chậm nhất vào giờ (giờ Việt Nam), ngày ..tháng ..năm..(gọi là thời điểm đóng…
thầu). Hiệu lực của hồ sơ dự thầu là không nhỏ hơn (số ngày cụ thể) kể từ thời điểm đóng thầu.
Hồ sơ dự thầu phải kèm theo một Bảo đảm dự thầu với giá trị là: .Bảo…
đảm dự thầu phải đợc nộp cùng với hồ sơ dự thầu hoặc gửi đến địa chỉ nộp thầu trớc thời điểm đóng thầu và có hiệu lực trong ngày kể từ thời điểm…
đóng thầu (ghi số ngày cụ thể và thờng quy định bằng thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu cộng thêm 30 ngày).
Hồ sơ dự thầu sẽ đợc mở vào hồi giờ (giờ Việt Nam) ngày… … …
tháng năm tại Tổng Công Ty Lắp Máy Việt Nam,124 Minh Khai Hà Nội… …
và mời nhà thầu cử đến tham dự. (ghi số ngày cụ thể và thờng quy định bằng thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu cộng thêm 30 ngày).
Hồ sơ dự thầu sẽ đợc mở vào hồi … giờ (giờ Việt Nam) ngày… …
tháng năm tại Tổng Công Ty Lắp Máy Việt Nam, 124 Minh Khai Hà Nội… …
và mời nhà thầu đến tham dự. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng Công Ty Lắp Máy Việt Nam Tổng giám đốc
Các văn bản mà các nhà thầu thờng phải gửi trong hồ sơ dự thầu để chứng tỏ năng lực về kỹ thuật, tài chính và kinh nghiệm của mình.
Biểu giá: Giá của từng thiết bị phải đợc ghi một cách chi tiết để thuận tiện cho việc đánh giá giá dự thầu.
Mẫu biểu giá nh sau:
STT Tên hạng mục Nớc xuất xứ Số l- ợng Đơn giá FOB Đơn giá CIF Tổng
gía CIF chuyển và bảo Đơn giá vận hiểm nội địa đến địa điểm
Tổng cộng
cuối cùng
Bảo lãnh dự thầu
Ngày . tháng .năm… …
Kính gửi : Tổng cơng ty Lắp Máy Việt Nam
Căn cứ vào việc (tên ngời dự thầu) sau đây đợc gọi là Nhà thầu sẽ nộp“ ”
hồ sơ dự thầu ngày (ngày nộp hồ sơ dự thầu) để cung ứng (tên và /hoặc mô tả hàng hoá) sau đây đợc gọi là Hồ sơ dự thầu “ ”
Chúng tôi, [tên của ngân hàng] ở [ tên của nớc] sau đây đợc gọi là Ngân hàng , xin cam kết với Tổng công ty Lắp Máy Việt Nam bằng một
“ ”
khoản tiền là……… có thể đợc trả đầy đủ cho Bên mời thầu nói trên. Bằng văn bản này, đợc ký và đóng dấu của Ngân hàng ngày .tháng … …… năm ,…
Ngân hàng ràng buộc mình và những ngời đợc Ngân hàng uỷ quyền nghĩa vụ bảo lãnh cho việc Nhà thầu nộp Hồ sơ dự thầu nói trên.
Các điều kiện của nghĩa vụ bảo lãnh này là :
1nếu nhà thầu rút lại hồ sơ dự thầu của mình trong khi hồ sơ dự thầu đó cịn hiệu lực đợc nhà thầu nêu rõ trong đơn xin dự thầu.
2 Nếu nhà thầu đã đợc Bên mời thầu thông baos chấp nhận hồ sơ dự thầu khi hồ sơ đó cịn hiệu lực, mà:
A Khơng ký hoặc từ chối ký hợp đồng khi Bên mời thầu yêu cầu; hoặc B Không nộp hoặc từ chối nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng, theo đúng yêu cầu trong phần Chỉ dẫn cho các nhà thầu.
Chúng tôi cam kết trả cho Bên mời thầu số tiền nói trên khi nhận đợc văn bản yêu cầu đầu tiên của Bên mời thầu mà không cần Bên mời thầu phải chứng minh yêu cầu trả là do đã xảy ra một hoặc cả hai điều kiện nói trên, và nêu cụ thể về điều kiện hoặc cả hai điều kiện đó. Bảo lãnh này có hiệu lực trong toàn bộ thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu cộng thêm 30 (ba mơi) ngày sau khi hồ sơ dự thầu hết hiệu lực. Bất cứ yêu cầu nào liên quan đến bảo
[Chữ ký và dấu của Ngân hàng bảo lãnh]
Giấy bảo lãnh (Bảo lãnh thực hiện hợp đồng)
Ngày ..tháng… …… năm
Kính gửi: Tổng cơng ty Lắp Máy Việt Nam
Do .(tên bên bán) cam kết việc cung cấp thiết bị cho Dự án ., và do… …
yêu cầu của Tổng Công ty Lắp Máy Việt Nam nêu trong hồ sơ mời thầu yêu cầu . (tên bên bán ) phải nộp giấy bảo lãnh thực hiện hợp đồng của Ngân…
hàng với số tiền bảo đảm là: bằng số……(bằng chữ…….) để đảm bảo trách nhiệm của Bên bán trong thời gian thực hiện hợp đồng đã ký.
Chúng tơi, .(tên ngân hàng bảo lãnh ) có trụ sở tại:… ……(địa chỉ Ngân hàng), số điện thoại số: ,Fax: , đồng ý cấp cho (tên bên bán ) giấy bảo… … … (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
lãnh thuực hiện hợp đồng này và khẳng định rằng chúng tôi thay mặt cho …
(tên bên bán) chịu trách nhiệm trực tiếp trớc Tổng công ty Lắp Máy Việt Nam với số tiền bảo đảm là: ..(Bằng chữ… ……)
Khi nhận đợc yêu cầu của Tổng Công ty Lắp Máy Việt Nam và không cần bất kỳ sự giải thích nào, chúng tồi cam đoan sẽ trả cho Tổng công ty Lắp Máy Việt Nam số tiền đảm bảo là: .(bằng chữ ..)… …
Giấy bảo lãnh này có hiệu lực đến ngày ./ ./ (ngày hết hạn bảo… … …
lãnh), mọi yêu cầu liên quan đến bảo lãnh này phải đợc gửi tới Ngân hàng khơng muộn hơn thời hạn nói trên.
Tên ngân hàng bảo lãnh
(Ngời đại diện hoặc đợc uỷ quyền Ký tên, đóng dấu)
Mẫu kê khai tình hình tài chính trong 3 năm gần đây
Tài sản Năm Năm Năm
1 1 Tổng tài sản có 2 Tài sản có lu động
4 Tổng số tài sản nợ 5 Tài sản nợ lu động 6 Lãi sau thuế
7 Vốn lu động 8 Doanh thu
Mẫu báo cáo kinh nghiệm thực hiện dự án
Tên hợp đồng và
thơì gian thực hiện Tên chủ dự án Phạm vi cung cấp chính Giá trị
Các chuyên gia tham gia hớng dẫn lắp đặt, đào tạo hớng dẫn sử dụng vận hành, xử lý sự cố và bảo hành thiết bị Stt Lý lịch trích ngang: Họ tên Ngày sinh Quốc tịch Học vị Chuyên ngành Chức vụ dự kiến trong gói thầu Số năm đã làm việc Các dự án tơng tự đã trực tiếp tham gia
2.3. Mở thầu
Sau khi mua hồ sơ mời thầu, các nhà thầu sẽ tiến hành lập hồ sơ dự thầu, thời gian lập hồ sơ dự thầu dài hay ngắn tuỳ thuộc vào tính phức tạp của từng gói thầu, nhng thơng thờng là vào khoảng 20-30 ngày.
Việc đóng thầu ( khơng nhận hồ sơ nữa ) và mở thầu đợc tiến hành đồng thời (mặc dù theo quy định là sau ít hơn 48 h). Điều này giúp công ty đảm bảo đợc tính minh bạch của q trình đấu thầu.