II- Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm
4.Xây dựng các chỉ tiêu xét thầu một cách chi tiết, rõ ràng
Việc xây dựng các chỉ tiêu xét thầu là việc làm cần thiết có ý nghĩa quan trọng trong cơng tác đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị. Căn cứ để xác định chỉ tiêu xét thầu gồm:
- Yêu cầu lựa chọn đúng thiết bị cần mua. - Đảm bảo công bằng trong việc lựa chọn.
- Theo căn cứ này, việc lựa chọn đúng máy móc thiết bị cần mua đợc thể hiện trên các mặt:
- Đúng chất lợng, đúng năm sản xuất. - Đạt tiêu chuẩn (mơi trờng, an tồn ) - Đúng giá.
Việc đảm bảo công bằng trong lựa chọn liên quan đến 3 nội dung là: Thẩm định tài chính, thẩm định kỹ thuật và xem xét yếu tố thời gian có liên quan. Trong đó việc thẩm định tài chính và thẩm định kỹ thuật là hai vẫn đề cốt lõi. Kinh nghiệm trên thế giới khi xét thầu thờng áp dụng một hệ thống cho điểm và từ đó lựa chọn nhà thầu có điểm cao nhất. Khi xây dựng tiêu chuẩn xét thầu cần lu ý một số điểm sau:
Các chỉ tiêu xét thầu xây dựng cho từng dự án là khác nhau, vì vậy thang điểm phải đợc xây dựng cho từng dự án riêng biệt và từng thời kỳ là khác nhau. Muốn tiến hành lập một hệ thống chỉ tiêu xét thầu công ty cần tuân thủ các điều kiện sau:
Thứ nhất: Cần có văn bản hớng dẫn việc lập các chỉ tiêu xét thầu chung cho tồn cơng ty.
Thứ hai: Tập huấn cho các cán bộ làm công tác xét thầu.
Thứ ba: Cần lên kế hoạch nhập khẩu, từ đó có thể lựa chọn các chỉ tiêu và cho điểm trớc khi mở gói thầu.
Trong thời gian tới, công ty cần u tiên thực hiện một số công việc, đó là: -Xây dựng và đề ra quy chế hớng dẫn lập các chỉ tiêu xét thầu chung cho công ty tới mức độ càng chi tiết càng tốt.
-Thiết lập quy chế hớng dẫn và đào tạo cán bộ, cần lu ý đến một số vấn đề liên quan đến tính cơng khai và bí mật cũng nh tính thống nhất và đặc thù trong xây dựng các chỉ tiêu.
-Cần nghiên cứu để quyết định mức giá xét thầu cho phù hợp với từng dự án mà công ty ký kết hợp đồng. Tuy nhiên tổ xét thầu cũng cần lu ý trong việc chọn lựa ai là ngời trúng thầu trong trờng hợp hai nhà thầu có điểm kỹ thuật
chênh lệch nhau rất nhiều nhng chênh lệch về giá lại khơng đáng kể. Đây cũng là tình huống gặp khơng ít trong thực tế. Theo nh quy định của quy chế đấu thầu thì việc lựa chọn nhà thầu có giá thấp nhất là trúng thầu nhng ở đây nên quan tâm đến lợi ích của Cơng ty . Xét một cách tổng thể thì việc lựa chọn nhà thầu có điểm kỹ thuật cao hơn rất nhiều và giá cao hơn một phần nhỏ sẽ có lợi cho chủ đầu t hơn vì chỉ phải bỏ một chút vốn mà lại thu đợc những thiết bị với chất lợng cao phù hợp. Trong trờng hợp này tổ chuyên gia nên xem xét ý kiến của cơ quan hoặc ngời có thẩm quyền quyết định đầu t và cơ quan thẩm định đầu t chứ không nên máy móc theo quy định trong quy chế đấu thầu (vì hiện nay quy chế này cũng đang trên con đờng bổ sung và hồn thiện).
Để có thể khắc phục tình trạng bỏ giá thầu q thấp do khơng có mức giá sàn làm chuẩn ta có thể xác định giá xét thầu nh sau:
-Nhà thầu trúng thầu là ngời chào giá gần nhất so với giá trung bình của tất cả các hồ sơ dự thầu mà chủ đầu t nhận đợc.
-Nhà thầu trúng thầu là ngời chào giá có thể thấp hơn giá trung bình nói trên, nhng là giá gần nhất với giá này và vẫn thấp hơn giá dự toán của chủ đầu t.
-Nhà thầu trúng thầu là ngời chào giá gần nhất với mức giá trung bình, sau khi đã loại giá thầu thấp nhất và cao nhất trong số các hồ sơ dự thầu nhận đợc.