II- Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm
1. Đẩy mạnh hoạt động tìm hiểu thơng tin của các nhà thầu
Qui luật cạnh tranh của nền kinh tế thị trờng vừa là động lực thúc đẩy nền kinh tế phát triển, vừa là con đờng đa đến dịêt vong của các doanh nghiệp yếu kém. Để tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải áp dụng thích hợp các biện pháp và phơng pháp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Một trong những biện pháp đó là doanh nghiệp vận dụng một các thích hợp Marketing, để vận dụng Marketing một cách thích hợp thì phải có thơng tin. Việc nắm bắt đợc đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp tiềm năng sẽ hạn chế đợc rất nhiều thời gian, công sức trong việc xét chọn thầu vì thế đấu thầu thu đợc hiệu quả cao hơn.
Vấn đề đặt ra là:
-Lấy thông tin ở đâu? nh thế nào? -Thông tin nào là cần thiết ?
-Thông tin phải đợc xử lý nh thế nào?
Trong công tác đấu thầu quốc tế nhập khẩu máy móc thiết bị chúng ta cần tổ chức thơng tin vì các lý do sau:
-Chọn đợc đúng thiết bị theo yêu cầu -Chọn đúng ứng thầu tiềm năng
-Mua đúng giá và điều kiện vận dụng phù hợp.
Việc có đợc thơng tin đầy đủ về nhà cung cấp tiềm năng sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho cơng ty, từ đó nâng cao uy tín của mình:
- Thơng tin từ nội bộ ngành.
Đây là kênh thông tin rất quan trọng và hữu hiệu. Khi ta thu thập thông tin từ nguồn này ta có thể nắm bắt đợc nhu cầu và bạn hàng quen thuộc của những công ty này đồng thời theo sát đợc những bớc tiến trong khoa học công nghệ của ngành lắp máy, từ đó tìm đợc cho mình những nhà cung cấp tiềm năng và nắm bắt đợc những chỉ tiêu kỹ thuật hiện đại của máy móc cần mua trong nớc và trên thế giới.
- Thơng tin từ các phơng tiện thông tin đại chúng.
Tạp chí chun ngành xây dựng, cơng nghiệp, tin tức do Bộ thơng mại, Tổng cục thống kê, Ngân hàng ... cung cấp.
Đây là kinh thông tin tuy khơng cung cấp chính xác các nhu cầu nhng lại giúp cho Cơng ty có cái nhìn tổng qt về tình hình thị trờng. Kinh phí xây dựng kênh thơng tin này khơng tốn kém, nhng chất lợng thông tin khơng cao do đó Cơng ty cần thận trọng và xem xét khi chọn tài liệu thu thập thông tin.
- Thơng tin từ các “văn phịng đại diện ảo”
Nếu nh đặt một văn phòng đại diện ở nớc ngồi thờng rất tốn kém và khó khăn về thủ tục thì phơng thức “văn phòng đại diện ảo” đã khắc phục đợc các khó khăn trong khi vẫn đảm bảo đợc các chức năng hoạt động của một văn phòng đại diện thật.
Trong thời gian tới, công ty XNK tổng hợp LILAMA nên nghiên cứu xem xét việc xây dựng kênh thơng tin này vì thực sự cơng tác nghiên cứu thơng tin nhập khẩu của Công ty cịn kém. Ví dụ: Do thiếu kinh phí nên Cơng ty rất hạn chế cử ngời sang nghiên cứu thơng tin ở nớc ngồi, do đó phần lớn các quan hệ làm ăn với nớc ngồi đều do Phịng thơng mại và công nghiệp Việt Nam hoặc Bộ xây dựng giới thiệu.
Trong hoạt động kinh doanh, độ thoả mãn của khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ Cơng ty cung cấp chính là thớc đo chính xác phản ánh đầy đủ về kết quả kinh doanh, khả năng cạnh tranh của Cơng ty. Hay nói cách khác, khách hàng chính là ngời có đánh giá khách quan, chính xác về việc kinh doanh của Công ty.
- Nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc.
Việc nghiên cứu thị trờng giúp cơng ty dự tốn chính xác giá cả của máy móc thiết bị tránh tình trạng giá sai lệch q lớn so với giá bỏ thầu đi ngợc lại các lợi ích mà đấu thầu quốc tế đem lại. Thêm vào đó đấu thầu quốc tế nhằm mua sắm đợc những máy móc cơng nghệ hiện đại của thế giới. Vì vậy mà đa số nhà thầu là của nớc ngồi. Do đó cơng ty cần rất coi trọng kênh thông tin này.
Tổng công ty lắp máy Việt Nam khơng những có uy tín trong nớc mà cịn là một trong những đơn vị có xu hớng phát triển đầu t ra nớc ngồi bằng vốn và cơng nghệ Việt nam để hớng tới xuất khẩu thiết bị và nhân cơng ra nớc ngồi thu ngoại tệ đẩy mạnh sản xuất trong nớc. Tổng công ty đã tổ chức các Công ty lắp máy ở Nga, Bungari, Irắc, Angiêri. Hiện nay đã thành lập hai Công ty liên doanh: là Công ty Otis-Lilama, liên doanh giữa Lilama với hãng Otis Elevator của Mỹ để bán, lắp và bảo trì các sản phẩm cầu thang máy, thang cuốn; Công ty Poslilama là liên doanh sản xuất cấu thép công suất 15.000tấn/năm ở Long thành Đồng nai giữa Lilama các Công ty Posec & Postrade- hai thành viên của tập đoàn thép lớn Posco của hàn quốc, Công ty liên doanh xây lắp Việt - Nga với Liên bang Nga tại khu cơng nghiệp Dung quất. Tổng cơng ty đang có quan hệ với hàng trăm Cơng ty nớc ngồi từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapre, Đài Loan, Mỹ, Pháp, Anh để hợp tác kinh doanh… theo các hình thức: liên doanh liên kết, đấu thầu, nhận thầu cơng trình hoặc th nhân cơng.
Vì vậy, nhiệm vụ của cơng ty XNK tổng hợp LILAMA càng nặng nề hơn, vừa phải cung ứng khối thiết bị cho các cơng trình xây dựng ở nớc ngồi, vừa phải cung cấp thiết bị cho các liên doanh của Việt nam với nớc ngoài. Ngồi ra, Cơng ty cịn phải trù liệu những máy móc, thiết bị thi cơng xây dựng trớc mắt để nhập khẩu đáp ứng đợc nhu cầu phát triển của Tổng công ty. công ty XNK tổng hợp LILAMA đã trực tiếp mua sắm, cung cấp đợc nguồn vật t từ n- ớc ngoài về với giá thấp nhất để phục vụ nhu cầu chế tạo, sản xuất và thơng mại của Tổng công ty. Đến nay, công ty XNK tổng hợp LILAMA đã thực hiện đợc các hợp đồng nhập khẩu các lô hàng với hàng trăm ngàn tấn thép và thiết bị quan trọng nh tuốc-bin và nhiệt điện ng Bí với trị giá hàng triệu USD. Hiện nay, về nhập khẩu Công ty đã đáp ứng đợc đầy đủ các nhu cầu của các đơn vị thành viên của Tổng cơng ty.uy tín thơng qua các phơng tiện thơng tin đại chúng.
Uy tín trong kinh doanh rất quan trọng, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trờng. Công ty phải tạo đợc một hình ảnh tốt đối với các khách hàng của mình, cung cấp hàng hố và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, thoả mãn tối đa các lợi ích của khách hàng, chẳng hạn nh hình ảnh tốt của hãng HONDA đối với ngời tiêu dùng Việt Nam hiện nay là khơng ai có thể phủ nhận. Trong những năm gần đây uy tín của Tổng cơng ty lắp máy trong ngành lắp máy ở Việt nam đã đợc nâng lên rất nhiều qua thi cơng các cơng trình mang tầm cỡ quốc gia và quốc tế, cung cấp các loại máy móc thiết bị hiện đại thơng qua hình thức đấu thầu. Uy tín là một trong những tiêu thức quan trọng để các nhà gọi thầu lựa chọn ngời trúng thầu.
Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của công ty XNK tổng hợp LILAMA trong những năm tới là phải nâng cao hơn nữa uy tín trong kinh doanh nói chung và kinh doanh máy móc thiết bị nói riêng.
Một phơng tiện tạo lập nâng cao uy tín một cách có hiệu quả đó là việc dùng các phơng tiện thơng tin đại chúng nh : Báo, Đài, Truyền hình ... Cơng
để thơng qua đó họ quảng bá cho việc kinh doanh của mình và nâng cao đợc uy tín của Cơng ty.
-Tham gia các trung tâm thơng mại, tổ chức trao đổi có chọn lọc với các tổ chức thơng tin khác.
-Tổ chức tiếp nhận thông tin từ doanh nghiệp, đã và đang tham gia vào mua sắm quốc tế thông qua các hội nghị, hội thảo quốc tế
Tuy vậy để có thơng tin một cách đầy đủ và chính xác phục vụ cho hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm máy móc thiết bị, cần có một số điều kiện: Cơng ty cần có kinh phí , xây dựng một đội ngũ cán bộ chuyên trách về thơng tin, có đủ các phơng tiện phục vụ cho công tác thu thập và xử lý thông tin.