II- Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đấu thầu quốc tế mua sắm
2. Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch mua sắm máy móc thiết bị của cơng
trong đấu thầu quốc tế phục vụ cho các dự án đồng thời có đợc các cơ hội phát triển trong tơng lai nhờ việc phát triển hệ thống thông tin.
2. Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch mua sắm máy móc thiết bị của cơng ty cơng ty
Trên cơ sở những dự án mà Tổng công ty trúng thầu xây lắp và giao cho cơng ty mua sắm những máy móc thiết bị. Tuy nhiên để mua sắm nhập khẩu đạt đợc kết quả đúng nh yêu cầu của chủ dự án, công ty phải tiến hành lập kế hoạch mà nội dung của nó bao gồm:
Danh mục thiết bị sẽ mua sắm.Do tính phức tạp của máy móc thiết bị mà việc thiết lập các danh mục thiết bị sẽ mua sắm phải rất chi tiết, cụ thể ghi rõ những chỉ tiêu kỹ thuật, số lợng, các thiết bị đi kèm…
Dự kiến nhân sự tham gia vào công tác đâú thầu quốc tế ở mỗi dự án mà công ty sẽ tham gia.: Việc phân công trách nhiệm cho công tác đấu thầu phải thật rõ ràng cụ thể, tránh tình trạng một ngời kiêm nghiệm nhiều công việc, không phù hợp với chuyên môn. Lựa chọn những cán bộ có năng lực, hiểu biết sâu về các quy chế đấu thầu.
Báo cáo về năng lực và uy tín của nhà sản xuất: Nghĩa là cơng ty phải thu thập đợc tất cả những thơng tin về tình hình kinh doanh của cơng ty đó, doanh thu, lãi, uy tín của thơng hiệu, chất lợng của những sản phẩm của nhà sản xuất, thậm trí cả đội ngũ cán bộ của cơng ty đó là những ngời trực tiếp cung cấp bảo hành cho thiết bị.
Việc phân chia dự án thành các gói thầu cần tuân thủ nh sau: Máy móc trong một gói thầu thờng là cùng loại, đồng bộ, phù hợp với tính chất và cơng nghệ cũng nh phù hợp với trình tự thực hiện dự án. Quy mơ của gói thầu cũng phải phù hợp với hình thức và phơng thức đấu thầu quốc tế, nếu gói thầu đó cần đảm bảo có sự tham gia của các doanh nghiệp trong nớc thì quy mơ khơng nên q lớn.
Thịi gian tổ chức đấu thầu cũng phải đợc dự kiến một cách chính xác, tính tốn cả những sai lệch về mặt thời gian có thể có trong q trình thc hiện.
Đa ra một mức giá chính xác và phù hợp nhất cho từng gói thầu. ở Việt Nam hiện nay xuất hiện tình trạng các nhà thầu cố tình đa ra một mức giá rất thấp, thấp hơn rất nhiều so với giá dự toán của bên mời thầu để nâng cao khả năng trúng thầu, tuy nhiên khi thực hiện hợp đồng thì nhà thầu đó lại cung cấp những thiết bị với chất lợng kém. Vì vậy mà việc có nên quy định một mức giá sàn hay khơng vẫn cịn nhiều tranh cãi. Tuy nhiên tôi cho rằng khi đa ra mức giá cho gói thầu cơng ty cần tính tốn đợc mức giá thấp nhất có thể có của gói thầu từ những chỉ số kỹ thuật của gói thầu đó.
Việc nhập khẩu máy móc thiết bị, dây truyền cơng nghệ bao gồm rất nhiều khâu: từ lắp đặt, thi công, vận hành đến cả những dịch vụ sau hợp đồng thờng rất phức tạp và trải qua một thời gian tơng đối dài. Do đó, việc hồn thiện cơng việc lập kế hoạch sẽ đảm bảo cho dự án đợc thực hiện chuẩn xác tới từng chi tiết, tránh những sai sót có thể xảy ra. Điều này đồng nghĩa với việc uy tín của cơng ty đợc nâng dần và đảm bảo cho những cơ hội kinh doanh mới.
3. Chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ mời thầu là cơ sở, là căn cứ để các nhà thầu chuẩn bị và xác định các cơng việc phải làm nếu đợc chọn, đó là tất cả mọi yêu cầu của bên mời thầu. Vì thế khi chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu sẽ giúp cho các nhà thầu khái qt đợc các cơng việc, hình dung đợc về hàng hóa mình cần cung cấp, cung cấp nh thế nào sao cho hiệu quả nhất. Hồ sơ mời thầu đợc chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện cho hồ sơ dự thầu đợc soạn thảo tốt, giúp cho các gói thầu đợc thực hiện thuận lợi với các giải pháp tối u nhất. Nh thế việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu cũng là một trong những tiền đề quyết định sự thành cơng góp phần hồn thiện cơng tác đấu thầu. Do vậy việc lập hồ sơ mời thầu địi hỏi tính khoa học cao, mọi thơng tin phải chính xác giúp nhà thầu dễ đọc và dễ hiểu yêu cầu của bên mời thầu, tránh hiện tợng lặp đi lặp lại một thông tin nào ở các phần khác nhau.
Hai nội dung trong hồ sơ mời thầu là Chỉ dẫn cho các nhà thầu và Bản tiên lợng càng đợc soạn thảo kỹ lỡng, đầy đủ và chính xác bao nhiêu thì thơng tin cho các nhà thầu các đầy đủ, rõ ràng bấy nhiêu. Vì thế hai bộ phận này địi hỏi phải đợc tiến hành soạn thảo bởi các chuyên gia có kinh nghiệm, am hiểu về dự án, am hiểu về các quy phạm pháp luật đấu thầu, có trình độ chun ngành cao.
Khác với các công tác khác, hợp đồng đợc ký kết trong đấu thầu có các nội dung đợc quy định trớc trong hồ sơ mời thầu và đã đợc nhà thầu chấp nhận khi soạn thảo hồ sơ dự thầu nh: Phơng thức thực hiện hợp đồng, thủ tục thành toán, nghiệm thu, xử lý tình huống khi có các trờng hợp bất thờng xảy ra, th- ởng phạt xử lý các tranh chấp hợp đồng, thời gian, giá cả. Những quy định này đợc đa ra bởi chủ đầu t trong hồ sơ mời thầu và đây là những quy định phải tuân theo của cả hai bên kể từ khi ký kết hợp đồng cho đến khi kết thúc thời gian bảo hành của đối tợng đợc đấu thầu. Chính vì thế nếu bản điều kiện của hợp đồng mà chung chung, sơ sài quá dẫn đến việc khi có phát sinh khơng biết phải xử lý nh thế nào và nhà thầu sẽ từ chối những nghĩa vụ thuộc phạm vi phải thực hiện của mình chỉ vì trong hồ sơ mời thầu không nêu cụ thể, nh-
ng bản này cũng không nên đợc lập một cách cứng nhắc quá, đẩy trách nhiệm cho các nhà thầu hết bởi vì thế sẽ hạn chế các nhà thầu tham gia. Cho nên… đối với mỗi gói thầu, chủ đầu t cần phải đa ra những điều kiện hợp lý, phù hợp với tình hình cụ thể cuả việc thực hiện gói thầu sao cho những điều khoản đa ra là khả thi nhất
Thờng thì trong một hợp đồng có ba lĩnh vực đợc nêu ra: lĩnh vực kỹ thuật, lĩnh vực pháp lý, và lĩnh vực thơng mại thì trong biên bản điều kiện hợp đồng cũng có những quy định nh thế.
Thời gian cung cấp hàng hoá phải đợc chính xác và bảo đảm, bởi vì việc cung cấp thiết bị luôn gắn liền với tiến độ của dự án. Điều này có một ý nghĩa hết sức quan trọng mà nếu bị vi phạm nó sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng cả về vật chất và uy tín.Tiến độ cung cấp hàng hố chậm thì phải tìm ra đợc ngun nhân do lỗi của ai và ai là ngời chịu phạt, chịu mọi chi phí phát sinh.
Trờng hợp bị phạt: theo phạm vi, mức độ phạt nh thế nào cần đợc nêu rõ. Hồ sơ mời thầu phải nêu rõ, chi tiết về nội dung kỹ thuật của thiết bị, các tiêu chí sẽ đợc chủ đầu t xét chọn, các năng lực tài chính cần thiết của nhà thầu, điều kiện trao hợp đồng, quy trình thơng báo trúng thầu, các quy định về thơng thảo ký kết hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên