- Chức năng kiểm tra: U là hoạt động của chủ thể quản lý tác động lên khách thể quản lý, đối tượng quản lý nhằm đánh giá và xử lý các kết quả vận hành của tổ chức Kiểm tra là
1.4. Quản lý GDMN qua mạng internet
Hệ thống thông tin quản lý giáo dục mầm non là hệ thống thông tin tổ hợp các thông tin và dữ liệu được thu thập và liên kết thành cơ sở dữ liệu (data base) thống nhất có các chức năng cơ bản là lưu trữ, xử lý (chẩn đoán, dự báo) nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho các cấp quản lý GDMN, hỗ trợ cho công tác kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá cũng như việc ra quyết định quản lý.
• Thông tin:
Với quan điểm tiếp cận hệ thống và điều khiển học, khái niệm thông tin chỉ có thể làm rõ nếu ta xét nó trong quá trình trao đổi giữa hai đối tượng vật chất: nguồn phát và nguồn thu cùng với mục đích sử dụng thông tin.
Theo quan điểm này, Uthông tinU có thể được hiểu là nội dung những trao đổi giữa hệ thống và môi trường được sử dụng nhằm mục đích điều khiển hoạt động của hệ thống đó. [21]
U
Thông tinU (information) là một khái niệm trừu tượng nhưng lại là cái để chúng ta có thể hiểu biết và nhận thức thế giới. Thông tin tồn tại khách quan, có thể ghi lại và truyền đi.
U
Dữ liệuU(data) là cái mang thông tin, dữ liệu có thể là các dấu hiệu (ký hiệu, văn bản chữ số chữ viết…), các tín hiệu (điện, từ, quang, nhiệt độ, áp suất…) hoặc các cử chỉ, hành vi.
U
Văn bảnU là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định nào đó. Ở nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là những tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của các cá nhân, tổ chức xã hội, và của các cơ quan Nhà nước ghi nhận mục đích, hành vi hoạt động của các chủ thể tham gia các quan hệ xã hội khác nhau. Truyền đạt thông tin là chức năng
quan trọng của văn bản: thông tin là cơ sở xuất phát hành động, thông tin diễn tả quy cách hành động và cuối cùng thông tin ghi kết quả hành động. Văn bản là phương tiện giao dịch chính thức giữa cơ quan với cơ quan, giữa chính quyền Nhà nước này với chính quyền của Nhà nước khác, trong phạm vi nội bộ cơ quan hoặc từ cơ quan Nhà nước ra bên ngoài với tư nhân, hay với đoàn thể trong xã hội. [23, tr. 10-15]
Ngoài văn bản có nhiều phương tiện thông tin khác, như điện thoại, vô tuyến điện, báo chí, vô tuyến truyền hình, vô tuyến truyền thanh, internet… Mặc dù những phương tiện hiện đại này có ưu điểm nhanh, gọn, thuận tiện hơn, nhưng không phải lúc nào cũng là phương tiện chính thức. Trong một số trường hợp, nó chỉ đóng vai trò phụ trợ cho văn bản và cần phải hợp thức hóa bằng văn bản đi kèm, hoặc phải lấy văn bản làm căn cứ gốc.
Trong tất cả các loại văn bản, văn bản quản lý là một chủng loại quan trọng, chiếm tỷ trọng rất lớn. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua các mặt sau: ghi lại các thông tin quản lý; truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay từ cơ quan đến nhân dân; giúp cơ quan thu nhận những thông tin cần cho hoạt động quản lý; giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác.
U
Khoa học xử lý thông tinUlà ngành khoa học nghiên cứu các phương pháp, công nghệ, kỹ thuật xử lý thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử. Có rất nhiều tên gọi khác nhau liên quan đến ngành khoa học xử lý thông tin: khoa học máy tính (Computer Science), tin học (Informatics), Công nghệ thông tin (Information Technology)…
• Thông tin quản lý giáo dục:
Để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của tổ chức cũng như cá nhân, các tổ chức hoặc cá nhân thường xuyên thực hiện sự lựa chọn, ra quyết định để duy trì thế cân bằng động đối với môi trường. Hiệu quả của việc ra quyết định phụ thuộc vào số lượng và chất lượng của thông tin mà người quản lý nhận được. Chúng không chỉ chuyển giao các phần tử cơ bản cần thiết cho việc ra quyết định mà còn phải cho phép, ảnh hưởng tới các thái độ của các cá nhân theo cách thức động viên họ để hướng các hoạt động và sự quan tâm của họ vào việc điều hòa hợp lý với các mục đích của tổ chức. Một thông tin được coi là Uthông tin quản lýU
khi nó được người quản lý cần tới hoặc có ý muốn sử dụng nó để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng quản lý của mình.
U
Thông tin quản lý giáo dụcUlà các thông tin phục vụ cho các nhà quản lý giáo dục các cấp, nhằm giúp họ thực hiện tốt các chức năng quản lý giáo dục tại cơ sở. Trong quản lý
giáo dục đào tạo, thông tin đóng vai trò là thành tố quan trọng trong mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý: có vai trò phản ánh trạng thái của hệ giáo dục bao gồm các thông tin về trạng thái quá khứ cũng như hiện tại, phục vụ cho việc chẩn đoán (đánh giá) hệ thống giáo dục từ đó ra quyết định quản lý; đồng thời giúp cho việc dự báo tương lai và con đường phát triển của hệ thống giáo dục, là cơ sở quan trọng cho việc xây dựng kế hoạch phát triển giáo dục.
Quản lý giáo dục có các chức năng cơ bản như: kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra đánh giá, trong các chức năng đó, thông tin đóng vai trò quan trọng và được xem như một chức năng trung tâm liên quan đến các chức năng quản lý.
* Thông tin quản lý giáo dục phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
- Thông tin phải thích hợp: mục đích của thông tin GD là cung cấp những dữ liệu và thông tin đáng tin cậy, kịp thời và cần thiết cho công tác QLGD nhằm điều khiển hệ thống và phát triển hệ. Có rất nhiều dữ liệu, thông tin nhận được vì vậy cần chọn những thông tin thích hợp, đặc trưng và toàn diện của đối tượng đang quản lý. Trong thời đại bùng nổ các phương tiện và kỹ thuật truyền thông tin như hiện nay, lượng thông tin thu nhận được ở mỗi cấp quản lý rất nhiều, nếu không biết cách sàng lọc các thông tin thích hợp, người quản lý có thể bị rơi vào tình trạng xử lý không kịp (tràn thông tin) và có thể gặp khó khăn khi ra quyết định quản lý.
- Thông tin phải tiện lợi: nhất là trong việc phân tích, sử dụng, nghĩa là chúng phải dễ sử dụng và có hiệu quả. Do đó, những dữ liệu và thông tin thô phải được tiến hành xử lý, biến chúng thành các đại lượng bằng số, biểu đồ, đồ thị. Hiện nay do việc UD CNTT trong quản lý giáo dục (thông qua các phần mềm quản lý) thông tin được xử lý nhanh chóng và trình bày thành nhiều dạng thức (bảng, đồ thị…) rất tiện lợi cho sử dụng thông tin.
- Thông tin phải kịp thời: thông tin truyền trong hệ thống giáo dục cần phải được rút ngắn thời gian truyền và xử lý đảm bảo cung cấp kịp thời cho các cấp quản lý. Tính kịp thời của thông tin liên quan đến những dữ liệu, thông tin được quy định cụ thể về thời gian, nếu vi phạm yếu tố thời gian có thể làm cho thông tin không còn giá trị và gây ra những ảnh hưởng lớn tới hoạt động của hệ thống.
* Tổ chức quá trình thông tin QLGD:
- Thu thập thông tin: đây là bước khởi đầu của một quá trình thông tin, trong quản lý giáo dục người ta thường thu nhận thông tin bằng các bản báo cáo, nhưng khi chỉ đạo trực
tiếp người ta còn sử dụng các phương pháp như: quan sát; trắc nghiệm khách quan; thi, kiểm tra; phiếu hỏi; phỏng vấn…
- Lưu trữ thông tin: trong việc tổ chức quá trình thông tin, việc tổ chức lưu trữ thông tin có ý nghĩa rất quan trọng. Trước hết, các thông tin lưu trữ sẽ phục vụ cho việc lập các báo cáo tại các cấp QL GD, tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không được lưu trữ tốt sẽ dẫn đến các báo cáo thiếu chính xác, không nhất quán. Lưu trữ thông tin còn phục vụ cho việc chẩn đoán, đánh giá, kiểm tra các hoạt động của các cơ sở GDĐT, từ đó có thể đề ra các quyết định QL sát hợp, có hiệu quả. Lưu trữ thông tin còn giúp việc dự báo xu hướng phát triển của hệ thống GD&ĐT góp phần thiết thực vào công tác lập kế hoạch phát triển GD&ĐT tại cơ sở.
- Xử lý thông tin: thông tin thu được thường là các dữ liệu, đó là các tín hiệu vật lý, các số liệu thống kê, các ký hiệu… Những dữ liệu này thường cho ta một số thông tin ban đầu nhưng thường rất ít, các dữ liệu qua phân tích xử lý sẽ rút ra được các thông tin cần thiết, các thông tin sau khi xử lý có thể được lưu trữ và tập hợp lại để phân tích tiếp, để rút ra những thông tin khác… Quá trình xử lý thông tin diễn ra liên tục và thường xuyên trong công tác quản lý giáo dục. Xử lý thông tin là quá trình phức tạp, bao gồm một loạt các hoạt động như: phân loại; chọn lọc thông tin; phân tích, tổng hợp; so sánh, sắp xếp.
- Truyền thông tin: tổ chức truyền thông là hoạt động thường xuyên trong hệ thống giáo dục – đào tạo, tạo ra sự gắn kết các thành tố của hệ thống. Tổ chức truyền thông tốt góp phần quan trọng trong công tác quản lý. Tuy nhiên quá trình truyền thông tin thường bị các tác động gây sai lệch (nhiễu) do các nguyên nhân vật lý, ‘ngữ nghĩa”, sai lệch từ nguồn phát thông tin, cường độ nguồn phát thông tin yếu, sai lệch trên kênh truyền thông tin, sai lệch từ kênh nhận thông tin…
• Thông tin GDMN:
Xây dựng cơ sở dữ liệu (data base) quản lý trường MN: cơ sở dữ liệu là tập hợp các thông tin được phân loại, sắp xếp theo quy tắc xác định nhằm hỗ trợ tốt cho việc lưu trữ, tìm kiếm và xử lý thông tin. Để có thể sử dụng máy tính trong việc xử lý, khai thác thông tin người ta phải tập hợp các thông tin thành các cơ sở dữ liệu, trong cơ sở dữ liệu có những quan hệ liên kết với nhau.
Thông tin quản lý GDMN bao gồm các thông tin cơ bản như sau:
- Thông tin về trẻ
- Thông tin về nội dung chương trình
- Thông tin về pháp luật, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước - Thông tin về tài chính
- Thông tin về cơ sở vật chất, thiết bị - Thông tin về cộng đồng, xã hội….
• Mạng internet:
Internet ngày nay đã trở nên phổ biến rộng rãi, cung cấp nhiều dịch vụ thông tin cho người sử dụng, trong các dịch vụ đó có 1 dịch vụ được sử dụng phổ biến đến nỗi nhiều người khi đề cập đến internet đã lầm tưởng chỉ có dịch vụ này đó là WWW (World Wide Web) hay đơn giản là Web. Web do Tim Berners-Lee (1992) phát minh vào đầu thập niên 90 đã nhanh chóng trở thành dịch vụ cung cấp thông tin chính trên internet, nhờ web các thông tin nằm rải rác trên các máy khác nhau có thể liên kết với nhau một cách dễ dàng tạo thành một kho thông tin khổng lồ. [26].
Các thông tin web được lưu trữ dưới dạng các tập tin trên máy tính được gọi là trang web (web page). Các máy tính trao đổi các thông tin web qua giao thức HTTP (HyperText Transfer Protocol), giao thức này đưa ra các quy tắc cho việc yêu cầu và đáp ứng truyền các thông tin.
Internet là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công cộng gồm các mạng máy tính được liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu (packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã được chuẩn hóa. Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính nhỏ hơn của các doanh nghiệp, của các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người dùng cá nhân, và các chính phủ trên toàn cầu. Kĩ thuật này rất hiệu quả để vận chuyển dữ liệu trong các mạng phức tạp bao gồm rất nhiều hệ thống máy tính nối với nhau.
• Quản lý GDMN qua mạng internet:
Quản lý GDMN qua mạng internet được hiểu là sự tác động liên tục có tổ chức, có hướng đích của chủ thể QL GDMN lên đối tượng và khách thể quản lý GDMN dựa trên hình thức / phương tiện internet nhằm thực hiện có chất lượng và hiệu quả mục tiêu GDMN.