- Chỉ thị 34/2008/CTTTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; và
3.2.1.6. Nhóm biện pháp quản lý sự thay đổ
U
* Mục tiêu:
- Mục đích của quản lí sự thay đổi là để tạo ra thay đổi trong cách thức làm việc, tối thiểu hoá những tác động tiêu cực lên năng suất.
- Quản lý sự thay đổi để nắm được xu hướng phát triển của CNTT trong tương lai. Lãnh đạo cần nắm được xu hướng phát triển của khoa học kỹ thuật nói chung và của CNTT nói riêng. Quy luật phát triển của khoa học kỹ thuật là càng về sau, những phát minh, những công nghệ mới càng nhanh chóng được áp dụng vào thực tế, vào công việc hơn. Ứng dụng CNTT trong quản lý là một công cụ cần thiết, quan trọng cho sự hội nhập. Nắm được xu
hướng phát triển này, chúng ta cần có thái độ đúng với CNTT, với việc ứng dụng CNTT trong quản lý và có sự chuẩn bị cho phù hợp.
- Tạo ra nội dung quản lý phù hợp với việc ứng dụng CNTT. Quản lý thông qua việc ứng dụng CNTT có vai trò to lớn. Nội dung quản lý cần được thay đổi. Theo cách thức truyền thống, các nội dung quản lý được thể hiện trên giấy tờ, văn bản được đưa đến những người có trách nhiệm thực hiện. Khi ứng dụng CNTT vào quản lý, hình thức này không còn phù hợp nữa, cần phải tạo ra nội dung quản lý theo hình thức mới.
- Tạo điều kiện thuận lợi để đưa nội dung quản lý vào hệ thống thông tin. Những thông tin quản lý theo cách thức truyền thống không còn phù hợp khi ứng dụng CNTT. Trước đây, thông tin quản lý thể hiện ở dạng văn bản, được lưu trữ ở những bộ phận tác nghiệp. Khi cần tìm kiếm để sử dụng sẽ mất khá nhiều thời gian. Để tăng tốc độ tìm kiếm và xử lý, thông tin cần được đưa vào hệ thống thông tin. Nhưng nếu việc đưa thông tin vào hệ thống thông tin quá phức tạp thì việc ứng dụng CNTT không đạt hiệu quả quản lý cao, nhất là trong khi trình độ của cán bộ giáo viên chưa cao. Vì vậy cần nghiên cứu để đề ra cách thức thuận tiện cho mọi người khi đưa thông tin vào hệ thống.
U
* Nội dung:
- Tăng cường công tác dự báo - Xác định rõ các vấn đề chiến lược - Khuyến khích sự thay đổi
- Xác định lộ trình thay đổi bền vững
U
* Cách thực hiện:
Con đường phát triển để thay đổi là một chuỗi các bước nối tiếp nhau, cần nhận ra xu hướng trong tương lai và cách thức hành động để giải quyết được xu hướng đó. Quản lý sự thay đổi rất quan trọng. Nếu quy trình quản lý thay đổi quá nặng nề và cồng kềnh thì mọi người sẽ làm hỏng nó. Nếu quy trình quản lý thay đổi quá lỏng lẻo thì sẽ khó kiểm soát.
Nguyên tắc
Quản lý sự thay đổi phải tuân theo các nguyên tắc sau: