Thực hiện: - Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN quản lý Bên bán
(i) Sau khi CTQ duyệt cung cấp dịch vụ BTT, lập Thông báo cung cấp dịch vụ BTT trong nước gửi cho Bên bán, trong đó nêu rõ các điều kiện sử dụng dịch vụ BTT đã được phê duyệt.
(ii) Trường hợp Bên bán không đồng ý với các điều kiện đã được phê duyệt, cân nhắc và xin ý kiến chấp thuận của CTQ về việc đàm phán lại với Bên bán. (iii) Trường hợp Bên bán chấp thuận các điều kiện sử dụng dịch vụ BTT đã được
phê duyệt, yêu cầu Bên bán ký Thư thông báo theo mẫu của NHNT (Phụ lục 20). Sau khi Bên bán chuyển trả Thư thông báo có đầy đủ dấu và chữ ký của người đại diện hợp pháp, trình CTQ ký Thư thông báo và gửi cho Bên mua (chi phí do Bên bán thanh toán). Cung cấp cho Bên bán mẫu Điều khoản chuyển nhượng để in trên hoá đơn.
30.7. Ghi nhập và giám sát dữ liệu
Thực hiện: - Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN quản lý Bên bán
- Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN quản lý Bên mua
(i) Tại Chi nhánh quản lý Bên bán
a) Ghi nhập dữ liệu cần thiết sau khi gửi Thông báo cung cấp dịch vụ BTT cho Bên bán.
b) Lập Thông báo tác nghiệp (Phụ lục 7) có đầy đủ chữ ký của TTV và CTQ kèm các giấy tờ cần thiết gửi Bộ phận QLN yêu cầu ghi nhập dữ liệu liên quan đến chức năng ứng trước (nếu có).
c) Dữ liệu ghi nhập phải đảm bảo chính xác và khớp đúng với thông tin ghi tại Thông báo tác nghiệp và các giấy tờ kèm theo.
(ii) Tại Chi nhánh quản lý Bên mua
Điều 31. Nhận chuyển nhượng khoản phải thu
31.1. Hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu
Hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu gồm có các chứng từ sau:
(i) Giấy chuyển nhượng khoản phải thu (Phụ lục 8): 02 bản gốc có chữ ký của đại diện hợp pháp của Bên bán;
(ii) Hoá đơn thương mại: 01 bản sao;
(iii) Bộ chứng từ giao hàng: bao gồm toàn bộ các chứng từ gốc để gửi đi và 01 bản sao để lưu tại NHNT;
(iv) Hợp đồng thương mại giữa Bên bán và Bên mua: 01 bản sao có chữ ký xác nhận của đại diện hợp pháp của Bên bán. Trường hợp Hợp đồng thương mại là Hợp đồng nguyên tắc áp dụng cho nhiều đơn hàng, chỉ yêu cầu Bên bán cung cấp Hợp đồng thương mại trong lần chuyển nhượng đầu tiên. Trong các lần tiếp theo, yêu cầu Bên bán cung cấp Cam kết không sửa đổi các điều khoản HĐTM hoặc Bản sửa đổi HĐTM (nếu có);
(v) Biên bản giao nhận chứng từ (Phụ lục 9): 02 bản gốc.
31.2. Tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu
Thực hiện: - Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN quản lý Bên bán
Khi nhận hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu, thực hiện các công việc sau: (i) Kiểm tra loại chứng từ và số lượng chứng từ so với yêu cầu tại Điều 31.1; (ii) Ký nhận Biên bản giao nhận chứng từ, ghi rõ ngày giờ nhận chứng từ; lưu 01
bản gốc, chuyển trả 01 bản gốc cho Bên bán;
(iii) Sơ bộ kiểm tra loại chứng từ và số lượng chứng từ thực nhận so với quy định trong HĐTM hoặc Sửa đổi HĐTM đã ký giữa Bên bán và Bên mua (nếu có); (iv) Mở sổ theo dõi việc nhận chứng từđể tránh thất lạc và chậm trễ.
31.3. Kiểm tra hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu
Thực hiện: - Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN quản lý Bên bán
(i) Việc kiểm tra phải được thực hiện nhanh nhất sau khi tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng, tối đa không quá 02 ngày làm việc.
(ii) Nguyên tắc kiểm tra
a) Kiểm tra sự phù hợp của khoản phải thu với các điều kiện của Thông báo cung cấp dịch vụ BTT trong nước của NHNT; HĐTM giữa Bên bán và Bên mua.
b) Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau về các nội dung: ngày, số tiền, loại tiền, số lượng hàng hoá, loại hàng hoá …
c) Việc kiểm tra khoản phải thu phải được thực hiện bởi ít nhất 1 TTV và 1 KSV. Các ý kiến về khoản phải thu phải được thể hiện trên Báo cáo kiểm tra chứng từ bao thanh toán (Phụ lục 10).
d) Sau khi kiểm tra, phải đưa ra được kết luận về tình trạng của khoản phải thu liên quan để xử lý cho phù hợp (KPT nằm trong/ngoài Mức BĐRRTD Bên mua, khoản phải thu nằm ngoài phạm vi BĐRRTD Bên mua).
(iii) Khi kiểm tra Hoá đơn thương mại, lưu ý các vấn đề sau:
a) Hoá đơn thương mại phải in/dán điều khoản chuyển nhượng theo đúng yêu cầu của NHNT;
b) Tên và địa chỉ Bên mua trên Hoá đơn thương mại phải chính xác so với HĐTM giữa Bên bán và Bên mua; và so với Thông báo cung cấp dịch vụ BTT trong nước của NHNT;
c) Ngày phát hành hoá đơn phải cùng hoặc sau ngày giao hàng thực tế;
d) Số tiền, loại tiền, số lượng hàng hoá, loại hàng hoá… và các điều khoản khác phải phù hợp với các quy định trong HĐTM;
e) Trên Hoá đơn phải ghi rõ điều kiện thanh toán (số ngày cụ thể kể từ một ngày xác định). Điều kiện thanh toán phải phù hợp với quy định trong HĐTM và Thông báo cung cấp dịch vụ BTT trong nước của NHNT.