Thực hiện: Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN
(i) Việc kiểm tra hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu phải được thực hiện nhanh nhất sau khi tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng, tối đa không quá 02 ngày làm việc.
(ii) Nguyên tắc kiểm tra
a) Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ trong hồ sơ với các điều kiện của Thông báo cung cấp dịch vụ BTTXK của NHNT; HĐTM giữa Bên XK và Bên NK, Thông báo kết quả thẩm định chính thức Bên NK của Bộ phận đầu mối BTT và các quy định tại GRIF.
b) Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau về các nội dung: ngày, số tiền, loại tiền, số lượng hàng hoá, loại hàng hoá…
c) Việc kiểm tra phải được thực hiện bởi ít nhất 1 TTV và 1 KSV. Các ý kiến về khoản phải thu của TTV và KSV phải được thể hiện trên Báo cáo kiểm tra chứng từ bao thanh toán (Phụ lục 10).
d) Sau khi thực hiện kiểm tra, phải đưa ra được kết luận về tình trạng của khoản phải thu liên quan để xử lý cho phù hợp (khoản phải thu nằm trong/ngoài Mức BĐRRTD BNK, khoản phải thu nằm ngoài phạm vi
BĐRRTD BNK).
(iii) Trong quá trình kiểm tra Hoá đơn thương mại, cần lưu ý các vấn để sau:
a) Hoá đơn thương mại phải in/dán điều khoản chuyển nhượng theo đúng yêu cầu của ĐLBTTNK;
b) Tên và địa chỉ Bên NK trên Hoá đơn thương mại phải chính xác so với Hợp đồng thương mại và so với Thông báo kết quả thẩm định chính thức Bên NK của Bộ phận đầu mối BTT;
c) Ngày phát hành hoá đơn phải cùng hoặc sau ngày giao hàng thực tế;
d) Số tiền, loại tiền, số lượng hàng hoá, loại hàng hoá... và các điều khoản khác phải phù hợp với các quy định trong Hợp đồng thương mại;
e) Trên Hoá đơn thương mại phải ghi rõ điều kiện thanh toán (số ngày cụ thể kể từ một ngày xác định. VD: 30 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn thương mại). Điều kiện thanh toán phải phù hợp với quy định trong Hợp
đồng thương mại, Thông báo cung cấp dịch vụ BTT của NHNT và Thông báo kết quả thẩm định chính thức Bên NK của Bộ phận đầu mối BTT và quy định của GRIF; 12.4. Xử lý bộ chứng từ giao hàng đã kiểm tra Thực hiện: Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN (i) Chứng từ phù hợp
Sau khi kiểm tra hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu theo quy định tại Điều 12.3 và kết luận chứng từ phù hợp, gửi chứng từđi theo chỉ thị của Bên XK và thực hiện các công việc quy định tại Điều 12.5, 12.6 và 12.7.
(ii) Chứng từ không phù hợp
Sau khi kiểm tra hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu theo quy định tại Điều 12.3 và kết luận chứng từ không phù hợp do sai sót không thể sửa chữa hoặc Bên XK không thể sửa đổi/thay thế; thực hiện các công việc:
a) Yêu cầu Bên XK ghi ý kiến chấp nhận chịu trách nhiệm về tình trạng chứng từ trên Báo cáo kiểm tra khoản phải thu;
b) Gửi bộ chứng từ đi theo chỉ thị của Bên XK và thực hiện các công việc quy định tại Điều 12.5, 12.6 và 12.7.
12.5. Xác nhận chuyển nhượng khoản phải thu
Thực hiện: Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN
(i) Ký xác nhận Giấy chuyển nhượng khoản phải thu. Lưu 01 bản gốc và chuyển trả 01 bản gốc cho Bên XK.
(ii) Lập Thông báo chuyển nhượng khoản phải thu (Phụ lục 11A) gửi Bộ phận đầu mối BTT tại HSC, kèm theo 01 bản sao Hoá đơn thương mại.
12.6. Ghi nhập và giám sát dữ liệu
Thực hiện: Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN
(i) Sau khi hoàn tất thủ tục nhận chuyển nhượng, ghi nhập dữ liệu cần thiết.
12.7. Chuyển nhượng khoản phải thu cho ĐLBTTNK
Thực hiện: Bộ phận đầu mối BTT tại HSC
(i) Lập điện EDIFACT # 9 trên edifactoring.com gửi ĐLBTTNK.
(ii) Điện chuyển nhượng phải được chuyển đến CTQ để duyệt.
Điều 13. Ứng trước
13.1. Kiểm tra các điều kiện ứng trước
Thực hiện: Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN
Khi Bên XK có yêu cầu ứng trước cho khoản phải thu được chuyển nhượng, tiến hành kiểm tra các điều kiện ứng trước nêu trong HĐBTT, Thông báo cung cấp dịch vụ BTT của NHNT.
13.2. Xác định số tiền ứng trước, ngày đến hạn, mức lãi suất
Thực hiện: Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN
(i) Trường hợp Bên XK có yêu cầu được ứng trước, xác định số tiền ứng trước, ngày đến hạn, mức lãi suất cụ thể cho khoản phải thu khi nhận chuyển nhượng theo quy định dưới đây.
(ii) Xác định số tiền ứng trước
a) Số tiền ứng trước được xác định bằng mức yêu cầu của Bên XK nhưng tối đa không vượt quá số tiền bằng [(Giá trị khoản phải thu x Tỷ lệ ứng trước tối đa nêu trong Thông báo cung cấp dịch vụ BTT của NHNT) – Các khoản khấu trừước tính]
b) Các khoản khấu trừước tính bao gồm:
• Các khoản ghi có: do giảm giá hàng hoá, …
• Khấu trừ tài chính: Bên NK được khấu trừ một số tiền hoặc tỷ lệ nhất định trên giá trị khoản phải thu khi thanh toán trước hạn;
• Khấu trừ thương mại: Bên NK được khấu trừ một số tiền hoặc tỷ lệ nhất định khi khối lượng hàng hoá Bên NK mua trong một thời gian đạt mức đã thoả thuận trước;
• Khấu trừ khác: thương mại hai chiều, thoả thuận chia sẻ chi phí bán hàng…
c) Số tiền ứng trước xác định cho khoản phải thu không được vượt quá Mức ứng trước còn lại tại thời điểm xác định.
(iii) Xác định ngày đến hạn của khoản ứng trước
Ngày đến hạn = Ngày đến hạn của khoản phải thu liên quan + 100 ngày.
(iv) Xác định mức lãi suất
a) Áp dụng 2 mức lãi suất trong hạn như sau:
• Mức 1 được xác định theo Thông báo lãi suất của NHNT vào thời điểm ứng trước hoặc theo thoả thuận; áp dụng từ ngày tài khoản Bên XK được ghi có đến ngày thứ 10 sau ngày đến hạn của khoản phải thu liên quan;
• Mức 2 được xác định bằng 120% lãi suất mức 1; áp dụng từ ngày thứ 11 đến ngày thứ 100 sau ngày đến hạn của khoản phải thu liên quan. b) Lãi ứng trước được tính trên số ngày ứng trước thực tế: từ ngày tài khoản
Bên XK được ghi có đến ngày khoản ứng trước được tất toán
(v) Sau khi CTQ phê duyệt số tiền ứng trước, ngày đến hạn, mức lãi suất áp dụng; lập Thông báo ứng trước bao thanh toán (Phụ lục 12) gửi Bên XK.
13.3. Hồ sơ xin rút vốn ứng trước
Hồ sơ xin rút vốn ứng trước gồm có:
(i) Thông báo ứng trước bao thanh toán do bộ phận tác nghiệp BTT lập;
(ii) Giấy nhận nợ (Phụ lục 13): 03 bản gốc;
(iii) Uỷ nhiệm chi theo mẫu của NHNT.
13.4. Tiếp nhận và kiểm tra thủ tục rút vốn ứng trước
Thực hiện: Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN
(i) Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN chịu trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ xin rút vốn ứng trước của Bên XK.
(ii) Khi phát hiện những điểm không phù hợp, yêu cầu Bên XK sửa chữa, bổ sung ngay.
(iii) Trường hợp kết luận hồ sơ xin rút vốn ứng trước của Bên XK phù hợp, lập Yêu cầu mở tài khoản ứng trước BTT (Phụ lục 14) và chuyển cùng hồ sơ cần thiết sang bộ phận QLN để thực hiện mở tài khoản. Lưu ý ký xác nhận ngày giờ chuyển giao hồ sơ.
13.5. Thực hiện giải ngân
Thực hiện: - Bộ phận QLN tại CN
- Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN
(i) Căn cứ Yêu cầu mở tài khoản ứng trước BTT của Bộ phận tác nghiệp BTT và các giấy tờ kèm theo, bộ phận QLN tiến hành:
a) Mở tài khoản UTBTT, điền số tài khoản và ký nháy trên tất cả các Giấy nhận nợ trình CTQ ký duyệt.
b) 02 Giấy nhận nợ có đầy đủ số tài khoản UTBTT và chữ ký xác nhận được chuyển lại cho bộ phận tác nghiệp BTT để trả lại Bên XK và để thực hiện giải ngân; 01 Giấy nhận nợ có đầy đủ số tài khoản và chữ ký cùng các chứng từ kèm theo được lưu giữ tại Bộ phận QLN theo quy định.
(ii) Bộ phận tác nghiệp BTT tiến hành
a) Hạch toán theo chỉ thị tại Uỷ nhiệm chi. b) Nội dung hạch toán:
Nợ TK 140503001 (Chi tiết theo Bên XK)
Có TK thích hợp : Số tiền ứng trước
c) Chuyển chứng từ hạch toán đến bộ phận Kế toán/Kho quỹđể lưu giữ theo quy định của NHNT.
13.6. Thu lãi ứng trước
Thực hiện: Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN
(i) Lãi ứng trước được thu định kỳ hàng tháng bằng cách tựđộng trích nợ TK tiền gửi thanh toán của Bên XK theo thoả thuận tại HĐKH.
(ii) Bộ phận tác nghiệp BTT chịu trách nhiệm cài đặt chế độ tựđộng trích nợ theo đúng thoả thuận trong HĐKH. Nội dung hạch toán:
Nợ TK tiền gửi thanh toán của Bên XK
Có TK 410101103 : Số lãi thu được
(iii) Định kỳ hàng tháng, theo dõi việc thu lãi tựđộng của các tài khoản ứng trước để phát hiện lỗi, kịp thời điều chỉnh theo đúng quy định của NHNT.
13.7. Tất toán khoản ứng trước
Thực hiện: - Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN - Bộ phận QLN tại CN
(i) Bên XK yêu cầu hoàn trả khoản ứng trước
a) Khi Bên XK có yêu cầu hoàn trả khoản ứng trước, Bộ phận QLN tính toán số tiền gốc và lãi chưa thu (nếu có) thông báo cho bộ phận tác nghiệp BTT; b) Bộ phận tác nghiệp BTT thực hiện tất toán khoản ứng trước tương ứng
bằng nguồn tiền Bên XK chỉđịnh: Nợ TK thích hợp (tiền mặt, tiền gửi…)
Có TK 140503001 (Chi tiết theo Bên XK) Có TK 410101103
Có TK 460203001
: Số tiền ứng trước và lãi : Số tiền ứng trước
: Số lãi trong kỳ chưa thu : Số lãi phạt (nếu có)
(ii) Bên NK thanh toán/ĐLBTTNK thanh toán BĐRRTD BNK/NHNT thanh toán
BĐRRTD ĐLBTTNK
a) Nhận được Báo Có từ Bộ phận đầu mối BTT tại HSC, Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN xác định đơn vị hưởng, đơn vị trả tiền, số hoá đơn liên quan, khoản ứng trước liên quan, số tiền báo có; đề nghị Bộ phận QLN tính toán số tiền ứng trước và lãi chưa thu liên quan.
b) Bộ phận QLN tính toán số tiền gốc và lãi chưa thu, thông báo cho bộ phận tác nghiệp BTT để hạch toán thu nợ.
c) Nếu số tiền Báo Có lớn hơn số tiền gốc và lãi chưa thu, bộ phận tác nghiệp BTT thực hiện:
Nợ TK (mã CN).270310018
Có TK 140503001 (Chi tiết theo Bên XK) Có TK 410101103
Có TK 460203001
: Số tiền ứng trước và lãi : Số tiền ứng trước
: Số lãi trong kỳ chưa thu : Số lãi phạt (nếu có)
• Hạch toán số tiền chênh lệch theo quy định tại Điều 15.3 hoặc 16.4 hoặc 17.2 dưới đây.
d) Nếu số tiền Báo Có nhỏ hơn số tiền gốc và lãi chưa thu, bộ phận tác nghiệp BTT thu hồi số tiền thiếu từ TK tiền gửi thanh toán của Bên XK:
Nợ TK (mã CN).270310018
Nợ TK tiền gửi thanh toán của Bên XK Có TK 140503001 (Chi tiết theo Bên XK) Có TK 410101103
Có TK 460203001
: Số tiền Báo Có : Số tiền còn thiếu : Số tiền ứng trước
: Số lãi trong kỳ chưa thu : Số lãi phạt (nếu có)
Điều 14. Theo dõi khoản phải thu
14.1. Theo dõi khoản phải thu theo từng Bên XK
Thực hiện: - Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN
(i) Theo dõi hàng ngày các hạn mức BTT cấp cho Bên XK theo từng Bên NK (giá trị và thời hạn).
(ii) Cuối ngày, tính toán số dư các khoản phải thu được chuyển nhượng, các khoản phải thu được BĐRRTD BNK, các khoản phải thu nằm ngoài Mức BĐRRTD BNK, số dưứng trước.
(iii) Định kỳ hàng tháng, lập sao kê các khoản phải thu được chuyển nhượng, tình hình thanh toán các khoản phải thu đó gửi Bên XK (Phụ lục 15A).
(iv) Định kỳ hàng tháng, gửi báo cáo cho BP đầu mối BTT tại HSC (Phụ lục 16A).
14.2. Theo dõi khoản phải thu theo từng ĐLBTTNK
Thực hiện: - Bộ phận đầu mối BTT tại HSC
(i) Theo dõi các khoản phải thu chuyển nhượng theo từng ĐLBTTNK để đôn đốc ĐLBTTNK thu nợ.
(ii) Cuối ngày, tính toán số dư các khoản phải thu được chuyển nhượng, số dư các khoản phải thu được BĐRRTD BNK, các khoản phải thu nằm ngoài Mức BĐRRTD BNK, các khoản phải thu được BĐRRTD ĐLBTTNK.
(iii) Định kỳ hàng tháng, đối chiếu số liệu với báo cáo của bộ phận BTT tại các chi nhánh.
14.3. Theo dõi và xử lý Phiếu ghi có
Thực hiện: - Bộ phận đầu mối BTT tại HSC
- Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN
(i) Phiếu ghi có (Credit Note) là chứng từđược Bên XK gửi cho Bên NK để giảm trừ số tiền Bên NK phải thanh toán theo hoá đơn thương mại liên quan đã phát hành trước đó do chiết khấu; giảm giá vì nguyên nhân hàng hoá bị hư hại, các sai sót khi lập hoá đơn, …
(ii) Tại Chi nhánh
a) Theo dõi và nhận chuyển nhượng các Phiếu ghi có liên quan từ Bên XK. Nội dung Phiếu ghi có phải bao gồm đầy đủ các nội dung: số tiền ghi có, lý do và khoản phải thu liên quan.
b) Ngay sau khi nhận được Phiếu ghi có, thông báo cho Bộ phận đầu mối BTT tại HSC.
(iii) Tại HSC
a) Lập điện EDIFACT # 9 chuyển nhượng Phiếu ghi có cho ĐLBTTNK. b) Theo dõi việc ĐLBTTNK ghi nhận Phiếu ghi có đúng khoản phải thu chỉ
định và theo đúng quy định tại GRIF.
14.4. Thanh toán gián tiếp
Thực hiện: - Bộ phận đầu mối BTT tại HSC
- Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN
(i) Thanh toán gián tiếp là việc Bên NK thanh toán cho NHNT, Bên XK hoặc đại diện của Bên XK thay vì thanh toán cho ĐLBTTNK theo chỉ thị trên Điều khoản chuyển nhượng.
a) Trong quá trình theo dõi giao dịch bao thanh toán với Bên XK, nếu phát hiện việc thanh toán gián tiếp, lập tức thu thập chứng từ chứng minh hoặc yêu cầu Bên XK xác nhận việc thanh toán như vậy
b) Thông báo không chậm trễ cho Bộ phận đầu mối BTT tại HSC.
c) Tìm hiểu nguyên nhân của việc thanh toán gián tiếp để có biện pháp xử lý thích hợp.
(iii) Tại HSC
Lập điện EDIFACT # 12 thông báo cho ĐLBTTNK về chi tiết của việc thanh toán gián tiếp.
14.5. Theo dõi và xử lý các khoản phải thu không được BĐRRTD BNK
Thực hiện: - Bộ phận đầu mối BTT tại HSC - Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN
(i) Các khoản phải thu không được BĐRRTD BNK bao gồm các khoản phải thu không thuộc phạm vi BĐRRTD BNK theo thông báo của ĐLBTTNK và các khoản phải thu có giá trị vượt quá Mức BĐRRTD BNK còn được sử dụng.
(ii) ĐLBTTNK có quyền truy đòi các khoản tiền đã chuyển liên quan đến các khoản phải thu không được BĐRRTD BNK với điều kiện:
a) ĐLBTTNK là đơn vị thực hiện việc chuyển tiền thanh toán các khoản phải thu này cho NHNT;
b) Việc truy đòi các khoản tiền này được Bên NK hoặc bất kỳ bên bảo lãnh nào thực hiện theo đúng luật pháp của nước trả tiền.
(iii) ĐLBTTNK không chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí thu nợ đặc biệt đối với các khoản phải thu không được BĐRRTD BNK (trừ các chi phí hành chính thông thường của ĐLBTTNK).
14.5.1. Theo dõi và xử lý các khoản phải thu có giá trị vượt quá Mức BĐRRTD BNK còn được sử dụng
a) Chuyển nhượng, theo dõi các khoản phải thu có giá trị vượt quá Mức BĐRRTD BNK như các khoản phải thu có giá trị nằm trong Mức
BĐRRTD BNK.
b) Bộ phận tác nghiệp BTT theo dõi tình hình sử dụng Mức BĐRRTD BNK hàng ngày.
c) Khi Mức BĐRRTD BNK được giải phóng do một khoản phải thu nằm trong Mức BĐRRTD BNK được BNK/ĐLBTTNK thanh toán hoặc được giảm trừ, phần giá trị của khoản phải thu có giá trị vượt quá Mức BĐRRTD BNK có ngày đến hạn gần nhất, phù hợp với Mức BĐRRTD BNK còn được sử dụng sẽđược đưa vào Mức BĐRRTD BNK.
14.5.2. Theo dõi và xử lý các khoản phải thu không thuộc phạm vi BĐRRTD BNK
(i) Tại Chi nhánh
a) ĐLBTTNK chỉ có trách nhiệm thu nợ đối với các khoản phải thu không thuộc phạm vi BĐRRTD BNK.
b) Chuyển nhượng và theo dõi các khoản phải thu không thuộc phạm vi BĐRRTD BNK như các khoản phải thu mà NHNT chỉ cung cấp dịch vụ thu nợ.
14.5.3. Xử lý yêu cầu thu hồi và thanh toán chi phí thu nợ đặc biệt đối với các khoản phải thu nằm ngoài Mức BĐRRTD BNK của ĐLBTTNK