I. Những điểm cần kiểm tra khi lập kế hoạch:
1. Lợi ích của việc cho phép nhân viên cấp dới tham gia lập kế hoạch
Đối với kế hoạch Đối với nhà quản lý Đối với NVcấp dới
• Kế hoạch sẽ chuẩn xác hơn do đợc kiểm tra từ nhiều khía cạnh
• Có thể tập trung trí tuệ của tất cả các thành viên nơi làm việc
• Bản thân kế hoạch sẽ cụ thể hơn • Kế hoạch sẽ chuẩn xác hơn và tránh đợc phiến diện • Kế hoạch sẽ mang tính sáng tạo hơn • Tăng cờng chất lợng nội dung kế hoạch
• Mục tiêu, chính sách, phơng pháp cũng nh tiến trình hoàn thành kế hoạch sẽ rõ ràng hơn…
• Đối thoại giữa ngời quản lý và nhân viên cấp dới sẽ rễ ràng hơn, mang lại mối quan hệ tin cậy lẫn nhau.
• Có thể chia sẻ mục tiêu và tình huống.
• Không có tình trạng ép buộc từ trên xuống dới
• Dễ dàng có đợc sự hợp tác khi thực hiện • Có thể nâng cao sự hiểu biết, hài lòng và quan tâm của nhân viên cấp dới trong kế hoạch • Có thể phát triển khả năng quản lý
• Ngời quản lý có thể sử dụng hiệu quả thời gian của mình…
• Có thể tạo cho nhân viên cấp dới có cùng quan điểm với ngời quản lý
• Có thể hoàn thành kế hoạch nh mong muốn
• Từng ngời có thể tự tiến hành công việc mà không cần đến chỉ dẫn của ngời quản lý
• Có thể đợc tăng thởng khi đa ra ý tởng hay
• Nâng cao tính độc lập và tự nguyện đối với công việc
• Duy trì đợc động cơ làm việc • Có thể sử dụng nh tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc, và hớng dẫn điều chỉnh việc thực hiện
• Có thể tạo ra trách nhiệm của từng ngời và từng ngời có thể tự đánh giá đợc kết quả của họ. • Có thể đẩy mạnh chu trình kế hoạch - Chỉ đạo - kiểm soát một cách trôi chảy…
Chỉ đạo công việc
Dù việc lập kế hoạch có tốt thế nào đi nữa, nó vẫn không có giá trị sử dụng, chỉ đến khi nó áp dụng vào thực tiễn thì nó mới có giá trị. Hầu hết các hoạt động liên quan đến việc thực hiện kế hoạch đợc tiến hành bởi các cộng sự và nhân viên cấp dới. Những yêu cầu đòi hỏi tất cả các biện pháp thực hiện nhằm mục đích đa kế hoạch vào thực tế thông qua các nhân viên dới quyền đợc gọi là Chỉ đạo“ ”.
ý nghĩa xủa việc chỉ đạo đợc nêu ở trên, không đơn giản chir là việc ra lệnh hay phán quyết dựa vào quyền lực. Chỉ đạo có nghĩa là làm cho đối phơng hiểu một cách đúng đắn điều cần chỉ đạo, chuyền đạt ý đò của nhà quản lý và tạo động lực để đa ý đồ đó vào hành động một cách chủ động.
Việc chỉ đạo hợp lý sẽ mang lại cho nhân viên cấp dới sự hăng hái và phán khởi cũng nh tăng thêm tinh thần trách nhiệm và nhu cầu làm việc. Đồng thời, nó tạo ra cho họ hành vi ứng xử một cách nhanh chóng và phát huy tính độc lập trong công việc.
Có nhiều trờng hợp khi có tình huống cấp bách đặt ra, hoặc khi có sự khác nhau về thông tin, thì khả năng và cách đối phó của ngời lãnh đạo cấp trên và nhân viên cấp dới khác nhau. Trong những trờng hợp đó đôi khi đòi hỏi phải có nguyên tắc gọi là “
Mệnh Lệnh Chấp hành – ” khi giao một nhiệm vụ. Hơn nữa, nhiều khi phải né tránh
hoặc đi vòng trong việc đa ra yêu cầu hoặc mệnh lệnh của ngời lãnh đạo để hoàn thành một chính sách nào đó mà chính sách đó ảnh hởng tới sự tiếp tục tồn tại hay không của một tổ chức. ( Điều này đợc gọi là nguyên tắc kiểm soát trong chỉ đạo)“ ”
Ta có thể dễ dàng làm cho một ngời nào đó tuân thủ những điều chỉ đạo bằng quyền lực và chức vụ của ta, nhng không dễ chút nào khi ta làm cho họ hiểu và thuyết phục họ hiểu về tầm quan trọng của việc họ làm với cách suy nghĩ và cảm xúc của họ khi làm việc. Tuy vậy, đó lại là ý nghĩa của việc chỉ đạo.
Điều quan trọng của việc chỉ đạo là tạo cho nhân viên cấp dới sự hăng hái và phấn khởi, tạo cho họ cảm thấy họ sẽ đợc sử dụng và việc hoàn thành nhiệm vụ của họ sẽ trở thành động lực thúc đẩy sự nhiệt tình của chính họ.
Việc nhận thức rõ ràng và sự cảm phục của nhân viên cấp dới đối với việc chỉ đạo sẽ làm tăng lòng nhiệt tình để họ hoàn thành nhiệm vụ.
Các điều kiện đối với nhân viên cấp dới Các điều kiện yêu cầu đối với công việc
Các khả năng bảm sinh, hứa hẹn trong tơng lai
Sự cấp bách, tầm quan trọng, hứa hẹn trong tơng lai
Các phẩm chất, sự tiếp tục phục vụ, bản chất, vị trí, các mục tiêu cá nhân, điều quan tâm, nghị lực, tự chủ, hoàn cảnh gia đình, tham vọng, mong muốn, sự sợ hãi (Bao gồm cả tuổi tác và giới tính nhng chỉ giới hạn trong một số trờng hợp có thể áp dụng)
Loại công việc, chất lợng, số lợng, đặc tính, nội dung, khoảng thời gian và mức độ tiêu chuẩn của công việc
Các điều kiện khác:
Hoàn cảnh của tổ chức, mối tơng quan giữa các vai trò, nhóm làm việc, quan hệt con ngời, sự khác biệt trong khối lợng công việc và cơ hội đào tạo
Phơng pháp đa ra chỉ đạo
Yêu cầu về sự hiểu biết
Yêu cầu về thái độ (Họ cần có thái độ gì) Sự hiểu biết (Điều mà họ biết) Kỹ năng (Điều họ có thể làm) Thái độ (Thái độ của họ) Khả năng Vị trí hợp lý Đúng người đúng việc Các kỹ năng cần có Các kỹ năng cần có (Điều họ có thể làm)
Hiểu chính xác:
Công việc chỉ đạo nhằm mục đích hớng dẫn nhân viên cấp dới triển khai công việc theo mong muốn của lãnh đạo để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao. Điều đó đòi hỏi ngòi quản lý phải có khả năng truyền đạt đợc tất cả các thông tin cần thiết và suy nghĩ về nhiệm vụ hoặc công việc một cách rõ ràng và chắc chắn nhất, nhằm mục đích giúp cho nhân viên cấp dới hiểu đúng và chấp hành việc thực hiện mục tiêu, chính sách mà ngời quản lý mong muốn
Hơn nữa, điều quan trọng ngời quản lý phải xác định rõ xem nhân viên cấp dới đã hiểu một cách chính xác các vấn đề mà mình đặt ra cha.
Mặt khác sẽ dẫn đến sự bất bình của nhân viên cấp dới mà nguyên nhân là do họ không đợc thông báo trớc về phơng pháp tiến hành công việc hay nhiệm vụ đợc giao, hoặc không đợc thông báo về sự thay đổi liên quan đến việc cung cấp nguyên vật liệu, thay đổi nơi làm việc hoặc các nguyên nhân t… ơng tự có nguồn gốc sâu xa hơn ngoài tầm kiểm soát của ngời quản lý. Đối với các vấn đề đó, ngời quản lý cần cố gắng dự đoán trớc những thay đổi và ảnh hởng của chúng, làm cho nhân viên cấp dới hiểu điều đó.
Việc lu ý cẩm thận các vấn đề đã nêu trên đây cũng góp phần tăng thêm lòng tin giữa nhân viên cấp dới và ngời quản lý.
Động viên tinh thần là việc:
Ngời quản lý không chỉ có gắng truyền đạt nội dung của việc chỉ đạo một cách chính xác nhất, mà còn phải đa ra các chỉ đạo để nhân viên cấp dới có hứng thú thực hiện công việc. Để làm đợc điều đó, ngời quản lý cần thiết phải có thái độ và chính sách dới đây khi đa ra các chỉ đạo đối với nhân viên cấp dới của mình.
- Ngời quản lý cần thể hiện đợc động lực mạnh mẽ và kiên định . Xem phần “tạo lập các vai trò” và “sự hoà nhập đối với các vai trò đợc giao” (Bài 2)
- Làm rõ các nội dung có liên quan đến các vấn đề do nhân viên cấp dới thực hiện trên cơ sở sự sáng tạo và khả năng cá nhân của họ.
- Kêu gọi niềm tự hào óc quan sát công việc và tinh thần trách nhiệm của nhân viên cấp dới ( Xem phần “ Thể hiện tính độc lập và sự sáng tạo” (Bài 2), “Sự quan tâm đến các vấn đề và khả năng sáng tạo ” (Bài 4) và “Sự hoàn thành công việc” (Bài 5))
- Làm tăng thêm sự quan tâm của nhân viên cấp dới thông qua việc nói chuyện với họ về vai trò của họ trong việc tham gia vào hoạt động của tổ chức, công việc đó mang lại cho họ quyền lợi gì…
Cách thức chỉ đạo và vị trí của nhân viên cấp dới